Dokumentowanie wydatków publicznych

Opis nieprawidłowości: Wydatki budżetowe dokonywane osobiście przez wójta gminy były dokumentowane zamiast dowodami obcymi zewnętrznymi (rachunkami, fakturami), dowodami wewnętrznymi PK - "Polecenie księgowania", sporządzanymi na podstawie oświadczeń wójta o dacie, kwocie i przeznaczeniu środków pobranych w formie zaliczki lub wypłaconych za pomocą karty płatniczej z bieżącego rachunku bankowego urzędu gminy. Na przykład wydatek opłacony kartą w kwocie 2900 zł w dniu 21 sierpnia 2013 r. został udokumentowany oświadczeniem z 29 sierpnia 2013 r. o treści "Zakup dyplomów, pucharów i drobnych nagród rzeczowych, wręczonych dzieciom, które brały udział w konkursie wiedzy o Unii Europejskiej na szczeblu powiatowym". Podobnie udokumentowanych wydatków, dotyczących zakupów materiałów biurowych, zabawek, artykułów spożywczych, paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych do samochodu osobowego w kontrolowanym okresie, obejmującym rok 2012 i trzy kwartały 2013 r., stwierdzono 28 przypadków, na kwotę łączną 20 934 zł. Wójt gminy w złożonych wyjaśnieniach stwierdził, że składał oświadczenia o przeznaczeniu środków wydatkowanych z budżetu wtedy, gdy zapomniał pobrać albo zgubił rachunek lub fakturę. Natomiast skarbnik gminy, który zatwierdzał oświadczenia w ramach wstępnej kontroli prawidłowości dokumentowania operacji gospodarczych, wyjaśnił, że wypłat na ich podstawie dokonywał na wyraźne polecenie wójta, który jako kierownik jednostki miał uprawnienia do tego, aby decydować o użyciu własnych wewnętrznych dowodów zastępczych jednostki w razie uzasadnionego braku możliwości otrzymania dowodów zewnętrznych obcych.