Ubezpieczenie OC biur rachunkowych - praktyczne porady dla klienta i biura

Przedstawiamy kompleksowe opracowanie tego zagadnienia. Polecamy je zarówno biurom rachunkowym, jak i ich klientom.

Ochroną w ramach umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) objęte są szkody spowodowane błędem (lub zaniedbaniem) biura. Szkoda taka powstaje z momentem powstania uszczerbku majątkowego po stronie podmiotu korzystającego z usług biura (nazywanego dalej też poszkodowanym lub klientem). Może to być przykładowo moment zapłaty odsetek od podatku, który nie został uiszczony w terminie na skutek przeoczenia biura.

1. Kto może zgłosić szkodę

Szkodę może zgłosić zarówno biuro, jak i jego klient. W zgłoszeniu należy powołać się na numer polisy ubezpieczeniowej (wzór zgłoszenia szkody znajduje się na str. 5). Należy podać numer polisy, której okres ubezpieczenia obejmuje datę błędu, który spowodował szkodę, a nie numer bieżącej polisy.

Biorąc pod uwagę okres, który wstecznie może być skontrolowany przez urząd skarbowy, możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdy kontrola wykaże błąd biura np. sprzed 4 lat. Dla likwidacji szkody powstałej na skutek takiego błędu właściwa będzie polisa sprzed 4 lat, której okres ubezpieczenia obejmuje błąd biura. Warto więc posiadać polisy z ostatnich 5-6 lat. Należy pamiętać o tym, aby nie wyzbywać się polisy po upływie jej okresu ubezpieczenia.

WAŻNE!

Nie należy wyzbywać się polisy po upływie okresu ubezpieczenia. W zgłoszeniu szkody należy bowiem powołać się na polisę, której okres ubezpieczenia obejmuje datę błędu.

Choć sporadycznie, to jednak zdarza się, że klient występując z roszczeniem do biura, nie życzy sobie kontaktu z ubezpieczycielem. W świetle obowiązujących przepisów ma do tego prawo. W takim wypadku szkodę zgłasza i w kontakcie z ubezpieczycielem pozostaje wyłącznie biuro.

2. Kiedy należy zgłosić szkodę

Mimo że szkoda powstaje z momentem powstania uszczerbku majątkowego po stronie klienta, zgłoszenie szkody powinno nastąpić już na etapie zauważenia błędu, którego konsekwencją może być powstanie uszczerbku majątkowego.

Równolegle ze zgłoszeniem zdarzenia ubezpieczycielowi biuro powinno dokonać odpowiednich korekt i złożyć odpowiednie deklaracje do urzędu skarbowego w celu doprowadzenia danych w dokumentacji księgowej do stanu zgodnego z prawem.

3. Jakie błędy zgłaszać

Na tym etapie często powstaje problem praktyczny: czy dokonywać zgłoszenia wszystkich zauważonych błędów czy tylko tych ważniejszych? A jeśli dokonywać zgłoszenia tylko ważniejszych błędów, to jak ustalić, które z nich są ważne? Oczekiwania ubezpieczycieli w tym zakresie mogą się różnić. Z jednej strony chcą oni posiadać wiedzę o zdarzeniach, które potencjalnie mogą skutkować zaangażowaniem ich odpowiedzialności z umowy, z drugiej - nie jest w ich interesie, aby zostać zasypanym dużą ilością mało istotnych zgłoszeń. Kiedy więc zgłosić szkodę? Za istotne należy uznać dwa kryteria:

1) możliwą wysokość potencjalnej szkody oraz

2) prawdopodobieństwo jej realizacji.

Zawsze należy zgłosić możliwość powstania szkody większych rozmiarów (sugerowana wysokość 10 000 PLN), nawet jeżeli prawdopodobieństwo możliwości jej powstania było małe. Należy również zgłaszać możliwość powstania szkody o małych rozmiarach, jeśli prawdopodobieństwo jej realizacji jest wysokie. Jeśli mamy do czynienia z małą szkodą (sugerowana wysokość 1000 PLN), a jej powstanie jest mało prawdopodobne, zgłoszenia do ubezpieczyciela należy dokonać w przypadku wzrostu prawdopodobieństwa do stopnia bardzo wysokiego.

Możliwość powstania szkody ma miejsce przykładowo w przypadku kontroli urzędu skarbowego i odnotowania w protokole pokontrolnym nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Fakt ten nie przesądza jeszcze jednak o powstaniu szkody. Dopiero wydanie przez urząd skarbowy decyzji na bazie ustaleń pokontrolnych może pociągać za sobą uszczerbek w majątku klienta. To, czy zgłaszać szkodę na etapie otrzymania protokołu czy po wydaniu decyzji, należy oceniać w świetle dwóch ww. czynników, tj. wysokości szkody i prawdopodobnego sposobu zakończenia sprawy w decyzji przez urząd skarbowy.

WAŻNE!

Biuro powinno zgłosić szkodę zawsze wtedy, gdy klient biura występuje do niego z roszczeniem, nawet jeśli biuro uważa je za oczywiście bezzasadne.

Biuro powinno zgłosić szkodę zawsze wtedy, gdy klient biura występuje do niego z roszczeniem, nawet jeśli biuro uważa je za oczywiście bezzasadne. Roszczenie klienta powinno być sformułowane na piśmie, określać, w związku z jakim błędem jest kierowane, na czym polega szkoda, jaka jest jej wysokość (elementy, które powinno zawierać zgłoszenie szkody, wraz z wzorem takiego zgłoszenia zostały opisane w dalszej części opracowania).

W praktyce zdarza się, że mniejsze szkody, na kwoty kilkuset złotych, nie są w ogóle zgłaszane przez ubezpieczonych. Biura same wypłacają odszkodowanie. Chcą w ten sposób uniknąć zwyżki w składce z tytułu szkodowości.

Skutecznie, tj. nie narażając się na zarzut przedawnienia, szkodę można zgłosić w terminie 3 lat od dnia dowiedzenia się o niej. W takim bowiem terminie najwcześniej przedawniają się roszczenia z tytułu umowy ubezpieczenia. Należy jednak pamiętać, że zbyt późne zgłoszenie szkody pociąga za sobą określone konsekwencje.

4. Jakie mogą być konsekwencje zbyt późnego zgłoszenia szkody

Poszkodowany nie może być obciążany skutkami zaniedbań ubezpieczonego biura w zakresie wykonania obowiązków wynikających z umowy ubezpieczenia, w tym skutkami zbyt późnego zgłoszenia szkody.

PRZYKŁAD

W związku z błędem biura jego klient poniósł szkodę. Klient wystąpił z roszczeniem. Biuro odmówiło przyjęcia na siebie odpowiedzialności z tytułu szkody, nie informując jednocześnie ubezpieczyciela o powstaniu szkody i o roszczeniu. Dokonało tego dopiero wtedy, gdy klient wytoczył mu proces o odszkodowanie i wygrał go. Oprócz odszkodowania sąd zasądził od biura na rzecz klienta odsetki, koszty sądowe i koszty pełnomocnika poszkodowanego. Takie skutki finansowe dla biura nie wystąpiłyby, gdyby biuro w odpowiednim czasie zgłosiło szkodę. W konsekwencji ubezpieczyciel co prawda wypłaci na rzecz poszkodowanego odszkodowanie, na które złoży się roszczenie podstawowe, odsetki oraz koszty sądowe i pełnomocnika. Ubezpieczyciel wystąpi jednak do biura o zwrot trzech ostatnich składników odszkodowania. Nie powstałyby one bowiem, gdyby nie zaniedbanie biura polegające na niezgłoszeniu szkody.

5. Jak i gdzie zgłosić szkodę

Do zgłoszenia szkód ubezpieczyciele stosują z reguły swoje własne druki zgłoszenia. Biuro (klient) może jednak dokonać zgłoszenia także w formie opisowej, a nie na drukach swojego ubezpieczyciela. Zgłoszenia można dokonać w dowolnej formie - listownie, faksem, elektronicznie, a nawet telefonicznie. Ubezpieczyciel nie ma prawa odmówić przyjęcia zgłoszenia z powodu jego formy. Musi też przyjąć zgłoszenie niezależnie od tego, któremu przedstawicielowi ubezpieczyciela jest składane.

WAŻNE!

Ubezpieczyciel nie ma prawa odmówić przyjęcia zgłoszenia z powodu formy zgłoszenia. Musi też przyjąć zgłoszenie niezależnie od tego, któremu przedstawicielowi ubezpieczyciela jest składane.

Teoretycznie zgłoszenie może być złożone do każdego przedstawiciela ubezpieczyciela. Przedstawicielem takim jest pracownik dowolnego przedstawicielstwa czy dowolny agent ubezpieczyciela. Osoby te mają obowiązek przekazać zgłoszenie do właściwej jednostki. Zdarza się, że szkoda tak zgłoszona „utknie” gdzieś w drodze do właściwego wydziału likwidacji szkód lub dotrze tam np. trzy tygodnie po zgłoszeniu. Jak tego uniknąć? W przypadku ubezpieczycieli o rozbudowanej strukturze dotarcie do właściwego wydziału likwidacji szkód może nie być sprawą łatwą i może zająć sporo czasu. Sugerowanym wyjściem jest kontakt z osobą wystawiającą polisę. Zgłoszenie można przekazać tej osobie lub poprosić ją o wskazanie komórki właściwej do zgłoszenia.

Jeśli osoba zgłaszająca szkodę życzy sobie bezpośredniego spotkania z wydziałem likwidacji szkód, warto najpierw telefonicznie skontaktować się z pracownikiem tego wydziału, w celu upewnienia się, że wydział ten jest właściwy.

Niezależnie od tego, komu i jak szkodę zgłaszamy, trzeba to zrobić w taki sposób, aby można było w przyszłości okazać dowód zgłoszenia i jego datę. Warto więc poprosić o potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia na jego kopii. Termin zgłoszenia wyznacza ubezpieczycielowi termin likwidacji szkody. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia należy więc zachować do celów dowodowych.

6. Co powinno zawierać zgłoszenie

Jak wskazywaliśmy, ubezpieczyciel nie zawsze posługuje się formularzem zgłoszenia szkody. W takim przypadku zgłaszający szkodę samodzielnie musi sporządzić pismo, w którym zawrze wszelkie informacje dotyczące powstania szkody. W piśmie takim powinno się znaleźć:

l imię, nazwisko, adres poszkodowanego, ewentualnie telefon kontaktowy bądź e-mail, co często przyspiesza proces likwidacji szkody,

l dane podmiotu, w związku z którego działaniem bądź zaniechaniem dochodzimy odszkodowania,

l numer polisy biura rachunkowego, z której dochodzimy roszczenia,

l wskazanie na uchybienie, które spowodowało szkodę (kiedy nastąpiło, na czym polegało),

l wskazanie na rozmiar poniesionej szkody,

l numer rachunku bankowego, na który wypłacone ma zostać odszkodowanie.

Przykładowy wzór zgłoszenia szkody

Do tak sporządzonego zgłoszenia powinniśmy dołączyć dokumentację świadczącą o rozmiarze poniesionej szkody oraz o działaniu bądź zaniechaniu, które do powstania szkody doprowadziło. W związku z tym, że najczęstszymi zdarzeniami powodującymi powstanie szkody jest złe obliczenie podatku, niezłożenie deklaracji podatkowej oraz niezłożenie stosownego zgłoszenia do odpowiedniego organu podatkowego, to - w zależności od przyczyny powstania szkody - zazwyczaj będą to:

l kopia umowy podpisanej z biurem rachunkowym (w każdym przypadku),

l kopie rachunków i faktur,

l kopie ksiąg i ewidencji,

l kopie deklaracji podatkowych,

l kopie decyzji administracyjnych lub postanowień sądowych nakładających obowiązek podatkowy lub obowiązek dokonania zgłoszenia do odpowiedniego organu podatkowego,

l kopie decyzji organu wydanej w związku z powstałymi nieprawidłowościami,

l rozliczenia kosztów, które zostaliśmy zmuszeni ponieść w związku z popełnionym uchybieniem, oraz kopie dokumentacji potwierdzającej poniesienie tych kosztów (rachunki, przelewy, faktury, paragony).

7. Postępowanie wyjaśniające prowadzone przez ubezpieczyciela

Po zgłoszeniu szkody ubezpieczyciel rozpoczyna postępowanie wyjaśniające (nazywane też likwidacją szkody lub postępowaniem likwidacyjnym). Postępowanie to ma na celu ustalenie, czy szkoda rzeczywiście powstała, czy biuro jest odpowiedzialne za jej powstanie, czy szkoda jest objęta ochroną w ramach umowy ubezpieczenia i jaka jest wysokość szkody. W celu dokonania tych ustaleń ubezpieczyciel zwraca się do biura i/lub do jego klienta o przesłanie kopii odpowiedniej dokumentacji i wyjaśnień. Poprosi też biuro o informacje o okolicznościach i powodach powstania błędu. Wyjaśnienia te mają bowiem podstawowe znaczenie dla oceny odpowiedzialności biura.

8. Kiedy biuro odpowiada za szkodę

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (art. 361, 415, 471 k.c.) biuro będzie odpowiadać za szkodę, jeśli wystąpią łącznie wszystkie przesłanki odpowiedzialności. Przesłanki te to:

1) szkoda,

2) zawinione działanie lub zaniechanie biura oraz

3) związek przyczynowy pomiędzy szkodą a zawinionym działaniem lub zaniechaniem biura. Mówiąc wprost, zawinione działanie/zaniechanie biura musi być przyczyną powstania szkody.

Zawinienie jest kategorią niezdefiniowaną w przepisach prawa cywilnego. Co ważne, postacią winy jest również niedbalstwo. W przypadku biura rachunkowego niedbalstwo to np. niedochowanie należytej staranności przy wykonywaniu umowy o świadczenie usług księgowych.

Ubezpieczyciel ma prawo pytać o okoliczności powstania błędu, który spowodował szkodę. Pytanie to ma na celu właśnie ustalenie, czy przyczyną szkody było zawinione działanie/zaniechanie biura. Szkoda mogła bowiem powstać np. na skutek błędnych operacji księgowych dokonanych przez biuro. Mogła jednak również wynikać z niewłaściwej informacji przekazanej przez klienta. Jeżeli szkoda powstała w związku z działaniem klienta (błędem klienta) - biuro nie ponosi odpowiedzialności. W konsekwencji ubezpieczyciel nie jest zobowiązany do wypłaty z OC. Skutki finansowe tej szkody poniesie więc wówczas bezpośrednio klient biura.

Ubezpieczyciel jest zobowiązany do prowadzenia postępowania, którego celem w zasadniczej części jest wyjaśnienie, czy powstały ww. przesłanki odpowiedzialności za szkodę. W tym celu ubezpieczyciel zwraca się do biura i/lub jego klienta o dokumenty i wyjaśnienia. W ten sposób ubezpieczyciel ustala wszystkie okoliczności i rozwiewa wątpliwości co do istnienia lub wykluczenia przesłanek odpowiedzialności biura. Pytania dotyczące istnienia okoliczności mogących powodować wykluczenie odpowiedzialności biura często wydają się klientowi oraz biuru zbędne. Dla strony dochodzącej odszkodowania istotne jest bowiem jedynie potwierdzenie okoliczności uzasadniających odpowiedzialność biura. Ubezpieczyciel ma jednak pełne prawo zbadać także, czy istnieją okoliczności wykluczające przyjęcie odpowiedzialności. Brak tej świadomości jest w praktyce często źródłem nieporozumień pomiędzy ubezpieczycielami a ich klientami.

Podstawowym dokumentem, w świetle którego ubezpieczyciel będzie oceniać odpowiedzialność biura, jest umowa o świadczenie usług rachunkowych. Umowa ta określa zakres obowiązków biura. Może się zdarzyć, że biuro umówi się ustnie z klientem i na tej podstawie wykona czynność, do której w świetle umowy pisemnej zobowiązane nie było. Czynność ta następnie okaże się błędna i spowoduje szkodę. Zdarza się, że ubezpieczyciel w takim wypadku odmawia uznania odpowiedzialności z tytułu szkody. Biuro nie zobowiązało się bowiem pisemną umową do wykonania czynności, która spowodowała szkodę. Dlatego warto się zabezpieczyć przed taką ewentualnością i zakres zadań powierzonych przez klienta biuru rachunkowemu ustalać na piśmie w umowie o świadczenie usług księgowych lub aneksach.

(Od redakcji: Ocenianie odpowiedzialności biura tylko na podstawie pisemnej umowy o świadczenie usług księgowych jest dyskusyjne. Uchylanie się ubezpieczyciela od odpowiedzialności na tej podstawie nie znajduje wprost uzasadnienia w przepisach. Opisana praktyka czasami jednak występuje, dlatego warto się przed nią zabezpieczyć).

9. Ustalenie wysokości szkody

Ubezpieczyciel często napotyka trudności przy ustalaniu, czy na skutek błędu biura rachunkowego klient tego biura poniósł szkodę. Jest tak ze względu na skomplikowane przepisy podatkowe. Uniwersalną metodą ustalania szkód jest metoda dyferencyjna (różnicowa). Polega ona na badaniu, z jednej strony, rzeczywistego stanu majątkowego po wyrządzeniu szkody, a z drugiej - na określeniu hipotetycznej sytuacji majątkowej, która mogłaby mieć miejsce, gdyby zdarzenie wywołujące szkodę nie nastąpiło.

Przy ustalaniu wysokości szkody metodą dyferencyjną szkodą z reguły nie będą kwoty zaległych podatków, np. kwoty należne tytułem zaległego podatku dochodowego. Jeśli na skutek błędu biura zostanie źle ustalona wysokość podatku i w późniejszym okresie nastąpi konieczność jego zapłaty wraz z odsetkami, zgodnie z założeniami metody dyferencyjnej szkody nie stanowi kwota podatku. Podatek i tak zostałby zapłacony, gdyby błąd nie został popełniony. Szkodę klienta stanowi natomiast kwota odsetek zapłaconych od zaległości podatkowej, ponieważ gdyby nie błąd, nie byłoby konieczności ich zapłaty.

Na podobnej zasadzie szkodą nie jest podatek VAT, aczkolwiek ze względu na złożone przepisy regulujące funkcjonowanie tego podatku sprawa jest bardziej skomplikowana i wymaga indywidualnej analizy. Wyjątkiem jest dodatkowe zobowiązanie podatkowe VAT (art. 109 ustawy o VAT), które z reguły stanowi szkodę.

10. Wyłączenia ochrony ubezpieczeniowej

Ochroną ubezpieczeniową nie są objęte szkody spowodowane umyślnie w odróżnieniu od szkód spowodowanych na skutek rażącego niedbalstwa. „Rażące niedbalstwo” nie jest zdefiniowane. Na potrzeby niniejszego opracowania można się pokusić o stwierdzenie, że rażące niedbalstwo przejawia się w tak podstawowym błędzie, jakiego po biurze rachunkowym zdecydowanie nie należałoby się spodziewać. Należy jednak pamiętać, że w przypadku szkody spowodowanej rażącym niedbalstwem ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie poszkodowanemu, ale zażąda zwrotu tego odszkodowania (tzw. regres) od biura.

Oznacza to, że:

l w przypadku szkód wyrządzonych przez biuro umyślnie - ubezpieczyciel nie wypłaci odszkodowania,

l w przypadku szkód wyrządzonych na skutek rażącego niedbalstwa biura - ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie, ale zażąda zwrotu tego świadczenia od ubezpieczonego biura,

l w pozostałych przypadkach objętych ochroną ubezpieczeniową - ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie bez obowiązku zwrotu tego świadczenia od ubezpieczonego.

11. Opinie i wyjaśnienia osób trzecich

W celu zbadania odpowiedzialności ubezpieczonego z tytułu szkody ubezpieczyciel ma prawo zlecić opracowanie opinii w tym zakresie doradcy podatkowemu lub innemu biuru. Celowo nie używamy określeń „rzeczoznawca” czy „biegły”. Na chwilę obecną bowiem przepisy prawa nie przewidują tego rodzaju kwalifikowanych uprawnień. Są co prawda osoby wpisane na listę biegłych sądowych w dziedzinie rachunkowości, ale osoba taka staje się biegłym sądowym tylko w zakresie danej sprawy i tylko w związku z powołaniem jej na biegłego przez sąd. Okręgowe izby doradców podatkowych sporządzają listy doradców biegłych w sprawach podatkowych. Za określeniem tym nie stoją jednak kwalifikowane uprawniania, lecz rekomendacja danej izby. Tak czy inaczej, należy pamiętać, że opinia sporządzona w sprawie przez doradcę podatkowego lub inne biuro nie ma charakteru wiążącego ani dla poszkodowanego, ani dla ubezpieczonego, ani dla ubezpieczyciela. Pełni ona tylko funkcję pomocniczą w postępowaniu likwidacyjnym.

O sporządzenie opinii może też wnioskować poszkodowany klient. Jeśli jednak ubezpieczyciel wstępnie odmówi uznania odpowiedzialności i na wniosek poszkodowanego zleci sporządzenie opinii, która potwierdzi stanowisko ubezpieczyciela, należy się liczyć z roszczeniem ubezpieczyciela wobec poszkodowanego (klienta) o zwrot kosztów opinii.

Ustawa o działalności ubezpieczeniowej uprawnia ubezpieczyciela do żądania od każdej instytucji informacji i dokumentów niezbędnych dla oceny jego odpowiedzialności z tytułu szkody. Ubezpieczyciel może więc teoretycznie wystąpić o udzielenie informacji również do urzędu skarbowego. W praktyce jednak takie wystąpienie może nie przynieść efektu, gdyż zdaniem niektórych urzędów uprawnienia ubezpieczyciela nie wyłączają stosowania tajemnicy skarbowej.

12. Biuro nie powinno uznawać roszczeń klienta

Ubezpieczony (biuro) nie powinien sam bezpośrednio uznawać wobec swojego klienta odpowiedzialności z tytułu błędu, nie powinien też sam (bezpośrednio) uznawać kierowanych do niego przez klienta roszczeń. Może się zdarzyć sytuacja, że ubezpieczony uzna swoją odpowiedzialność i roszczenia, a nawet sam zapłaci odszkodowanie. W takim przypadku musi jednak liczyć się z ryzykiem, że ubezpieczyciel może nie zwrócić mu wypłaconego odszkodowania lub zwrócić tylko jego część. Ubezpieczyciel przeprowadza normalne postępowanie wyjaśniające. Jeśli w jego wyniku stwierdzi, że ubezpieczony odpowiada za szkodę, to dokona zwrotu. Jeżeli jednak stwierdzi, że szkoda była mniejsza niż wypłacone odszkodowanie, zwrot nastąpi w kwocie wyliczonej przez ubezpieczyciela. Jeśli natomiast ubezpieczyciel nie stwierdzi szkody albo stwierdzi, że szkoda istnieje, ale ubezpieczony za nią nie odpowiada, odmówi zwrotu odszkodowania wypłaconego przez biuro.

13. Terminy w procesie likwidacji szkody

Po otrzymaniu zgłoszenia szkody ubezpieczyciel powinien w terminie 7 dni wystosować do osoby zgłaszającej informację o przyjęciu zgłoszenia oraz wskazać listę dokumentów i wyjaśnień niezbędnych do rozpoznania sprawy. Jeśli szkodę zgłasza klient biura rachunkowego, ubezpieczyciel jest zobowiązany także w ciągu 7 dni poinformować o tym biuro. Postępowanie u ubezpieczyciela powinno być zakończone w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia szkody. Warunkiem jest, aby ubezpieczyciel posiadał dokumentację niezbędną do ustalenia, czy w ramach umowy ubezpieczenia odpowiada za szkodę, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości. Jeśli ostatni dokument/wyjaśnienie niezbędne do takiego ustalenia ubezpieczyciel otrzymał po upływie 30 dni od zgłoszenia, postępowanie powinno być zakończone w ciągu 14 dni od daty otrzymania tego dokumentu/wyjaśnienia.

Często występuje sytuacja, gdy ubezpieczyciel otrzymuje pierwszą partię dokumentacji, o którą występował, i po zapoznaniu się z zawartymi w niej nowymi okolicznościami, które nie były mu znane, stwierdza konieczność dalszych wyjaśnień. Wówczas prosi o uzupełnienie materiału. Zdarzają się sytuacje „wywiadu pogłębionego”, kiedy prośby takie następują jedna za drugą. Takie postępowanie ubezpieczyciela jest usprawiedliwione, jeżeli ubezpieczyciel nie mógł na podstawie wcześniej posiadanej dokumentacji przewidzieć potrzeby uzupełnienia informacji i gdy informacje, o które pyta, są istotne dla oceny jego odpowiedzialności za szkodę. W przypadku wątpliwości poszkodowany klient (lub biuro), który po raz kolejny otrzymał wezwanie do uzupełnienia dokumentacji, zawsze może zwrócić się o uzasadnienie takiej konieczności.

Jeśli ubezpieczyciel nie może zakończyć postępowania w terminie 30 dni, powinien zawiadomić o tym osobę występującą z roszczeniem, podając przyczyny tego stanu rzeczy. Jeśli ubezpieczyciel ustalił, że za szkodę odpowiada, a ma wątpliwości co do wysokości szkody, powinien wypłacić tzw. bezsporną część odszkodowania.

Postępowanie może być zakończone:

1) decyzją o wypłacie odszkodowania,

2) decyzją o odmowie wypłaty odszkodowania lub

3) jeśli biuro lub jego klient określili w zgłoszeniu szkody roszczenie - decyzją o częściowym uznaniu roszczenia, a zarazem częściowej odmowie wypłaty odszkodowania.

WAŻNE!

Decyzja o wypłacie odszkodowania, odmowie wypłaty odszkodowania lub o częściowej wypłacie odszkodowania powinna zapaść najpóźniej 90. dnia od zgłoszenia szkody.

Decyzja powinna zapaść najpóźniej 90. dnia od zgłoszenia szkody. Nie znaczy to jednak, że ubezpieczyciel, który do 90. dnia od daty zgłoszenia szkody nie otrzymał dokumentacji niezbędnej do oceny jego odpowiedzialności, musi podjąć decyzję o wypłacie odszkodowania. Zgodnie z ogólną zasadą dowodową (art. 6 k.c.) ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Jeśli więc klient biura uważa, że biuro odpowiada za szkodę, musi udowodnić, że istnieją opisane wcześniej przesłanki odpowiedzialności (szkoda, wina, związek przyczynowy). Zasada ta obowiązuje poszkodowanego, jeśli dochodzi on roszczenia zarówno bezpośrednio od biura, jak i od ubezpieczyciela. Ma również zastosowanie, jeśli roszczeń od ubezpieczyciela dochodzi biuro.

W przypadku gdy ubezpieczyciel nie otrzyma w ciągu 90 dni od dnia zgłoszenia wymaganej przez niego dokumentacji, zakończy postępowanie w tym terminie, wydając decyzję o odmowie wypłaty odszkodowania ze względu na nieudowodnienie szkody (ew. jej wysokości). W praktyce, w przypadku braku koniecznych informacji, ubezpieczyciele raczej nie kończą postępowania z 90. dniem po zgłoszeniu szkody, lecz starają się zdobyć brakujące dane. Jeśli w takiej sytuacji poszkodowany stara się wyegzekwować decyzję od ubezpieczyciela z powołaniem się na niedochowanie terminu wydania decyzji, otrzyma decyzję odmowną przyjęcia odpowiedzialności w związku z nieudowodnieniem szkody. Należy wspomnieć, że zarówno na ubezpieczonym, jak i na poszkodowanym ciąży obowiązek współpracy z ubezpieczycielem w zakresie dostarczenia dowodów i wyjaśnień dotyczących sprawy.

WAŻNE!

W przypadku zwłoki, czyli zawinionego przez ubezpieczyciela wydłużenia postępowania likwidacyjnego, poszkodowany ma prawo domagać się odsetek za okres zwłoki.

Praktyka likwidacji wskazuje na to, że postępowanie likwidacyjne trwa niekiedy dłużej lub znacznie dłużej, niż należałoby tego oczekiwać. W przypadku zwłoki, czyli zawinionego przez ubezpieczyciela wydłużenia postępowania likwidacyjnego, po podjęciu przez ubezpieczyciela decyzji o wypłacie odszkodowania poszkodowany ma prawo domagać się odsetek za okres zwłoki. W praktyce wyliczenie okresu zwłoki może być trudne i sporne.

Terminy obowiązujące ubezpieczyciela w procesie likwidacji szkody przedstawia tabela.

Tabela. Obowiązki ubezpieczyciela w procesie likwidacji szkody

14. Co z decyzją odmowną

Jeżeli zgłaszający otrzymał decyzję odmowną, przede wszystkim powinien sprawdzić, czy decyzja jest prawidłowo wydana. Jeśli nie, powinien poprosić o jej uzupełnienie. Decyzja odmowna (choćby odmowa dotyczyła części roszczenia) powinna mieć formę pisemną i zawierać uzasadnienie. W uzasadnieniu ubezpieczyciel wskaże podstawę prawną i okoliczności, z których wynika - w świetle wskazanej podstawy prawnej - brak odpowiedzialności za szkodę. Decyzja odmowna nie może ograniczać się do informacji, że powodem odmowy jest niestwierdzenie szkody lub niestwierdzenie błędu biura. Z reguły decyzja odmowna zawiera dwie klauzule odwoławcze. Pierwsza - informuje o możliwości wewnętrznego odwołania się od decyzji ubezpieczyciela i wskazuje, kto jest właściwy do jej rozpatrzenia. Druga - informuje o możliwości dochodzenia roszczeń na drodze sądowej. Pierwsza z klauzul jest fakultatywna. Nie ma przepisu prawa, który nakazywałby jej umieszczenie w decyzji. Jeśli w decyzji nie ma tej klauzuli, nie znaczy to, że nie można złożyć odwołania. Można to zrobić, kierując je np. do dyrekcji oddziału lub zarządu ubezpieczyciela.

Niektórzy poszkodowani wybierają jeszcze inną drogę. Decydują się na złożenie skargi do Komisji Nadzoru Finansowego, która sprawuje nadzór nad działalnością ubezpieczycieli, lub do Rzecznika Ubezpieczonych, reprezentującego interesy osób ubezpieczonych i poszkodowanych.

Komisja Nadzoru Finansowego

www.knf.gov.pl, adres: Komisja Nadzoru Finansowego, pl. Powstańców Warszawy 1, 00-950 Warszawa

Rzecznik Ubezpieczonych

www.rzu.gov.pl, adres: Rzecznik Ubezpieczonych, Al. Jerozolimskie 44, 00-024 Warszawa

Zarówno Komisja, jak i Rzecznik nie mają prawa nakazać ubezpieczycielowi zmiany decyzji. Mogą jednak prosić o wyjaśnienia dotyczące sposobu prowadzenia i zakończenia postępowania likwidacyjnego. Komisja może też nałożyć kary na ubezpieczyciela lub członków zarządu firmy z tytułu niedochowania terminów likwidacji szkody.

14.1. Kiedy można wytoczyć powództwo

Powództwo o wypłatę odszkodowania przeciw ubezpieczycielowi można wytoczyć w zasadzie na każdym etapie sprawy. Można to zrobić również bez zgłaszania szkody. Jeżeli jednak wytoczymy powództwo o wypłatę odszkodowania bez uprzedniego zgłoszenia szkody, to gdy ubezpieczyciel przegra proces, będzie się domagał zwrotu kosztów sądowych oraz kosztów zastępstwa procesowego (wynagrodzenia pełnomocników). Ubezpieczyciel stwierdzi bowiem z pewnością, że gdyby otrzymał zgłoszenie szkody, po przeprowadzeniu postępowania likwidacyjnego dokonałby wypłaty odszkodowania. Proces został więc zbędnie wywołany. W celu zminimalizowania ryzyka narażenia się na taki zarzut ze strony ubezpieczyciela proces należałoby wytoczyć najwcześniej po upływie 30 dni od daty zgłoszenia szkody, w sytuacji gdy mają miejsce kolejne wystąpienia ubezpieczyciela o dokumentację, a nie potrafi on przy tym rzeczowo uzasadnić braku decyzji.

14.2. Kogo może pozwać poszkodowany

Według swojego uznania poszkodowany może pozwać biuro, ubezpieczyciela lub oba te podmioty łącznie. W sytuacji gdy poszkodowany pozywa biuro, jest ono zobowiązane zawiadomić o tym ubezpieczyciela i wezwać go do uczestnictwa w procesie.

15. Obowiązek udostępniania dokumentów

Po zakończeniu postępowania likwidacyjnego ubezpieczony i poszkodowany mają prawo żądać od ubezpieczyciela udostępnienia informacji i dokumentów, które są podstawą decyzji. Mogą również żądać wydania ich potwierdzenia lub kopii na ich koszt.

16. Odpowiedzialność za szkody wyrządzone czynem niedozwolonym

Rozporządzenie w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i ustawa o ubezpieczeniach obowiązkowych (...) definiują szeroki zakres ochrony. Obejmuje on zarówno odpowiedzialność deliktową, związaną z prowadzeniem biura jako miejsca wykonywania działalności, jak i odpowiedzialność kontraktową, wynikającą z umów o świadczenie usług księgowych. Odpowiedzialność deliktowa w przypadku biura rachunkowego to odpowiedzialność za szkody na osobie i na mieniu powstałe w związku z użytkowaniem lokalu biura.

PRZYKŁAD

W okresie roztopów zimowych do lokalu biura wszedł klient, który poślizgnął się na błocie naniesionym na podłogę, przewrócił i doznał złamania nogi. OC obejmuje szkodę na osobie spowodowaną tym wypadkiem.

Szkody na osobie mogą polegać na uszkodzeniu ciała, rozstroju zdrowia lub śmierci. Ich skutkiem może być doraźnie ból i cierpienie. W dalszej perspektywie mogą to być koszty leczenia, niezdolność do pracy lub szkoda związana z utratą przez najbliższych zmarłego środków utrzymania, których im dostarczał. Szkoda na mieniu polegać może na zniszczeniu lub utracie w lokalu biura przedmiotów należących do osób korzystających z usług biura.

PRZYKŁAD

Do lokalu biura przyszedł klient na konsultacje. Klient powiesił płaszcz na korytarzu, który znajdował się w obrębie lokalu, i udał się na rozmowę do pokoju, w którym urzęduje osoba prowadząca biuro. W czasie konsultacji ktoś wszedł do biura i skradł płaszcz. OC obejmuje szkodę w mieniu spowodowaną tym wypadkiem.

Odpowiedzialność za szkody na mieniu i osobie także opiera się na wcześniej wspomnianej zasadzie winy. Dla oceny, czy biuro za taką szkodę odpowiada, istotne będą zapisy umowy o najem lokalu i indywidualne okoliczności danego przypadku.

17. Odpowiedzialność ubezpieczyciela - suma gwarancyjna

Obowiązkowym elementem umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego jest określenie sumy gwarancyjnej. Suma gwarancyjna określa górną granicę świadczenia pieniężnego zakładu ubezpieczeń. Świadczenie to wypłacane jest w razie zajścia przewidzianego w umowie wypadku ubezpieczeniowego polegającego na powstaniu określonego rodzaju zobowiązań ubezpieczonego.

Minimalna wysokość sumy gwarancyjnej określona została na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 13 kwietnia 2005 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z § 4 tego rozporządzenia suma gwarancyjna określana jest na jedno zdarzenie (zatem za skutki jednego błędu). W zależności od wykonywanej działalności usługowej wynosi ona równowartość w złotych:

l 15 000 euro - gdy przedmiotem działalności jest zarówno prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i doradztwo podatkowe;

l 10 000 euro - gdy przedmiotem działalności jest tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych;

l 5000 euro - gdy przedmiotem działalności jest tylko doradztwo podatkowe.

Powyższe kwoty są ustalane przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski. Do wyliczenia jest przyjmowany średni kurs NBP obowiązujący po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

W 2008 r. po raz pierwszy kurs średni euro ogłoszono 2 stycznia 2008 r. Wynosił on 1 EUR: 3,5975 zł.

Sumy gwarancyjne w 2008 r.

W roku 2008 równowartość w złotych sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC wynosi:

l 53 962,50 PLN - gdy przedmiotem działalności jest zarówno prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i doradztwo podatkowe;

l 35 975,00 PLN - gdy przedmiotem działalności jest tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych;

l 17 987,50 PLN - gdy przedmiotem działalności jest tylko doradztwo podatkowe.

Podane wyżej kwoty są minimalne. Podmiot prowadzący biuro rachunkowe może zawrzeć umowę ubezpieczenia obowiązkowego OC przewidującą wyższą sumę gwarancyjną. Działanie takie spowoduje wzrost składki ubezpieczeniowej. Może jednak uchronić biuro przed koniecznością wypłaty odszkodowania przewyższającego wysokość minimalnej sumy gwarancyjnej „z własnej kieszeni”. Pamiętać bowiem trzeba, że suma gwarancyjna stanowi ograniczenie odpowiedzialności ubezpieczyciela, nie stanowi jednak ograniczenia odpowiedzialności ubezpieczonego.

WAŻNE!

Suma gwarancyjna stanowi ograniczenie odpowiedzialności ubezpieczyciela, nie stanowi jednak ograniczenia odpowiedzialności ubezpieczonego.

Zawarcie zatem umowy ubezpieczenia OC z wyższą sumą gwarancyjną aniżeli przewidziana przepisami prawa ma znaczenie przede wszystkim dla biur rachunkowych prowadzących księgi rachunkowe lub zajmujących się doradztwem podatkowym dla przedsiębiorstw mających znaczne obroty. Niebezpieczeństwo wystąpienia szkody o znacznym rozmiarze finansowym jest w takim wypadku dużo większe aniżeli w przypadku obsługi osób fizycznych czy małych przedsiębiorstw. Jeżeli dodamy do tego wzrastającą świadomość społeczeństwa w dochodzeniu odszkodowań za błędy popełniane również przez biura rachunkowe, to uzasadnione ekonomicznie staje się podjęcie decyzji o ustaleniu odpowiednio wysokiej sumy gwarancyjnej.

Ubezpieczyciele mogą oferować ubezpieczenie obowiązkowe na sumę wyższą niż minimalna. Jeżeli opcja taka nie jest oferowana przez ubezpieczyciela, biuro może zawrzeć obok ubezpieczenia obowiązkowego umowę ubezpieczenia dobrowolnego.

18. Ubezpieczenia dobrowolne

Ubezpieczenie dobrowolne zawierane jest na podstawie ogólnych warunków ubezpieczenia stosowanych przez ubezpieczyciela, a nie na podstawie rozporządzenia w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia (...). W ubezpieczeniu dobrowolnym inny będzie więc przede wszystkim zakres wyłączeń odpowiedzialności ubezpieczyciela niż w ubezpieczeniu obowiązkowym. Z ich listą należy się zapoznać przed zawarciem umowy. Druga istotna różnica odnosi się do sumy ubezpieczenia. W ubezpieczeniu obowiązkowym suma ubezpieczenia jest stosowana na jedno, tj. każde zdarzenie. Oznacza to, że ubezpieczyciel odpowiada do kwoty odpowiadającej sumie ubezpieczenia odrębnie za skutki każdego błędu.

W ubezpieczeniu dobrowolnym suma ubezpieczenia jest sumą na wszystkie zdarzenia. Oznacza to, że ubezpieczyciel odpowiada do kwoty sumy ubezpieczenia łącznie za skutki wszystkich błędów, które wystąpiły w okresie ubezpieczenia.

PRZYKŁAD

Biuro popełniło trzy błędy, które spowodowały szkody na kwoty: 20 000 PLN, 15 000 PLN i 45 000 PLN. Załóżmy, że biuro posiada dwie polisy, z których szkody mogą być likwidowane:

- ubezpieczenia obowiązkowego na sumę 40 000 PLN,

- ubezpieczenia dobrowolnego na sumę 50 000 PLN.

Gdyby szkody miały być likwidowane z polisy ubezpieczenia obowiązkowego, to ograniczenie odpowiedzialności ubezpieczyciela do wysokości sumy ubezpieczenia rozpatruje się w odniesieniu do każdej szkody odrębnie. W naszym przykładzie ani pierwsza, ani druga szkoda nie przekraczają kwoty sumy ubezpieczenia 40 000 PLN. Odszkodowanie za każdą z nich zostanie więc zapłacone w całości. Inaczej jest w przypadku trzeciej szkody, która o 5000 PLN przewyższa sumę ubezpieczenia. W przypadku tej szkody ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie do kwoty 40 000 PLN, a szkodę w pozostałej części - 5000 PLN - biuro będzie musiało uregulować we własnym zakresie.

Gdyby szkody miały być likwidowane z polisy ubezpieczenia dobrowolnego, to ograniczenie odpowiedzialności ubezpieczyciela wynikające z sumy ubezpieczenia - w naszym przykładzie 50 000 PLN - ma zastosowanie do wszystkich szkód łącznie. W związku z tym po wypłacie odszkodowania za pierwszą i drugą szkodę: 20 000 PLN + 15 000 PLN = 35 000 PLN, odpowiedzialność ubezpieczyciela z umowy ograniczona będzie już do kwoty: 50 000 PLN (suma z umowy) minus dotychczas wypłacone odszkodowania 35 000 PLN = 15 000 PLN. Przy trzeciej szkodzie na 45 000 PLN ubezpieczyciel wypłaci więc odszkodowanie w kwocie 15 000 PLN, a szkodę w pozostałej części 30 000 PLN biuro uregulować będzie musiało we własnym zakresie.

W praktyce towarzystwa ubezpieczeniowe dążą do pokrycia szkody z ubezpieczenia obowiązkowego. Dopiero jeżeli suma ubezpieczenia obowiązkowego jest niewystarczająca, szkodę będą likwidować z polisy ubezpieczenia dobrowolnego.

Wyższa kwota sumy gwarancyjnej jest ustalana indywidualnie przez ubezpieczającego i ubezpieczyciela. Nie ma w tym względzie żadnych ograniczeń kwotowych, poza granicami wynikającymi z zasady swobody umów. W ubezpieczeniu OC biura rachunkowego kwota ta powinna być umiarkowana, ponieważ w zasadzie wyłączona jest tutaj możliwość wyrządzenia szkody na osobie. Szkody powstałe z tytułu działalności wykonywanej przez biura rachunkowe są szkodami na mieniu. Należy pamiętać, że im większa szkodowość biura rachunkowego, tym większa składka za ubezpieczenie.

Czasami biura starają się chronić przed roszczeniami przekraczającymi wysokość sumy gwarancyjnej przewidzianej w umowie ubezpieczenia OC. Wprowadzają wówczas ograniczenia odpowiedzialności w umowach z klientami. W praktyce działanie takie napotyka znaczne trudności. Klienci, coraz bardziej świadomi prawnie, zdają sobie sprawę z ryzyka podpisania takiej umowy i rzadko zgadzają się na takie ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej biura.

19. Praktyczne porady dla klienta i biura - podsumowanie

W podsumowaniu przedstawiamy kilka przydatnych wskazówek zarówno dla osób prowadzących biura rachunkowe, jak i dla ich klientów.

Porady dla klienta:

l przed zawarciem umowy o świadczenie usług należy zażądać przedstawienia dokumentu potwierdzającego zawarcie umowy ubezpieczenia oraz sporządzenia jego kopii;

l w związku z rocznym okresem ubezpieczenia w każdym kolejnym roku współpracy należy upomnieć się o potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia;

l zalecane są częste kontakty z biurem celem upewnienia się, że obsługa wykonywana jest w sposób rzetelny i prawidłowy;

l należy przekazywać dokumentację konieczną dla dokonania rozliczeń podatkowych w terminie wystarczającym do sporządzenia deklaracji podatkowych (działanie w pośpiechu i na ostatnią chwilę powoduje popełnianie błędów, poza tym nie zawsze jesteśmy w stanie szybko odnaleźć wszystkie potrzebne nam dokumenty);

l należy wypracować system przechowywania dokumentacji (tak aby w każdej chwili można było przedstawić wszelkie potrzebne dokumenty);

l należy informować doradcę podatkowego przed dokonaniem poszczególnych czynności i zapytać o ewentualne skutki podatkowe („łatwiej zapobiegać aniżeli leczyć”);

l warto zdecydować się na stałą współpracę z jednym biurem.

Porady dla biura:

l należy rozważyć skorzystanie z możliwości dodatkowego ubezpieczenia obok obowiązkowego (warto skalkulować możliwości powstania szkody oraz jej rozmiar w stosunku do wysokości składki ubezpieczeniowej);

l należy dokładnie zapoznać się z warunkami ubezpieczenia przed zawarciem umowy (ze szczególnym uwzględnieniem przypadków wyłączenia odpowiedzialności w razie ubezpieczenia dobrowolnego);

l warto skorzystać z porady profesjonalisty przy zawieraniu umowy ubezpieczenia (broker);

l zalecana jest mobilizacja klienta do bieżącego dostarczania dokumentacji;

l warto sprawdzać deklaracje podatkowe przed ich wysłaniem (nawet jeśli sporządzone są za pomocą systemu komputerowego);

l zalecane jest sporządzanie deklaracji dwa dni przed ustawowym terminem (praca w pośpiechu powoduje powstawanie błędów);

l zalecane jest rozpatrywanie wszelkich aspektów doradzanej czynności (nie zaś skupianie się na jednym tylko aspekcie sprawy);

l istotne jest zapoznawanie się ze zmianami prawnymi - również planowanymi - mogą one bowiem mieć wpływ na wybór najbardziej dogodnego sposobu rozliczenia podatku.

Albert Karwat, Anna Kubiak

Departament Ubezpieczeń Odpowiedzialności Cywilnej, HDI-Gerling TU SA

l rozporządzenie Ministra Finansów z 13 kwietnia 2005 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych - Dz.U. Nr 61, poz. 537

l rozdział 1 ustawy z 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych - Dz.U. Nr 124, poz. 1152; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 133, poz. 922

l art. 805-828 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 163, poz. 1012

l rozdział 2 ustawy z 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej - Dz.U. Nr 124, poz. 1151; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 112, poz. 769