W jaki sposób ewidencjonować bezpłatnie otrzymane przez szkołę podręczniki

W jaki sposób i na podstawie jakich dokumentów należy ująć w ewidencji księgowej jednostek oświatowych zdarzenie gospodarcze polegające na przekazaniu przez MEN bezpłatnych podręczników?

Zgodnie z art. 22ad ust. 1 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (dalej: ustawa o systemie oświaty): Wyposażenie szkół podstawowych w podręczniki do zajęć z zakresu edukacji: polonistycznej, matematycznej, przyrodniczej i społecznej w klasach I-III zapewnia minister właściwy do spraw oświaty i wychowania. Podręczniki te stają się własnością organu prowadzącego szkołę podstawową z dniem ich przekazania przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.

Przejęcie własności podręczników wynika wprost z przepisu art. 22ad ust. 1 ustawy o systemie oświaty. Odbiór podręczników potwierdza dyrektor szkoły w aplikacji internetowej przygotowanej do obsługi procesu dystrybucji oraz bezpośrednio u wykonawcy usługi w momencie odbioru przesyłki z podręcznikami.

Otrzymane podręczniki dyrektor szkoły powinien wprowadzić na stan biblioteki szkolnej na podstawie faktycznej liczby egzemplarzy.

Ewidencji materiałów bibliotecznych, w tym podręczników, należy dokonać zgodnie z zasadami określonymi przez dyrektora szkoły w polityce rachunkowości szkoły. W tym celu można zastosować rozwiązania ewidencyjne przewidziane w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych, pod warunkiem że taki sposób ewidencji:

● zawarty jest w zasadach polityki rachunkowości,

● umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji (art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości).

Schemat 1. Ewidencja księgowa otrzymanych podręczników na podstawie dokumentu przekazania/odbioru

Zgodnie z przyjętą w naszej szkole instrukcją, jak również ogólnymi przepisami o zbiorach bibliotecznych, podręczniki podlegają uproszczonej ewidencji w księdze podręczników i nie zwiększają wartości zbiorów bibliotecznych. W związku z tym jednostka nie wykazuje ich na koncie 014 "Zbiory biblioteczne", a jedynie na koncie pozabilansowym "391". Czy takie działanie jest prawidłowe?

Ewidencja księgowa otrzymanych nieodpłatnie podręczników od Ministerstwa Edukacji Narodowej powinna być dokonana zgodnie z zasadami polityki rachunkowości szkoły.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont), konto 014 "Zbiory biblioteczne" służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych bibliotek naukowych, fachowych, szkolnych i pedagogicznych oraz bibliotek publicznych (patrz: tabela).

Konto 014 "Zbiory biblioteczne" stosowane jest tylko w jednostkach prowadzących biblioteki lub mających co najmniej wydzielone zbiory biblioteczne. Jeśli nie ma spełnionego tego warunku, jednostki ujmują zakupione książki w księgach rachunkowych w koszty bezpośrednio po ich zakupie, a ich stan obejmuje się tylko ewidencją katalogowo-ilościową.

Tabela. Zapisy na koncie 014 "Zbiory biblioteczne"

Informacja przekazana przez Ministerstwo Edukacji Narodowej w sprawie ewidencjonowania i wypożyczania podręczników lub materiałów edukacyjnych zawiera w swej treści pomocne wskazówki w kwestii ewidencji materiałów bibliotecznych, w tym podręczników i materiałów edukacyjnych (pełna treść pisma na str. 4-5). Dyrektor szkoły powinien wprowadzić na stan biblioteki szkolnej dostarczone do szkoły podręczniki i materiały ćwiczebne, zgodnie z liczbą przysłanych do szkoły podręczników, co nie oznacza, że ma taki obowiązek, aczkolwiek przyjęcie na stan biblioteki szkolnej otrzymanych podręczników oraz materiałów edukacyjnych byłoby rozwiązaniem poprawnym.

Zbiory biblioteczne są to zasoby majątkowe mające charakter środków trwałych, co oznacza, że są to zasoby kontrolowane przez jednostkę, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności powyżej roku, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Inwentaryzację zbiorów bibliotecznych należy więc przeprowadzić w drodze spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości oraz porównania wartości z danymi z ksiąg rachunkowych, a także wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnie powstałych różnic.

Obowiązek nieodpłatnego:

● wypożyczania uczniom podręczników lub materiałów edukacyjnych, mających postać papierową lub

● zapewnienie uczniom dostępu do podręczników lub materiałów edukacyjnych mających postać elektroniczną, lub

● przekazywania uczniom materiałów ćwiczeniowych bez obowiązku zwrotu lub ich udostępniania przez szkołę i gimnazjum

wynika wprost z art. 22ak ustawy o systemie oświaty.

Zgodnie z art. 22ak ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie oświaty: "Szkoła podstawowa i gimnazjum nieodpłatnie przekazuje uczniom materiały ćwiczeniowe bez obowiązku zwrotu lub je udostępnia". Ćwiczenia te są wydane uczniom na podstawie potwierdzonej listy odbioru przez rodziców i stają się własnością ucznia. Uczniowie nie dokonują zwrotu ćwiczeń. W jaki sposób ewidencjonować te podręczniki, które są zużywane fizycznie w ciągu roku szkolnego?

Kwestia określenia szczegółowych warunków wypożyczania podręczników oraz materiałów edukacyjnych, a także warunków przekazywania uczniom materiałów ćwiczeniowych z biblioteki szkolnej oraz informacji o takich możliwościach i warunkach należy do obowiązków dyrektora szkoły (art. 22ak ust. 2 ustawy o systemie oświaty).

Bardzo istotny jest zapis art. 22ak ust. 3 ustawy o systemie oświaty, który umożliwia szkole żądanie od rodziców zwrotu kosztu zakupu podręczników lub materiałów edukacyjnych sfinansowanych ze środków dotacji w przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub niezwrócenia ich do biblioteki.

Zgodnie z zapisem § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, mogą być umarzane między innymi:

● książki i inne zbiory biblioteczne,

● środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach i placówkach oświatowych.

Dlatego też w przedstawionym przez Państwa sposobie ujęcia w księgach rachunkowych otrzymanych podręczników brakuje zapisu na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych".

Odnosząc się jednak do zasad ewidencji księgowej w Państwa jednostce, to zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, nieodpłatnie otrzymane rzeczowe aktywa obrotowe zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych ujmowanych po stronie konta 760 "Pozostałe przychody operacyjne", co oznacza, że otrzymane nieodpłatnie materiały (podręczniki, materiały ćwiczeniowe), objęte ewidencją magazynową, winny zostać ujęte w księgach rachunkowych szkoły następująco:

Schemat 2. Ujęcie księgowe otrzymanych nieodpłatnie podręczników objętych ewidencją magazynową

RENATA NIEMIEC

finansista, posiada długoletni staż pracy w jednostce samorządu terytorialnego oraz doświadczenie w zakresie finansów i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej

PODSTAWY PRAWNE

● art. 22ak ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1198)

● art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100)

● § 6 ust. 3, załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)

● rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 205, poz. 1283)