Obieg dokumentów związanych z rozliczaniem sum depozytowych

Opis nieprawidłowości: Kontrola wykazała, że w urzędzie gminy nie przestrzegano terminów rozliczania i zwrotu wadiów wnoszonych w gotówce na poczet przetargów na zbycie nieruchomości i o udzielenie zamówień publicznych, na skutek nieokreślenia w przepisach wewnętrznych zasad obiegu i kontroli dokumentów księgowych z tym związanych. W efekcie na rachunku sum depozytowych pozostawały kwoty wadiów, które powinny zostać zwrócone kontrahentom, którzy nie wygrali przetargów (w kwocie ogółem 1 590 700 zł), oraz kwoty wadów, które powinny zostać zaliczone na poczet sprzedaży nieruchomości komunalnych (890 500 zł), które należało przekazać na rachunek dochodów urzędu gminy. Opóźnienia w rozliczaniu i zwracaniu środków wynosiły od 2 miesięcy do 3 lat. Wójt gminy w złożonych wyjaśnieniach stwierdził, że za powstanie nieprawidłowości odpowiada skarbnik gminy, któremu zostały powierzone obowiązki "z zakresu prowadzenia rachunkowości", natomiast skarbnik gminy uważał, że za przekroczenia terminów odpowiadają wyłącznie kierownicy komórek merytorycznych, którzy zaniechali informowania księgowości o upływie terminów rozliczania i zwrotu wadiów.