Porządki w archiwach

Zgodnie z par. 35 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), w celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych każdy urząd gmin zobowiązany jest do prowadzenia archiwum zakładowego. Akta spraw ostatecznie załatwionych powinny być przekazane do archiwum zakładowego kompletnymi rocznikami po upływie 1 roku. W 2006 r. archiwum zakładowe przejmuje akta wytworzone i zakończone w 2004 r.

Stosownie do treści par. 13 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, w wydziałach urzędów gmin obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi zaś jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu gminy oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną.