10 nieprawidłowości dotyczących czynności końcoworocznych

1. Niezinwentaryzowanie w drodze spisu z natury środków pieniężnych i innych walorów przechowywanych w kasie jednostki (mimo że w jednostce budżetowej stan gotówki na koniec roku powinien być zerowy – trzeba to potwierdzić i udokumentować w formie pisemnej).

2. Niezinwentaryzowanie w drodze spisu z natury:

• druków ścisłego zarachowania oraz druków płatnych,

• papierów wartościowych w formie materialnej.

3. Niezinwentaryzowanie w drodze spisu z natury niezużytych materiałów (towarów, produktów), których wartość została odpisana w koszty na dzień zakupu lub wytworzenia (np. materiałów biurowych czy paliwa w bakach samochodów).

4. Niezinwentaryzowanie w drodze uzgodnienia z kontrahentami na 31 grudnia stanu papierów wartościowych w postaci niematerialnej.

5. W jednostkach budżetowych – nieodprowadzenie z kasy do banku środków z tytułu pobranych dochodów i niewykorzystanych środków na wydatki (w tym pogotowia kasowego) oraz środków z tytułu sum depozytowych lub sum na zlecenie.

Środki w kasie mogą pozostać tylko w samorządowych zakładach budżetowych.

6. W jednostkach budżetowych niezwrócenie na rachunek odpowiedniego budżetu środków znajdujących się na rachunku bieżącym, w tym:

• niewykorzystanych na wydatki i zatrzymanie ich z przeznaczeniem na pokrycie wydatków roku kolejnego,

• pobranych dochodów.

Środki na bieżącym rachunku bankowym mogą pozostać tylko w samorządowych zakładach budżetowych.

7. W jednostkach organizacyjnych gromadzących sumy depozytowe z tytułu wadiów przetargowych:

• nieprzeanalizowanie i niedokonanie ostatecznego rozliczenia wadiów (z wyjątkiem wadiów wniesionych na poczet postępowań, które będą kontynuowane w 2026 r.),

• niezwrócenie wadiów należnych kontrahentom,

• nieprzekazanie na rachunek bieżący jednostki (dochodów) wadiów zaliczonych na poczet ceny sprzedaży lub ulegających przepadkowi na rzecz organizatora przetargu.

8. W jednostkach organizacyjnych gromadzących sumy depozytowe z tytułu zabezpieczeń należytego wykonania umów o zamówienie publiczne:

• nieprzeanalizowanie i niedokonanie ostatecznego rozliczenia zabezpieczeń (z wyjątkiem kwot zabezpieczających zamówienia, których realizacja/okres rękojmi/gwarancji upłynie w latach kolejnych po 2025 r.),

• niezwrócenie kontrahentom zabezpieczeń, dla których upłynął termin zwrotu,

• nieprzekazanie na rachunek bieżący jednostki (dochodów) zabezpieczeń zaliczonych na poczet kosztów wykonania napraw w okresie gwarancji lub rękojmi.

9. Nieprzeanalizowanie i nierozliczenie (w miarę możliwości) kwot ujętych na koncie 245 „Wpływy do wyjaśnienia”.

10. Nieskorygowanie odpisu podstawowego na ZFŚS za 2025 r. i nierozliczenie wyników tych wyliczeń:

• nieprzekazanie dodatkowych środków na rachunek bankowy ZFŚS,

• niezwrócenie środków przekazanych w nadmiernej wysokości z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący jednostki.