W jaki sposób ująć w ewidencji księgowej koszty wezwania do zapłaty

W umowie zawartej z dostawcą znalazł się zapis o możliwości naliczenia kar umownych. Na mocy tego zapisu wystawiliśmy notę księgową. Następnie wysłaliśmy upomnienie, naliczając odsetki do dnia jego wystawienia oraz koszty upomnienia w wysokości 11,60 zł. Naliczone odsetki nie zostały przypisane w momencie wysłania upomnienia. Na koniec roku ponownie naliczyliśmy odsetki. Sprawa została skierowana do sądu. Czy na koniec roku powinniśmy przypisać odsetki i koszty upomnienia? Czy koszty upomnienia przypisać dopiero w momencie zapłaty? Czy na tę należność wraz z odsetkami i kosztami upomnienia należy tworzyć odpis aktualizacyjny?