EZD - System podstawowy lub pomocniczy - wdrożenie wyjątków
Kluczowym zagadnieniem przy podejmowaniu decyzji dotyczącej wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędzie jest rozstrzygnięcie, w jakim zakresie system będzie wykorzystywany. Chodzi o ustalenie, czy będzie to system podstawowy, czy dokumentujemy jedynie wyjątki w systemie EZD lub czy będzie to system pomocniczy - wspierający realizację spraw drogą tradycyjną. Rozstrzygnięcie nie jest łatwe i wymaga przeprowadzenia wielu analiz i przygotowania organizacyjnego i technicznego.
Przepis § 1 instrukcji kancelaryjnej (załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów; dalej: instrukcja kancelaryjna) obliguje urzędy do stosowania jej przepisów niezależnie od techniki wykonania dokumentacji, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych. Jednakże ta regulacja prawna zawiera zastrzeżenie, wskazując na konieczność stosowania instrukcji kancelaryjnej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Dlatego też istotne znaczenie mają przepisy merytoryczne - odrębne, określające odmienny sposób dokumentowania akt spraw, np.:
● rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności, regulujące m.in. oznaczanie dokumentacji niejawnej, czy też
POTRZEBUJESZ POMOCY?