Konsekwencje zaniechania kontroli dowodów wydatkowych

OPIS NIEPRAWIDŁOWOŚCI: W jednostce budżetowej opłacano zobowiązania wynikające z faktur wystawianych przez niektórych wykonawców robót budowlanych o charakterze remontowym i inwestycyjnym z góry (najczęściej zaraz po rozpoczęciu wykonania prac), zamiast z dołu, po wykonaniu usług. Dowody będące podstawą tych wypłat nie były opisane pod względem merytorycznym ani podpisane przez właściwych pracowników na dowód wykonania ich kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, wstępnej oraz zatwierdzenia do wypłaty. Ponadto z kasy jednostki dokonywano wypłat na podstawie dokumentów obcych zewnętrznych (faktur, rachunków) oraz własnych wewnętrznych (np. list wypłat, rachunków kosztów podróży służbowych) niepodpisanych na dowód przeprowadzenia ich kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenia do wypłaty. Kierownik jednostki w złożonych wyjaśnieniach stwierdził, że nie miał wiedzy na temat powstania tych nieprawidłowości. Główny księgowy wyjaśnił, że dowody dotyczące wykonania usług budowlanych, na podstawie których należności były wypłacane z góry - były opisywane pod względem merytorycznym i zatwierdzane pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym po wykonaniu usług i dokonaniu komisyjnego odbioru prac. Tam, gdzie brak odpowiednich opisów i podpisów - jest to wynik przeoczenia. Natomiast w przypadku wypłat z kasy - główny księgowy stwierdził, że dochodziło do wypłat na podstawie nieskontrolowanych i niezatwierdzonych dokumentów w przypadku, gdy osób odpowiedzialnych za wykonanie tych czynności nie było w pracy. Również w tych przypadkach osoby te po powrocie do pracy powinny były uzupełnić brakujące opisy i podpisy - widocznie to także zostało tu przeoczone.