Jakich błędów unikać, występując o przywrócenie terminu

Tomasz Król

Przyczyny niedochowania terminu ustawowego są często prozaiczne: choroba prezesa, urlop skarbnika, awaria komputera lub samochodu czy niekompetencja pracownika odbierającego list z urzędu, który przeleżał wśród korespondencji i za późno trafił do osoby zajmującej się daną sprawą w organizacji. Poniżej na przykładach wybranych spraw sądowych przedstawiamy, jakie błędy popełniały organizacje i jakich argumentów należy używać, by dzięki przywróceniu terminu do złożenia pisma dalsza „walka” o osiągnięcie założonego celu była możliwa.

Uchybienie terminu polega na niedokonaniu czynności w czasie postępowania w określonym przepisami terminie. Istnieje możliwość „odzyskania” przez stowarzyszenie lub fundację tego terminu - pod warunkiem wypełnienia pewnych warunków, które przedstawiamy w poniższej tabeli.

TABELA. Warunki przywrócenia terminu

Możliwość przywrócenia uchybionego terminu istnieje zarówno w przypadku postępowań prowadzonych na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego, jak i Ordynacji podatkowej.

UWAGA!

Przed rozpatrzeniem wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania lub zażalenia urząd - na żądanie strony - może wstrzymać wykonanie decyzji lub postanowienia.

Z wymienionych wyżej przesłanek organizacjom najwięcej kłopotów sprawia przesłanka braku winy w dotrzymaniu terminu (np. na złożenie odwołania). Kryterium braku winy jest tą przesłanką przywrócenia terminu, która wiąże się z obowiązkiem dopełnienia szczególnej staranności przy prowadzeniu własnych spraw. O braku winy w niedopełnieniu obowiązku zachowania terminu do dokonania czynności procesowej mówi się w przypadku stwierdzenia, że dopełnienie obowiązku stało się niemożliwe z powodu przeszkody niedającej się przezwyciężyć. W praktyce okazuje się, że osoby reprezentujące stowarzyszenia lub fundacje popełniają tu wiele błędów. Muszą wskazać takie okoliczności, które nie zależały od nich, a uniemożliwiły im dopełnienie czynności procesowej w terminie. W orzecznictwie do niezawinionych przyczyn uchybienia terminowi zalicza się np. przerwę w komunikacji, powódź, pożar, inną katastrofę czy np. nagłą chorobę strony, która nie pozwoliła na wyręczenie się inną osobą.

UWAGA!

Przy ocenie braku winy organizacji sąd przyjmuje obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o własne interesy. Przywrócenie terminu ma charakter wyjątkowy i nie jest możliwe, gdy strona dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa. Zatem przywrócenie terminu może mieć miejsce wtedy, gdy uchybienie terminu nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku.

Podobne problemy sprawia uprawdopodobnienie braku winy. Przykładowo nie wystarczy, aby prezes fundacji oświadczył, że był chory. Trzeba tu co najmniej przedstawić odpowiednie zaświadczenie. Czy jednak jego brak zawsze spowoduje odrzucenie wniosku o przywrócenie terminu? Niekoniecznie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie 4 czerwca 2008 r. zajął się sprawą, w której o przywrócenie terminu ubiegała się osoba cierpiąca na przewlekłą chorobę powodującą paraliż i uniemożliwiającą samodzielne poruszanie się (sygn. akt II SA/Kr 1246/06). Skarżąca w żaden sposób nie uprawdopodobniła tej okoliczności. Organ rozpatrujący wniosek o przywrócenie terminu zobligowany był do ustalenia wiarygodności tej okoliczności, zwracając się do osoby starającej się o przywrócenie terminu o przedłożenie zaświadczeń lekarskich czy oświadczeń członków rodziny, które mogły uwiarygodnić przedstawioną przyczynę.

Gdy stowarzyszenie argumentuje, że pismo z urzędu odebrała nieuprawniona osoba...

Z praktyki wynika, że częstym „usprawiedliwieniem” niezłożenia przez organizację np. odwołania od niekorzystnej dla nich decyzji w przewidzianym terminie jest argument, że pismo z urzędu odebrała osoba nieuprawniona. To ryzykowna strategia.

Przykładowo w wyroku z 27 stycznia 2009 r. (sygn. akt OZ 27/09) NSA orzekał w sprawie stowarzyszenia, które starało się o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych w sprawie skargi na decyzję Ministra Sprawiedliwości w przedmiocie odmowy wpisu do wykazu instytucji, organizacji społecznych, fundacji i stowarzyszeń, o których mowa w art. 47, art. 49 i art. 57a § 2 Kodeksu karnego. NSA zwrócił uwagę, że fakt doręczenia korespondencji z urzędu osobie nieupoważnionej do jej odbioru nie powoduje automatycznie przywrócenia terminu. Istotne znaczenie ma obalenie przez stowarzyszenie jako adresata korespondencji domniemania właściwego doręczenia. Dopiero w następnej kolejności stowarzyszenie winno uprawdopodobnić, że z tej przyczyny doszło do uchybienia terminu.

Sąd zwrócił uwagę, że osoba, która potwierdziła odbiór korespondencji - a zdaniem stowarzyszenia nie była do tego uprawniona - potwierdziła także wcześniej wiele innych pism adresowanych do stowarzyszenia (odbiór decyzji Ministra Sprawiedliwości oraz pismo z WSA). W przypadku tych pism docierały one do stowarzyszenia i reagowało ono na otrzymane listy, podejmując konkretne czynności procesowe. Dlatego NSA nie uznał za uprawdopodobnione, że list do stowarzyszenia odebrała osoba nieuprawniona. Sąd zaznaczył, że za sposób obiegu korespondencji w siedzibie stowarzyszenia, zaniechania i błędy pracowników, polegające na spóźnionym jej przekazaniu do właściwej osoby, konsekwencje ponosi stowarzyszenie, będące stroną w postępowaniu.

Gdy prezes stowarzyszenia powołuje się na kłopoty zdrowotne...

Stowarzyszenia i fundacje, nawet gdy ich zarząd jest kilkuosobowy, często w praktyce kierowane są jednoosobowo - przez prezesa. Osoba pełniąca funkcję prezesa stowarzyszenia może jednak zachorować. Czy jest to powód do przywrócenia uchybionego terminu, w przypadku gdy list z urzędu z powodu choroby prezesa nie został odebrany i w konsekwencji nie zostało złożone np. odwołanie?

W wyroku z 7 stycznia 2009 r. (sygn. akt I SA/Wa 1417/08) taką sprawę ocenił WSA w Warszawie. Sąd argumentował, że stowarzyszenia rejestrowe działają kolegialnie. Tym samym stan zdrowia jednego z członków stowarzyszenia nie powinien mieć negatywnego wpływu na czynności, jakie w imieniu tej jednostki winny być podjęte przez osoby upoważnione do działania w jej imieniu (por. też postanowienie NSA z 7 marca 2006 r., sygn. akt II OZ 205/06). Dodatkowo, prezes zarządu stowarzyszenia, przedstawiając dokumentację medyczną dotyczącego jego stanu zdrowia, nie przedstawił żadnego zaświadczenia dotyczącego okresu czasu, który mógłby mieć znaczenie dla sprawy. W tej sprawie stowarzyszenie reprezentował pięcioosobowy zarząd. Stowarzyszenie mogło posłużyć się osobą spośród tego składu i dokonać w terminie czynności procesowej uzupełnienia braków skargi. Kwestia takiego zorganizowania pracy jednostki organizacyjnej, aby możliwe było terminowe dokonywanie czynności procesowych, leży po stronie władz stowarzyszenia. Wszelkie zaś negatywne skutki związane z brakiem ciągłości w administracyjnej obsłudze obciążają tę jednostkę i nie świadczą o braku winy w uchybieniu terminu. Aby możliwe było przywrócenie terminu, należało wykazać, że pozostali członkowie zarządu stowarzyszenia byli pozbawieni możliwości odbioru korespondencji lub przeprowadzenia związanych z nim czynności procesowych. Przykładem, że tak przeprowadzone staranie się o przywrócenie terminu może się powieść, jest postanowienie z 4 grudnia 2008 r. WSA we Wrocławiu (sygn. akt II SA/Wr 492/08). Stowarzyszenie wykazało zasadność przywrócenia terminu do wniesienia skargi opieką kliniczną jednego z członków zarządu i urlopami wypoczynkowymi za granicą pozostałych członków zarządu. Te okoliczności zostały przez sąd uznane za uprawdopodobniające brak winy w uchybieniu terminu w stopniu wystarczającym do uznania zasadności wniosku stowarzyszenia. Stowarzyszenie, wykazując, że te przyczyny wystąpiły jednocześnie w przypadku wszystkich osób upoważnionych do reprezentacji, uzyskało przywrócenie terminu.

Gdy brak prawidłowego podpisu...

Niekiedy prezes stowarzyszenia nie może samodzielnie podpisać pisma do urzędu. W wielu stowarzyszeniach przyjęto, że do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków stowarzyszenia wymagane są podpisy dwóch członków zarządu - w tym przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego zarządu oraz skarbnika. Czy nieobecność np. skarbnika, którego podpis jest wymagany, może być powodem do przywrócenia terminu? Jest to możliwe, ale wniosku o przywrócenie terminu nie można ograniczyć do oświadczenia, że skarbnika nie było w stowarzyszeniu z przyczyn od niego niezależnych. Nieobecność skarbnika stowarzyszenia i związana z tym niemożność uzyskania jego podpisu pod skargą powinna zostać udokumentowana. Sądy, analizując takie sprawy, są bardzo skrupulatne.

Przykładowo 30 grudnia 2008 r. NSA (sygn. akt I OZ 930/08) oceniał sprawę niemożności uzyskania podpisu skarbnika jako podstawy wniosku o przywrócenie terminu i zauważył, że sporny wniosek o sporządzenie uzasadnienia złożony został przed nieobecnością skarbnika stowarzyszenia. Nie istniały więc przeszkody dla uzyskania jego podpisu - szczególnie że wniosek złożyła prezes zarządu, a zatem osoba, która winna orientować się co do wymogów w przedmiocie właściwej reprezentacji stowarzyszenia.

Gdy wystąpi awaria komputera lub samochodu...

Wysłanie w odpowiednim czasie pisma do urzędu lub sądu może się nie udać z powodu przeszkód technicznych, takich jak np. awaria komputera lub samochodu.

W sprawie z 11 grudnia 2008 r. toczonej przed WSA z Białymstoku (sygn. akt II SA/Bk 426/08) stowarzyszenie złożyło wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia zażalenia. We wniosku tym stowarzyszenie podniosło, że z powodu awarii samochodu przedstawiciel stowarzyszenia dotarł do urzędu pocztowego z przesyłką zawierającą zażalenie dopiero 29 grudnia 2007 r. po północy, podczas gdy pismo należało wysłać do 28 grudnia 2007 r.

Stowarzyszenie argumentowało, że wcześniejsze wysłanie zażalenia było niemożliwe z powodu awarii komputera, której usunięcie uległo opóźnieniu z powodu dni wolnych od pracy dla serwisu komputerowego, w okresie od 22 do 26 grudnia 2007 r. W odpowiedzi sąd stwierdził, że przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie stawiają wymogu sporządzania odwołania (zażalenia) pismem maszynowym (na komputerze), dlatego awaria komputera nie mogła być uznana za przeszkodę dla wniesienia zażalenia - pomijając fakt, że wystąpienie awarii komputera nie zostało nawet uprawdopodobnione. Również awaria samochodu (której wystąpienie też nie zostało uprawdopodobnione) nie stanowiła przeszkody dla wniesienia środka odwoławczego, zważywszy na funkcjonowanie komunikacji ogólnodostępnej. Jaki wniosek wynika z tej sprawy? Aby awaria komputera lub samochodu mogła być przyczyną przywrócenia terminu, trzeba wykazać, że była to przeszkoda nieusuwalna (np. samochód zepsuł się w takim miejscu, że wezwanie taksówki było niemożliwe i brak było komunikacji publicznej).

Gdy zabrakło środków finansowych...

Organizacje podnoszą też jako przyczynę niedochowania terminu na wniesienie pisma do urzędu brak środków pieniężnych.

Przykład takiej argumentacji znajdziemy w postanowieniu z 2 grudnia 2008 r. NSA (sygn. akt II OZ 82/08). Stowarzyszenie złożyło wniosek o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych wniosku o przyznanie prawa pomocy w sprawie z jego skargi na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego. W uzasadnieniu stowarzyszenie wskazało, że nieuzupełnienie braków formalnych tego wniosku było spowodowane brakiem środków finansowych na dostarczenie żądanych przez sąd dokumentów. Stowarzyszenie zaznaczyło ponadto, że dokumenty te znajdują się już w innych aktach sądowych. W ocenie sądu I instancji (WSA w Białymstoku) stowarzyszenie nie uprawdopodobniło, że niedochowanie terminu do uzupełnienia braków formalnych było przez nie niezawinione. Biorąc bowiem pod uwagę, że zrobienie 5 kserokopii dokumentów (po około 20 groszy każda) i koszt dojazdu do sądu - ewentualnie nadanie listu z tymi dokumentami na poczcie - stanowiłoby łączną kwotę 5 zł, zatem wskazanie jako przyczyny uchybienia terminu braku środków finansowych jest mało wiarygodne. Ponadto, zdaniem sądu, na uwzględnienie nie zasługiwał również argument, że takie same dokumenty znajdują się w innych aktach sądowych, gdyż sąd w każdym przypadku orzeka na podstawie akt danej sprawy. NSA ostatecznie potwierdził, że WSA miał rację. Przywrócenie terminu może mieć miejsce wtedy, gdy uchybienie terminu nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Przesłanką przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych wniosku nie może być twierdzenie skarżącego stowarzyszenia, jakoby nie miało ono środków finansowych na przesłanie listu poleconego. Argumentacja ta nie stanowi uzasadnienia braku winy w nieterminowym dokonaniu czynności, gdyż nie jest to trwała przeszkoda uniemożliwiająca uzupełnienie braków w terminie.

Można jednak wygrać sprawę o przywrócenie terminu, gdy podstawą wniosku jest trudna sytuacja stowarzyszenia. Należy jednak taką okoliczność starannie udokumentować. Przykładem może być sprawa opisana w postanowieniu WSA z 15 października 2007 r. w Gliwicach (sygn. akt IV SA/Gl 124/07).