Kontrole PIP po zmianach od 8 lipca 2026 r.

Rewolucyjne zmiany w ustawie o PIP wprowadzają możliwość wydawania decyzji stwierdzających istnienie stosunku pracy oraz przewidują wydawanie interpretacji indywidualnych przez GIP w sprawach dotyczących kwalifikacji danego stosunku prawnego jako stosunku pracy albo stosunku cywilnoprawnego. Zawierają również nowe regulacje dotyczące procesu kontroli, które w znacznej części będą mogły być przeprowadzane w trybie zdalnym.

Każdy pracodawca, jak również podmiot powierzający pracę na innej podstawie niż stosunek pracy może spodziewać się kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Kontrole te są realizowane na podstawie przepisów ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: ustawa o PIP), która doczekała się gruntownych zmian od 8 lipca 2026 r.

1. PIP jako organ kontroli i nadzoru

Kontrola w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy jest przeprowadzana w pierwszej kolejności w zakładzie pracy. Pracodawca ma bowiem obowiązek zapewnienia, aby relacja, jaką jest stosunek pracy, była realizowana zgodnie z przepisami z zakresu prawnej ochrony pracy, jak również w odpowiednich warunkach bezpieczeństwa i higieny pracy.

Oprócz kontroli wewnętrznej przepisy przewidują kontrolę przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym w zakresie legalności zatrudnienia, realizowaną przez wyspecjalizowaną instytucję, jaką jest Państwowa Inspekcja Pracy.

PIP jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w ustawie o PIP.

Przepisy ustawy o PIP nie definiują zarówno tego, czym jest kontrola, jak i nadzór. Kontrola swoim zakresem obejmuje wszystkie czynności organów PIP w relacji z podmiotem kontrolowanym aż do momentu jej ostatecznego udokumentowania – albo w formie protokołu kontroli, albo notatki urzędowej. Dopiero na podstawie ustaleń dokonanych w ramach kontroli inspektor może przejść do drugiej części swoich działań związanej z nadzorem. W jego ramach może w sposób władczy oddziaływać na podmiot kontrolowany za pośrednictwem wydawanych przez siebie środków prawnych, będących reakcją na stwierdzone w wyniku kontroli naruszenia prawa.

Prawidłowe rozróżnienie fazy postępowania kontrolnego od działań inspektora podejmowanych w trybie nadzoru ma wbrew pozorom bardzo istotne znaczenie praktyczne. Podmiot kontrolowany udzielający pełnomocnictwa do reprezentowania go w toku kontroli musi się liczyć z tym, że pełnomocnictwo to nie będzie skuteczne na etapie czynności nadzorczych.

W związku z tym najbezpieczniejszym i najpewniejszym rozwiązaniem jest udzielanie pełnomocnictwa dotyczącego wszelkich czynności przed organami PIP, które są realizowane zarówno w trakcie, jak również po zakończeniu czynności kontrolnych. Nie będzie wówczas wątpliwości, że osoba upoważniona ma również możliwość wniesienia w imieniu podmiotu kontrolowanego odwołania od decyzji inspektora.

Wzór 1. Pełnomocnictwo do reprezentowania pracodawcy w czasie kontroli PIP

Przepisy ustawy o PIP nie regulują kwestii pełnomocnictwa udzielonego na potrzeby postępowania przed organami inspekcji pracy. W takiej sytuacji należy odwołać się do art. 12 ustawy o PIP, z którego wynika, że w postępowaniu przed organami PIP w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie bądź przepisach wydanych na jej podstawie albo w przepisach szczególnych stosuje się ustawę z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, dalej: k.p.a.

2. Zadania PIP – zakres kontroli

Do zadań PIP należą m.in.:

• nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych,
• kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej obywateli polskich,
• kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców,
• kontrola prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia,
• kontrola spełniania przez wyroby przeznaczone do stosowania u pracodawców wymagań, kontrola w zakresie stwarzania przez nie zagrożenia oraz kontrola w zakresie niezgodności formalnych, w rozumieniu ustawy z 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku,
• kontrola wyrobów wprowadzonych do obrotu lub oddanych do użytku pod względem spełniania przez nie zasadniczych lub innych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, określonych w odrębnych przepisach,
• badanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz kontrola stosowania środków zapobiegających tym wypadkom,
• analizowanie przyczyn chorób zawodowych oraz kontrola stosowania środków zapobiegających tym chorobom,
• kontrola ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 41 ust. 4 pkt 2 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (dalej: ustawa o emeryturach pomostowych),
• wnoszenie powództwa na rzecz obywateli w sprawach o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy, a także wstępowanie, za zgodą powoda, do postępowania w tych sprawach w każdym jego stadium (od 8 lipca 2026 r. rozszerzono to uprawnienie PIP),
• kontrola wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (dalej: ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę),
• kontrola przestrzegania przepisów ustawy o ustawy z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (dalej: ustawa o ograniczeniu handlu w niedziele i święta), w zakresie powierzania pracownikom lub zatrudnionym wykonywania pracy w handlu lub wykonywania czynności związanych z handlem w placówkach handlowych,
• kontrola spełniania obowiązków wynikających z ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK),
• współdziałanie z organami ochrony środowiska w zakresie kontroli przestrzegania przez pracodawców przepisów o przeciwdziałaniu zagrożeniom dla środowiska,
• wykonywanie zadań określonych w ustawie o delegowaniu pracowników.

Do zadań PIP należy ponadto nadzór i kontrola zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy:

• osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osobom wykonującym na własny rachunek działalność gospodarczą w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę lub przedsiębiorcę niebędącego pracodawcą, na rzecz którego taka praca jest świadczona,
• przez podmioty organizujące pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy, w ramach prac społecznie użytecznych,
• osobom przebywającym w zakładach karnych i zakładach poprawczych, wykonującym pracę, a także żołnierzom w służbie czynnej wykonującym powierzone im prace.

Państwowa Inspekcja Pracy sprawuje także nadzór i kontrolę zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków zajęć odbywanych na jego terenie przez studentów i uczniów niebędących pracownikami. PIP może podejmować działania w zakresie prowadzenia badań i pomiarów oraz analizowania zagrożeń powodowanych przez czynniki szkodliwe i uciążliwe w środowisku pracy.

3. Podmioty kontrolowane – zakres działania PIP

Kontroli inspektora pracy mogą się spodziewać nie tylko podmioty mające status pracodawcy. Oznacza to, że kontroli inspektorów podlegają nie tylko ci, którzy zatrudniają na podstawie stosunku pracy. Oczywiście pracodawca niezależnie od tego, czy jest osobą fizyczną, czy jednostką organizacyjną posiadającą czy nieposiadającą osobowości prawnej, będzie kontrolowany przez inspektorów w pełnym zakresie.

Katalog podmiotów kontrolowanych przez organy PIP jest uregulowany w art. 13 ustawy o PIP, z którego wynika, że kontroli podlegają:

• pracodawcy – a w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli legalności zatrudnienia oraz zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne – na rzecz których jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia pracy (definicja ta została poszerzona od 8 lipca 2026 r. dla zapewnienia inspektorom pracy możliwości skutecznej kontroli w zakresie prawidłowości zawierania umów o pracę),
• podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej w rozumieniu art. 305 ust. 2 ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (dalej: ustawa o rynku pracy) – w zakresie przestrzegania obowiązków dotyczących ich rejestracji oraz prowadzenia działalności,
• podmioty, o których mowa w art. 306 ust. 1 ustawy o rynku pracy (m.in. OHP, centra integracji społecznej, akademickie biura karier), oraz podmioty prowadzące działalność, o której mowa w art. 306 ust. 2 ustawy o rynku pracy (m.in. działalność w zakresie kierowania pracowników za granicę do zatrudnienia) – w zakresie przestrzegania warunków określonych w art. 306 ust. 3, art. 319, art. 321, art. 325 i art. 338 ust. 2 i 3 tej ustawy (chodzi o zakaz dyskryminacji, zakaz pobierania opłat od osób poszukujących pracy, brak zwrotu cudzoziemcom oryginałów dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie, kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe),
• przedsiębiorcy, do których stosuje się przepisy ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta,
• pracodawcy delegujący pracowników na terytorium RP w zakresie określonym w ustawie o delegowaniu pracowników,
• przewoźnicy drogowi delegujący kierowców na terytorium Polski albo z terytorium RP oraz kierowcy delegowani na terytorium Polski albo z terytorium RP, w zakresie określonym w ustawie z 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (dalej: ustawa o delegowaniu kierowców),
• przewoźnicy drogowi z państwa trzeciego delegujący kierowców na terytorium RP oraz kierowcy delegowani na terytorium Polski z państwa trzeciego, w zakresie określonym w ustawie o delegowaniu kierowców,
• przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności: jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli było wykonywane zlecenie, są lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli były świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi – w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
• podmioty zatrudniające, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy o PPK – w zakresie obowiązków wynikających z przepisów tej ustawy.

4. Uprawnienia inspektora pracy

Postępowanie kontrolne PIP ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bhp, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń.

Uwzględniając powyższe, można wyróżnić dwie fazy postępowania kontrolnego. Pierwszą z nich jest ustalenie stanu faktycznego w zakresie tego, co jest przedmiotem kontroli, a drugą – sporządzenie dokumentacji pokontrolnej.

Kontrole są przeprowadzane przez inspektorów PIP, którzy działają w ramach właściwości terytorialnej okręgowych inspektoratów pracy. Właściwość terytorialna okręgowych inspektoratów pracy pokrywa się z administracyjnym podziałem kraju na województwa.

Warto jednak pamiętać, że Główny Inspektor Pracy może wyznaczyć inspektora pracy do wykonywania określonych czynności kontrolnych i stosowania środków prawnych na obszarze działania innego okręgowego inspektoratu pracy, a także poza terytorium Polski, gdzie stosunek pracy podlega przepisom polskiego prawa pracy.

W przypadku kontroli o większej skali, takiej jak kontrole kompleksowe – gdzie weryfikowane są zagadnienia zarówno prawnej ochrony pracy, bhp, jak również legalności zatrudnienia – postępowanie kontrolne może być prowadzone przez zespół inspektorów, a dodatkowo przez osoby, które nie posiadają statusu inspektora. Dotyczy to pracowników PIP, którzy posiadają niezbędną wiedzę w zakresie kontroli. W kontrolach mogą też uczestniczyć przedstawiciele zagranicznych służb inspekcji. Pracownicy nieinspekcyjni PIP, jak i przedstawiciele zewnętrznych służb mogą uczestniczyć w kontroli na podstawie upoważnienia wydanego przez Głównego Inspektora Pracy lub okręgowego inspektora pracy.

Inspektor pracy ma szerokie uprawnienia w toku kontroli (art. 23 ustawy o PIP). Uprawnienia te są takie same niezależnie od tego, czy kontrolowany jest podmiot państwowy, prywatny, a także od tego, w jakiej branży funkcjonuje oraz ilu zatrudnia pracowników.

W pierwszej kolejności inspektor ma prawo swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego. Jest to podstawowe uprawnienie inspektora, co ma kluczowe znaczenie w szczególności w przypadku kontroli dotyczących sfery bhp, gdzie duża część czynności kontrolnych jest przeprowadzana w ramach wizytacji stanowisk pracy pod kątem ich prawidłowej organizacji. Powyższe uprawnienie ma związek z kolejną kompetencją inspektora w zakresie przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy.

Zupełnie nowym uprawnieniem, wprowadzonym od 8 lipca 2026 r., jest możliwość żądania od podmiotu kontrolowanego – w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli – przeprowadzenia transmisji online. Powinna ona umożliwiać kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony oraz przesłuchanie podmiotu kontrolowanego przy zastosowaniu dostępnych urządzeń technicznych umożliwiających przekaz telekomunikacyjny, w szczególności urządzeń dających możliwość dwukierunkowej łączności, pozwalających na odbiór obrazu lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym między uczestnikami czynności kontrolnej.

Powyższe uprawnienie powinno przyczynić się do szybkości i uproszczenia postępowania, jak również do skrócenia niezbędnego czasu wizyty inspektora w zakładzie pracy. Realizując wskazane uprawnienia, inspektor będzie mógł wizytować zakład w niezbędnym zakresie, natomiast korzystać z osobowych źródeł dowodowych, uzyskiwać informacje od stron czy podmiotu kontrolowanego – w drodze zdalnej transmisji online.

Kontrola inspektora pracy to nie tylko weryfikacja dokumentów – zawartych przykładowo w aktach osobowych pracowników czy ewidencji czasu pracy. Inspektorzy mają także prawo żądać pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywać i przesłuchiwać określone osoby w związku z przeprowadzoną kontrolą. Dotyczy to zarówno przedstawicieli podmiotu kontrolowanego, jak i wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia.

Kontrole w obszarze bhp mogą wiązać się z żądaniem okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego, jak również dostarczenia inspektorowi próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą.

Przez wiele lat w ustawie o PIP funkcjonowało uprawnienie w zakresie żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Uprawnienie to jest nadal aktualne, ale nowe przepisy wprowadziły możliwość realizacji powyższego żądania w postaci papierowej lub elektronicznej.

Kolejne uprawnienie inspektora to możliwość żądania od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji, dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników na terytorium Polski albo z terytorium naszego kraju, dotyczących kontroli, o której mowa w ustawie z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (dalej: ustawa o delegowaniu pracowników). Po zmianie przepisów inspektor może żądać informacji w powyższym zakresie również w postaci elektronicznej.

Jeżeli kontrola realizowana jest wobec przewoźników drogowych delegujących kierowcę na terytorium Polski albo z terytorium naszego kraju, wówczas inspektor pracy ma prawo żądać od przewoźnika lub osoby działającej w jego imieniu informacji lub dokumentów, o których mowa w ustawie o delegowaniu kierowców. Powyższe żądanie może być ponadto skierowane względem przewoźnika drogowego z państwa trzeciego delegującego kierowcę na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu.

W toku kontroli inspektorzy pracy mają prawo zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją. Wskazana regulacja nie definiuje, o jakie konkretne organy chodzi – można jednak przyjąć, że inspektorzy mają prawo zapoznać się przykładowo z decyzjami Państwowej Inspekcji Sanitarnej czy Urzędu Dozoru Technicznego – w przypadku gdy kontrolowany pracodawca użytkuje urządzenia techniczne podlegające UDT.

Przebieg i wyniki oględzin inspektora mogą być utrwalane za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku. W praktyce problem może stanowić ustalenie granic tego uprawnienia.

Pierwotnie przepis umożliwiający utrwalenie oględzin za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku odnosił się odpowiednio do tradycyjnych aparatów fotograficznych, jak również do dyktafonów. Wątpliwości dotyczą tego, czy wskazana regulacja umożliwia rejestrowanie oględzin w postaci przykładowo filmu – pamiętając, że aktualnie każdy telefon komórkowy znajdujący się na wyposażeniu inspektora umożliwia nie tylko wykonywanie zdjęć i rejestrowanie dźwięku, ale również nagrywanie filmów.

Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązującymi od 8 lipca 2026 r., inspektorzy w czasie kontroli mają prawo wykonywania odpisów lub wyciągów z dokumentów, kopii dokumentów w postaci elektronicznej lub papierowej, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, niezbędnych dla celów kontroli, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego. Wcześniej przez wiele lat inspektorzy co do zasady nie mieli możliwości uzyskiwania wskazanych dokumentów w postaci elektronicznej. W praktyce jednak bywały przypadki, kiedy inspektorzy z tego korzystali. Należy bowiem pamiętać, że kontrola inspektora była przeprowadzana w siedzibie podmiotu kontrolowanego, a niektóre czynności mogły być podejmowane w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP, kiedy inspektor oczekiwał dosłania np. skanu czy zdjęcia dokumentu niezbędnego na potrzeby kontroli.

W toku czynności kontrolnych inspektor ma prawo sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej. Należy przyjąć, że inspektor ma prawo przesłuchać każdą osobę wykonującą pracę niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia – w przeciwnym razie postępowanie w sprawie np. ustalenia istnienia stosunku pracy byłoby bardzo utrudnione.

Ostatnim uprawnieniem inspektora pracy jest możliwość korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.

5. Tajemnica danych osobowych świadczącego pracę

W praktyce może powstać obawa, że udzielenie inspektorowi pracy informacji w sprawach objętych kontrolą przez pracownika lub osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy mogłoby narazić tego pracownika lub osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia tej informacji. W takiej sytuacji inspektor może wydać postanowienie o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości tego pracownika lub osoby. Jeżeli takie postanowienie zostanie wydane, wówczas okoliczności umożliwiające ujawnienie tożsamości tej osoby pozostają wyłącznie do wiadomości inspektora pracy. Także protokół przesłuchania wolno udostępniać pracodawcy tylko w sposób uniemożliwiający ujawnienie danych osobowych przesłuchiwanej osoby.

Na postanowienie w sprawie zachowania w tajemnicy danych osobowych pracownika lub osoby świadczącej pracę na innej podstawie pracodawcy przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od dnia doręczenia postanowienia. Zażalenie na postanowienie inspektora pracy rozpoznaje właściwy okręgowy inspektor pracy. Postępowanie dotyczące zażalenia toczy się bez udziału pracodawcy i z wyłączeniem jawności.

W przypadku gdy zażalenie zostało uwzględnione, protokół przesłuchania pracownika lub osoby podlega zniszczeniu – o zniszczeniu protokołu należy uczynić wzmiankę w protokole pokontrolnym.

6. Nowa instytucja – przesłuchanie w ramach pomocy prawnej

Nowością w procedurze kontrolnej inspektorów pracy jest regulacja wprowadzona od 8 lipca 2026 r., która przewiduje, że inspektor pracy może zwrócić się do właściwego terytorialnie okręgowego inspektora pracy, aby wezwał osobę zamieszkującą lub przebywającą na terenie działania tego inspektoratu pracy do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z przeprowadzaną kontrolą. Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę wskazuje okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań.

Przez wiele lat problematyczne bywały sytuacje, kiedy to kontrolowany pracodawca znajdował się w innym województwie niż miejsce zamieszkania pracownika lub osoby, która już nie jest zatrudniona. Wówczas inspektor pracy z okręgu właściwego dla miejsca zamieszkania tych osób nie mógł ich przesłuchać w charakterze świadka, pamiętając, że kontrola wobec pracodawcy jest prowadzona przez inspektora właściwego dla siedziby pracodawcy. Nowy przepis ustawy o PIP w ramach pomocy prawnej daje inspektorowi pracy możliwość zwrócenia się do innej jednostki organizacyjnej PIP o wezwanie osoby zamieszkałej lub przebywającej na terenie jej właściwości miejscowej do złożenia wyjaśnień w przedmiocie kontroli.

7. Kontrole zdalne

Dotychczasowe przepisy przewidywały zasadę, zgodnie z którą kontrole PIP były przeprowadzane w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Natomiast poszczególne czynności kontrolne mogły być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP.

Z wyjątkiem okresu epidemii COVID-19 nie było regulacji, które przewidywałyby ewentualność prowadzenia kontroli w trybie zdalnym. Omawiana nowelizacja ustawy o PIP wprowadza taką możliwość. Jest to rozwiązanie bardzo korzystne i umożliwiające przeprowadzanie postępowań kontrolnych również w sytuacjach np. ograniczenia funkcjonowania urzędu z powodu sytuacji nadzwyczajnych. Będzie to również stanowiło ułatwienie dla podmiotów kontrolowanych w zakresie komunikacji z urzędem.

Zgodnie z nową regulacją w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli i może usprawnić jej przeprowadzenie lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez kontrolowanego działalności, kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Przeprowadzanie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w trybie zdalnym nie ogranicza korzystania przez inspektora pracy z możliwości przeprowadzania kontroli w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach, w których wykonywane są jego zadania, jak również w miejscach przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Prowadzenie kontroli zdalnych nie będzie również wyłączało możliwości przeprowadzania poszczególnych czynności kontrolnych w siedzibie jednostek organizacyjnych urzędu.

W przypadku gdy inspektor pracy pojawia się na terenie zakładu pracy, okazanie legitymacji służbowej następuje w ramach bezpośredniego kontaktu z pracodawcą lub przedstawicielem podmiotu kontrolowanego. W przypadku gdy kontrola będzie realizowana zdalnie, wówczas okazanie legitymacji służbowej oraz przekazanie upoważnienia do przeprowadzania kontroli (w sytuacji gdy podmiotem kontrolowanym jest przedsiębiorca) odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Kontrola prowadzona w trybie zdalnym będzie wymagała zastosowania właściwych środków bezpieczeństwa. Z nowych przepisów wynika, że prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności w trybie zdalnym będzie odbywać się z wykorzystaniem środków technicznych oraz organizacyjnych, które mają na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych, w tym poufności, dostępności i integralności transmisji danych, z zastosowaniem mechanizmów kryptograficznych, w sposób adekwatny do zagrożeń lub wymogów przepisów prawa. Chodzi tu o przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

8. Kontrole możliwe o każdej porze

Z przepisów ustawy o PIP wynika, że inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy.

W związku z tym nie można kategorycznie stwierdzić, że kontrole odbywają się wyłącznie w godzinach pracy poszczególnych okręgowych inspektoratów pracy – pamiętając, że co do zasady inspektor funkcjonuje w terenie i w poszczególnych jednostkach organizacyjnych PIP nie musi być każdego dnia. Kontrole będą odbywały się zasadniczo w godzinach pracy podmiotów kontrolowanych – również takich, które funkcjonują w systemie pracy zmianowej, w tym w porze nocnej.

Możliwość przeprowadzania kontroli o każdej porze bez uprzedzenia ma szczególne znaczenie w przypadku postępowań dotyczących zakazu pracy w niedziele i święta.

W przypadku gdy do urzędu wpłynie skarga dotycząca np. naruszenia przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele oraz święta, inspektor pracy będzie miał możliwość zweryfikowania takiego doniesienia w dniu, który formalnie nie jest dniem pracy jednostki organizacyjnej PIP.

9. Legitymacja służbowa oraz upoważnienie

Z przepisów ustawy o PIP wynika, że kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika PIP.

Sytuacja komplikuje się, gdy podmiot kontrolowany ma status przedsiębiorcy. W takim przypadku sama legitymacja służbowa jest niewystarczająca. Chcąc przeprowadzić kontrolę przedsiębiorcy, inspektor musi legitymować się – poza legitymacją – upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli.

Podmiot kontrolowany lub jego przedstawiciel ma prawo zweryfikować upoważnienie inspektora PIP, które powinno zawierać:

• wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli,
• oznaczenie organu kontroli,
• imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej,
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli,
• oznaczenie podmiotu objętego kontrolą,
• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
• pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach,
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia.

W praktyce mogą wystąpić okoliczności, które będą uzasadniały niezwłoczne rozpoczęcie kontroli przedsiębiorcy. W takiej sytuacji będzie ona mogła być podjęta wyłącznie na podstawie okazanej legitymacji służbowej. W żadnym razie wymóg sporządzenia upoważnienia nie został w tym przypadku wyłączony – uwzględniając jednak szczególny przypadek, kontrolowanemu należy bez zbędnej zwłoki, niepóźniej niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzania kontroli, które zawiera wszystkie dane, o których mowa powyżej.

Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli przedsiębiorcy są wydawane przez Głównego Inspektora Pracy oraz jego zastępców, jak również przez okręgowych inspektorów pracy oraz ich zastępców.

Osoby, które nie są inspektorami, a które są pracownikami PIP skierowanymi do przeprowadzenia kontroli wraz z inspektorem, przeprowadzają swoje czynności na podstawie legitymacji służbowej. Jeżeli w kontroli uczestniczą biegli lub specjaliści zewnętrzni, wówczas biorą oni udział w kontroli na podstawie imiennego upoważnienia wydanego odpowiednio przez Głównego Inspektora Pracy lub okręgowego inspektora pracy.

10. Swoboda poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego a warunki do kontroli

Jak już wcześniej zasygnalizowano, kontrola jest przeprowadzana w siedzibie podmiotu kontrolowanego, jak również w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Oznacza to, że inspektor ma prawo pojawić się np. w siedzibie pracodawcy, jak również w jego oddziałach czy przedstawicielstwach – nie można też wykluczyć, że uda się do firmy zewnętrznej, która zapewnia obsługę kadrowo-płacową czy jest podmiotem świadczącym działalność w dziedzinie szkolenia bhp.

Inspektorzy pracy mają prawo wykonywać poszczególne czynności kontrolne także w siedzibie jednostek organizacyjnych PIP, czyli w okręgowych inspektoratach pracy, jak również w oddziałach terenowych.

Zasadą jest, że przed rozpoczęciem czynności kontrolnych inspektor pracy zgłasza swoją obecność podmiotowi kontrolowanemu, z wyjątkiem przypadków, gdy zgłoszenie to mogłoby mieć wpływ na wynik kontroli.

Uwzględniając powyższe, należy przyjąć, że legitymacja inspektora pracy oraz upoważnienie w przypadku kontroli przedsiębiorców zwalniają inspektora z obowiązku posiadania przepustki i uprawniają go do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego – w granicach zakresu tematycznego danej kontroli.

Z ustawy o PIP wynika, że podmiot kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały, zapewnić terminowe udzielanie informacji przez osoby kontrolowane, udostępnić urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.

Katalog warunków oraz środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli jest otwarty – i w praktyce zależy od specyfiki kontroli oraz rodzaju działalności prowadzonej przez podmiot. Inne warunki będą bowiem w przypadku, gdy kontrolowany jest plac budowy pod względem przestrzegania przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 6 lutego 2003 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowlanych, a inne gdy inspektor będzie weryfikował organizację komputerowych stanowisk pracy w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Przepisy nie wyjaśniają, czym jest niezwłoczne udzielenie informacji. Należy przyjąć, że powinny być one przekazane bez zbędnej zwłoki, gdy tylko jest to możliwe, tak aby nie narazić się na zarzut utrudniania czynności kontrolnych.

Udostępnienie urządzeń technicznych jest obowiązkiem podmiotu kontrolowanego. Problem w tym, że nie wiadomo, o jakie urządzenia techniczne w tym przypadku chodzi – co może wywoływać spory w czasie kontroli. Udostępnienie oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem jest natomiast uzależnione od tego, czy podmiot kontrolowany ma taką możliwość. Jeżeli nie będzie to jednak możliwe, to inspektor nie będzie miał podstaw, aby zarzucić pracodawcy utrudnianie czynności kontrolnych.

Zapewnienie inspektorowi oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem lub chociaż wydzielonej części pomieszczenia ma istotne znaczenie w kontekście sprawności procesu kontroli. Inspektor może bowiem spisać dokumentację pokontrolną na miejscu i przedstawić ją podmiotowi kontrolowanemu do zapoznania się i podpisania.

Naruszenie art. 27 ustawy o PIP, który reguluje kwestie warunków, jakie należy zapewnić inspektorowi, może stanowić podstawę skierowania do prokuratury zarzutów w sprawie podejrzenia popełnienia przestępstwa – odpowiednio utrudniania lub udaremnienia czynności kontrolnych.

11. Dokumentacja pokontrolna

Celem postępowania kontrolnego jest ustalenie stanu faktycznego w zakresie objętym kontrolą, a następnie udokumentowanie dokonanych ustaleń. Oznacza to, że samo zebranie dokumentacji np. w postaci odpisów wyciągów dokumentacji prowadzonej przez podmiot kontrolowany, protokołów przesłuchań pracowników lub zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy nie stanowi jeszcze ostatecznego udokumentowania czynności kontrolnych. Jest to jedynie baza do sporządzenia odpowiednio protokołu kontroli lub notatki urzędowej.

Trudno w praktyce o kontrolę inspektora pracy, która nie wykazałaby chociaż jednego uchybienia – niezależnie od tego, czy kontrolowane są zagadnienia prawnej ochrony pracy, bhp czy legalności zatrudnienia. Jeżeli w toku postępowania kontrolnego zostanie ujawniona chociaż jedna nieprawidłowość, inspektor sporządza protokół kontroli, którego kluczowe fragmenty odnoszą się właśnie do uchybień stwierdzonych w toku kontroli.

Powyższe rozwiązanie stanowi istotny przełom w dotychczasowej praktyce PIP, uwzględniając, że przez wiele lat protokoły były sporządzane wyłącznie w formie papierowej.

Modyfikacji w związku z ostatnią nowelizacją ustawy o PIP uległ przepis regulujący kwestię określenia podmiotu kontrolowanego. Zgodnie z nowym brzmieniem regulacji protokół zawiera nazwę podmiotu kontrolowanego i jego adres oraz numer z Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON) lub Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), lub, w przypadku osób fizycznych, numer identyfikacyjny Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), natomiast w przypadku pracodawcy posiadającego siedzibę poza granicami Polski – numer identyfikacyjny uzyskany w państwie siedziby pracodawcy dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych.

Dla podmiotu kontrolowanego bardzo istotne treści zawarte w protokole to:

• informacje o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów PIP oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy,
• opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli.

Informacje o realizacji uprzednich decyzji lub wystąpień organów PIP są weryfikowane na wstępie praktycznie każdej kontroli inspektora, która tym samym ma charakter kontroli sprawdzającej. Oznacza to, że inspektor niezależnie od tematu kontroli sprawdzi, czy wcześniejsze środki prawne wydane podczas poprzedniej kontroli zostały zrealizowane prawidłowo i terminowo.

Bardzo istotne informacje zawiera część protokołu poświęcona opisowi stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli. To jest część protokołu, z którą podmiot kontrolowany powinien bardzo wnikliwie się zapoznać, ponieważ ewentualne wątpliwości w tym zakresie mogą stanowić podstawę wniesienia zastrzeżeń do protokołu.

Warto pamiętać, że w trakcie kontroli inspektorzy mogą zastosować ustne środki prawne – są to zarówno decyzje, jak i polecenia. Ustne decyzje będą stosowane w przypadku stwierdzenia np. naruszeń z zakresu bhp w obszarze bezpośredniego zagrożenia zdrowia lub życia, natomiast polecenia znajdą zastosowanie wówczas, gdy zostaną stwierdzone nieprawidłowości spoza problematyki związanej z bezpieczeństwem, które nie kwalifikują się do wydania pisemnych wystąpień z uwagi na ich mniejszą rangę.

Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów ustawy o PIP protokół powinien zawierać informacje w zakresie żądania od podmiotu kontrolowanego przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony oraz przesłuchanie podmiotu kontrolowanego przy zastosowaniu dostępnych urządzeń technicznych umożliwiających przekaz telekomunikacyjny, w szczególności urządzeń umożliwiających dwukierunkową łączność, pozwalających na odbiór obrazu lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym między uczestnikami czynności kontrolnej.

Protokół podpisuje inspektor pracy prowadzący kontrolę oraz osoba lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.

11.1. Umotywowane zastrzeżenia, poprawki i uzupełnienia protokołu

Podmiot kontrolowany, któremu przedłożono dokumentację pokontrolną, w żadnym razie nie powinien przyjąć automatycznego założenia, że skoro protokół sporządził wykwalifikowany pracownik PIP, to wszystko w treści protokołu jest prawidłowe i zgodne ze stanem faktycznym.

Zanim podmiot kontrolowany lub jego przedstawiciel zdecyduje się na podpisanie protokołu bez szczegółowego zapoznania się z jego treścią, powinien pamiętać, że treść protokołu stanowi uzasadnienie dla wydawanych w następstwie kontroli środków prawnych. Oznacza to, że na podstawie treści zawartych w protokole inspektor może wydawać odpowiednio nakazy, wystąpienia, polecenia ustne. Jeżeli jakaś nieprawidłowość nie została ujęta w protokole, nie będzie mogła być przez inspektora poddana sankcjom, nawet jeśli jest poważnym naruszeniem.

Podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu.

Forma wnoszenia zastrzeżeń do protokołu nie została zmieniona. Nie ma bowiem nowej regulacji, która umożliwiałaby zgłoszenie zastrzeżeń w formie innej niż pisemna. Z przepisów wynika, że zastrzeżenia składane do protokołu powinny być umotywowane.

Wzór 2. Zastrzeżenia do protokołu kontroli, które nie są umotywowane

Wskazane powyżej pismo nic nie wnosi do sprawy – i z całą pewnością nie zostanie uwzględnione przez inspektora. W zastrzeżeniach warto przywołać nowe fakty, załączyć dokumenty, które mają wpływ na wcześniejsze ustalenia inspektora. Sam fakt niezadowolenia jako motyw sporządzenia zastrzeżeń nie wywoła skutku w postaci modyfikacji protokołu.

Wzór 3. Umotywowane zastrzeżenia do protokołu kontroli inspektora PIP

W przypadku terminowo zgłoszonych zastrzeżeń inspektor przeprowadzający kontrolę jest zobowiązany je zbadać, a w razie stwierdzenia ich zasadności – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu. Jeżeli zastrzeżenia w ocenie inspektora nic nie wnoszą do sprawy, wówczas nie będzie podstaw do modyfikacji dokumentacji.

W sytuacji gdy w protokole wystąpi konieczność dokonania poprawek, skreśleń czy uzupełnień – można to zrobić, ale powinno to być omówione na końcu protokołu. Wyjątkiem jest sprostowanie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych, które parafuje inspektor pracy, oznaczając parafy datą ich dokonania.

Przez wiele lat obowiązywała praktyka, zgodnie z którą kopia protokołu kontroli była pozostawiona podmiotowi kontrolowanemu. Zgodnie z najnowszym brzmieniem przepisów inspektor przeprowadzający kontrolę przekazuje protokół kontroli podmiotowi kontrolowanemu. Protokół w postaci papierowej sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

11.2. Notatka urzędowa

Oprócz protokołu drugą formą dokumentowania kontroli przewidzianą w ustawie o PIP jest notatka urzędowa. Zostaje ona sporządzona w przypadku, gdy kontrola nie stwierdza uchybień. Taka notatka powinna zawierać zwięzły opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli.

Notatka urzędowa powinna być podpisana przez inspektora pracy. W sytuacji gdy ma mieć formę papierową, wówczas dokument ten jest przygotowywany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Ponieważ notatka urzędowa jest sporządzana w sytuacji, gdy kontrola nie wykazuje uchybień, należy przyjąć, że nawet jedna nieprawidłowość stwierdzona w czasie kontroli, niezależnie od jej skali, sprawia, iż dokumentacja pokontrolna zostanie sporządzona w formie protokołu kontroli.

12. Środki prawne inspektora pracy

Przewidziane w ustawie o PIP środki prawne inspektora pracy można podzielić na środki o charakterze władczym oraz takie, które nie posiadają tego charakteru. Te pierwsze to decyzje, które ustawa o PIP nazywa nakazami (zakazami). W praktyce są to decyzje administracyjne ze wszystkimi tego konsekwencjami. Oznacza to, że w zakresie nieuregulowanym przepisami w ustawie o PIP względem takich środków prawnych będą miały zastosowanie w szczególności przepisy postępowania administracyjnego – przykładowo dotyczące możliwości kwestionowania decyzji w trybie odwoławczym.

Jeżeli w wyniku kontroli zostaną stwierdzone uchybienia, to inspektor pracy ma obowiązek prawny stosowania właściwych działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości przez skontrolowany podmiot.

W razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy PIP są uprawnione odpowiednio do:

• nakazania usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
• nakazania: wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących te prace lub prowadzących działalność; skierowania do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli pracownicy ci lub osoby nie posiadają odpowiednich kwalifikacji; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
• nakazania wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
• zakazania wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
• nakazania, w przypadku stwierdzenia, że stan bezpieczeństwa i higieny pracy zagraża życiu lub zdrowiu pracowników lub osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, zaprzestania prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju;
• nakazania ustalenia, w określonym terminie, okoliczności i przyczyn wypadku;
• nakazania wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów lub konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach;
• nakazania pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
• stwierdzania, w drodze decyzji, istnienia stosunku pracy, w sytuacji gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub gdy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, przy czym warunkiem wydania tej decyzji jest niewykonanie polecenia usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub niezawarcia umowy o pracę – w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy (jest to nowe uprawnienie PIP, które przysługuje od 8 lipca 2026 r.);
• skierowania wystąpienia lub wydania polecenia w razie stwierdzenia innych naruszeń niż wymienione powyżej, a także wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób za nie odpowiedzialnych.

Z art. 33 ustawy o PIP wynika, że w wyniku ustaleń dokonanych w toku kontroli właściwy inspektor pracy:

• wydaje decyzje,
• kieruje wystąpienia i wydaje polecenia.

Powyższe środki prawne, które dotyczą terenowych jednostek organizacyjnych podmiotu kontrolowanego, inspektor pracy kieruje do tego podmiotu, bez względu na swoją właściwość terytorialną. Jeżeli usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości nie wymaga decyzji pracodawcy, a także gdy nie można inaczej uniknąć niebezpieczeństwa zagrażającego życiu lub zdrowiu pracowników, decyzje wydawane są osobie kierującej daną jednostką.

Przez wiele lat jedyną formą decyzji inspektora pracy z wyjątkiem decyzji ustnych była forma pisemna – decyzje były wydawane na piśmie lub w formie stanowiącej wpis do dziennika budowy. Zgodnie z najnowszymi przepisami obowiązującymi od 8 lipca 2026 r. decyzje są wydawane również na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Natomiast decyzje obarczone rygorem natychmiastowej wykonalności wydawane w sytuacjach bezpośredniego zagrożenia mogą mieć formę ustną lub wpisu do dziennika budowy.

Przepisy ustawy o PIP regulują w sposób szczególny, względem przepisów procedury administracyjnej, treść decyzji nakazowej. Zgodnie z nowymi przepisami decyzje wydane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej albo wpisu do dziennika budowy zawierają:

• oznaczenie organu PIP,
• datę wydania,
• oznaczenie strony lub stron decyzji,
• powołanie podstawy prawnej,
• rozstrzygnięcie,
• termin usunięcia stwierdzonych uchybień,
• pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych,
• podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.

Warto zwrócić uwagę na bardzo istotny szczegół różniący decyzję inspektora pracy od typowej decyzji administracyjnej. Z przepisów k.p.a. wynika, że każda decyzja administracyjna powinna zawierać w szczególności uzasadnienie faktyczne. Uzasadnienie takie nie zostało jednak wymienione w przepisach ustawy o PIP regulujących treść nakazu inspektora pracy. Powstaje więc pytanie: czy brak uzasadnienia faktycznego w decyzji nakazowej może być podstawą jej zakwestionowania przed organem odwoławczym, którym w typowych przypadkach jest okręgowy inspektor pracy?

Warto zwrócić uwagę, że kwestia „wadliwości” nakazu inspektora PIP, który w treści nie posiada uzasadnienia faktycznego, wielokrotnie była przedmiotem rozstrzygnięć sądów administracyjnych. Dla przykładu warto przywołać wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 grudnia 2011 r. (sygn. akt I OSK 753/11), z którego wynika, że:

NSA

Skoro zatem składniki decyzji inspektora pracy zostały enumeratywnie wymienione w art. 34 ust. 2 ustawy o PIP i w tym zakresie nie ma zastosowania art. 107 kpa, to nie może budzić wątpliwości, że przedmiotowa decyzja nie musi zawierać uzasadnienia faktycznego i prawnego w znaczeniu powołanego kodeksu postępowania administracyjnego. Nieodzownym elementem decyzji inspektora pracy jest zatem określenie podstawy prawnej czyli wskazanie przepisów stanowiących podstawę wydanego nakazu. Ponadto musi ona zawierać rozstrzygnięcie czyli precyzyjne w sposób niebudzący wątpliwości sformułowanie zakresu przyznanych praw lub nałożonych obowiązków.

Wprowadzone od 8 lipca 2026 r. przepisy odrębnie regulują treść rozstrzygnięcia decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy w sytuacji, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub gdy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę. W takim przypadku rozstrzygnięcie decyzji zawiera:

• oznaczenie stron umowy o pracę,
• rodzaj umowy o pracę,
• datę zawarcia umowy o pracę,
• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia za pracę.

Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy zawiera również uzasadnienie faktyczne oraz prawne, czyli elementy typowe dla decyzji administracyjnej, których nie zawiera przykładowo decyzja dotycząca naruszeń w zakresie bhp.

Przepisy ustawy o PIP odrębnie normują nakazy, które mogą być przez inspektorów wydawane na gruncie przepisów ustawy o emeryturach pomostowych. Właściwe organy PIP są uprawnione do nakazania pracodawcy:

• umieszczenia stanowiska pracy, na którym są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w wykazie takich stanowisk pracy, wykreślenia go z wykazu oraz sporządzenia korekty wpisu dokonanego w tym wykazie,
• umieszczenia pracownika w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wykreślenia go z ewidencji oraz sporządzenia korekty wpisu dokonanego w tej ewidencji.

Odrębnym od nakazu środkiem prawnym jest wystąpienie, które w praktyce może być przez podmioty kontrolowane mylone z pisemną decyzją nakazową. Wynika to z tego, że pisemne wystąpienia również mają urzędową formę, są opieczętowane, podpisane przez inspektora.

Należy jednak wyraźnie odróżnić wystąpienie od decyzji z dwóch względów. Wystąpienie ma na celu zobowiązać podmiot kontrolowany do usunięcia innych uchybień niż te, które są regulowane w drodze decyzji. Oznacza to, że inspektor nie będzie regulował wystąpieniem problematyki bhp czy obowiązku wypłaty zaległego wynagrodzenia za pracę. Drugą kwestią jest to, że nakazy inspektorskie będące decyzjami administracyjnymi mogą być wymuszone w zakresie obowiązku ich realizacji w drodze postępowania egzekucyjnego – co sprawia, że mają władczy charakter. Nie można tego samego powiedzieć o wystąpieniach, które nie mają charakteru władczego, nie przysługuje od nich odwołanie na zasadach przewidzianych dla decyzji administracyjnych. Warto zwrócić uwagę, że wystąpienia dotyczą również kwestii wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób odpowiedzialnych.

Po zmianie przepisów od 8 lipca 2026 r. wystąpienia inspektora pracy są wydawane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Podmiot kontrolowany lub organ sprawujący nad nim nadzór, do którego skierowano wystąpienie, jest zobowiązany w terminie określonym w wystąpieniu, niedłuższym niż 30 dni, zawiadomić na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedni organ PIP o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych.

Obok wystąpień inspektorzy mogą wydawać polecenia. Szczególnym, nowym rodzajem takiego polecenia jest to dotyczące formy prawnej zatrudnienia. Zgodnie z nowymi przepisami inspektor PIP, po umożliwieniu stronom stosunku prawnego zajęcia stanowiska, jest uprawniony również do wydania polecenia usunięcia naruszeń dotyczących:

• funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub
• niezawarcia umowy o pracę – w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.).

Powyższe polecenie ma być wydawane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. W takim przypadku inspektor, wydając polecenie, określa termin jego wykonania w taki sposób, żeby ocena tego wykonania w oparciu o całokształt okoliczności sprawy nastąpiła w trakcie kontroli.

Szczególnym rodzajem środka prawnego jest wystąpienie lub polecenie w sprawie wypłacenia wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Taka minimalna stawka godzinowa przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług.

12.1. Stwierdzenie istnienia stosunku pracy w drodze decyzji

Praca może być wykonywana na podstawie stosunku pracy, z którego definicji wynika, że przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Alternatywną opcją jest możliwość świadczenia pracy na podstawie umów prawa cywilnego – takich jak umowa zlecenia oraz umowa o dzieło. Umowy te są nawiązywane na podstawie przepisów ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, niezależnie od tego, że często osoby zatrudnione na podstawie takich umów świadczą pracę w takich samych warunkach pracy, wykorzystują takie same maszyny i narzędzia, a ich praca prowadzi do takich samych efektów. Należy jednak pamiętać, że w żadnym razie nie można stosować umów prawa pracy oraz umów prawa cywilnego w sposób zamienny i dowolny.

Zatrudnienie w warunkach właściwych dla stosunku pracy jest pracą na podstawie umowy o pracę, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, o których mowa w definicji stosunku pracy.

Zgodnie z obowiązującym przez wiele lat stanem prawnym w przypadku stwierdzenia, że stosunek prawny łączący osobę wykonującą pracę z podmiotem zatrudniającym nie ma charakteru cywilnoprawnego, ale jest faktycznie stosunkiem pracy w rozumieniu art. 22 § 1 k.p., organ PIP miał prawo skierować wystąpienie lub wydać polecenie w sprawie zmiany podstawy prawnej świadczenia pracy. Ponadto inspektor pracy mógł wnieść do sądu powództwo o ustalenie, że praca jest realizowana w rzeczywistości na podstawie stosunku pracy, a nie umowy cywilnoprawnej. Dodatkowym uprawnieniem inspektora była możliwość pociągnięcia podmiotu zatrudniającego do odpowiedzialności wykroczeniowej.

W praktyce okazywało się, że możliwe do zastosowania środki prawne inspektorów pracy nie były wystarczająco efektywne, aby zapobiegać nieuprawnionemu nadużywaniu umów prawa cywilnego, które w rzeczywistości były realizowane w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, z jednoczesnym pozbawieniem zatrudnionych licznych uprawnień zarezerwowanych dla pracowników. Aby zapobiec tego typu sytuacjom, od 8 lipca 2026 r. przyznano PIP nowe uprawnienia.

Po zmianie przepisów okręgowy inspektor pracy będzie mógł stwierdzić w drodze decyzji istnienie stosunku pracy, w sytuacji gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub gdy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę. Warunkiem wydania powyższej decyzji jest brak realizacji polecenia dotyczącego niezawarcia umowy o pracę, jeżeli w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w jego definicji.

Biorąc to pod uwagę, w pierwszej kolejności umożliwione będzie, zarówno zatrudniającemu, jak i zatrudnionemu, zajęcie stanowiska w sprawie formy prawnej zatrudnienia. Następny krok to prawo wydania polecenia usunięcia naruszeń, które dotyczą funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub niezawarcia umowy o pracę, jeżeli między stronami dominują cechy stosunku pracy. Brak wydania polecenia sprawia, że co do zasady organ PIP nie będzie miał możliwości wszczęcia postępowania w sprawie wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy.

Nie ma możliwości uruchomienia procesu postępowania w sprawie decyzji ustalającej istnienie stosunku pracy bez uprzedniego przeprowadzenia postępowania kontrolnego. Z przepisów wynika bowiem jednoznacznie, że na podstawie ustaleń dokonanych w toku kontroli przez inspektora pracy okręgowy inspektor pracy zawiadamia strony o wszczęciu postępowania w sprawie decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy, w sytuacji gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub gdy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę.

Stronami takiego postępowania są podmioty i osoby, których może dotyczyć decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy. Oznacza to, że stroną jest zarówno podmiot zatrudniający, jak i zatrudniony.

Należy pamiętać, że w postępowaniu administracyjnym, które dotyczy wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy, organy PIP będą uwzględniały wolę stron, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem, w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego, albo nie zmierza do obejścia prawa.

W postępowaniu, które dotyczy wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy, zastosowanie ma przepis art. 108 k.p.a., na podstawie którego decyzji może być nadany rygor natychmiastowej wykonalności. Wskazany przepis procedury administracyjnej w omawianym przypadku ma zastosowanie wyłącznie względem osób objętych szczególną ochroną pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę.

Należy pamiętać, że wszczęcie przez okręgowego inspektora pracy postępowania w sprawie wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy przerywa bieg przedawnienia roszczeń pracowniczych dotyczących stosunku pracy. Po przerwaniu bieg terminu przedawnienia biegnie na nowo od dnia uprawomocnienia się decyzji wydanej w tym postępowaniu.

W praktyce nie można wykluczyć, że między datą rozpoczęcia kontroli, której ustalenia są podstawą wszczęcia postępowania w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy, a datą upływu terminu do wniesienia odwołania dojdzie do rozwiązania umowy prawa cywilnego z inicjatywy pracodawcy albo do jej wygaśnięcia lub zaprzestania faktycznego świadczenia pracy. W takiej sytuacji datą zawarcia umowy o pracę, która powinna być wskazana w treści rozstrzygnięcia decyzji ustalającej istnienie stosunku pracy, jest data rozpoczęcia kontroli.

Należy pamiętać, że stronie przysługuje odwołanie od decyzji ustalającej istnienie stosunku pracy oraz zażalenie na postanowienie nadające takiej decyzji rygor natychmiastowej wykonalności na zasadach określonych w przepisach ustawy z 17 listopada 1964 r – Kodeks postępowania cywilnego (dalej: k.p.c.).

Odwołanie będzie można wnieść na piśmie za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, w terminie 1 miesiąca od dnia doręczenia decyzji, do sądu rejonowego (sądu pracy). Właściwy do rozpatrzenia sprawy będzie sąd według miejsca świadczenia pracy określonego w decyzji okręgowego inspektora pracy.

Odwołanie powinno zawierać oznaczenie zaskarżonej decyzji, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz wniosków, a także ich uzasadnienie oraz podpis odwołującego. Odwołujący jest zobowiązany powołać się w odwołaniu na wszystkie twierdzenia i dowody. Twierdzenia i dowody niepowołane w odwołaniu będą mogły być powoływane wyłącznie wtedy, gdy strona uprawdopodobni, że ich powołanie nie było wcześniej możliwe albo że potrzeba ich powołania wynikła później.

W przypadku gdy okręgowy inspektor pracy uzna odwołanie w całości za słuszne, będzie mógł zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję. W przeciwnym razie będzie miał obowiązek przekazać odwołanie niezwłocznie do sądu wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy oraz ze swoim stanowiskiem w sprawie odwołania, niepóźniej niż w terminie 1 miesiąca od dnia jego wniesienia.

Sprawy dotyczące ustalenia istnienia stosunku pracy, które trafią do sądu, będą mogły zakończyć się w drodze ugody sądowej. Nie będzie dopuszczalne natomiast poddanie sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego.

12.2. Powództwo ustalające istnienie stosunku pracy

Nowym uprawnieniem okręgowego inspektora pracy jest możliwość wniesienia do sądu pracy powództwa w sytuacji, gdy inspektor stwierdzi, że praca jest wykonywana w warunkach określonych w definicji stosunku pracy. Powództwo takie będzie mogło być wniesione zwłaszcza wtedy, gdy zachodzi konieczność ustalenia istnienia lub treści stosunku pracy za okres wcześniejszy niż ten, który może zostać objęty decyzją ustalającą istnienie stosunku pracy.

Wniesienie powództwa sprawia, że okręgowy inspektor pracy nie wydaje decyzji w zakresie objętym powództwem.

Problematyka powództwa ustalającego istnienie stosunku pracy w ustawie o PIP jest uregulowana w sposób podstawowy. Przepisy bardziej szczegółowe zostały wprowadzone do k.p.c. – wynika z nich, że w sprawach o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy okręgowi inspektorzy pracy mogą wytaczać powództwa na rzecz obywateli, a także wstępować za zgodą powoda do postępowania w tych sprawach w każdym jego stadium.

12.3. Odwołanie od decyzji inspektora

Od decyzji inspektora pracy, wydanych na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej albo w formie wpisu do dziennika budowy, przysługuje podmiotowi kontrolowanemu odwołanie do okręgowego inspektora pracy właściwego dla miejsca wykonywania czynności kontrolnych.

Należy pamiętać, że w przypadku decyzji inspektora pracy obowiązuje szczególny termin na wniesienie odwołania – wynosi on 7 dni od dnia doręczenia decyzji. Tym samym powołanie się na termin na wniesienie odwołania wynikający z k.p.a., który wynosi 14 dni, naraża odwołującego się na wydanie postanowienia stwierdzającego naruszenie terminu do wniesienia odwołania od nakazu inspektora pracy i tym samym niepodjęcie postępowania odwoławczego.

Wzór 4. Odwołanie od nakazu inspektora pracy

Odwołanie od decyzji inspektora pracy nie wymaga uzasadnienia – wystarczy, że strona odwołująca się wyrazi swoje niezadowolenie z decyzji. Zdecydowanie większą szansę na zmianę lub uchylenie decyzji będzie miało jednak odwołanie uzasadnione.

Warto pamiętać, że niektóre decyzje inspektora pracy mogą zawierać rygor natychmiastowej wykonalności – w przypadkach szczególnych w obszarze bezpieczeństwa. Jeżeli od takich decyzji zostanie wniesione odwołanie, okręgowy inspektor pracy może wstrzymać ich wykonanie do czasu rozpatrzenia odwołania, jeśli przedsięwzięcia podjęte przez podmiot kontrolowany wyłączają bezpośrednie zagrożenia życia lub zdrowia ludzi.

Procedura odwoławcza nie jest szczegółowo regulowana w ustawie o PIP. W kwestiach szczegółowych stosuje się przepisy procedury administracyjnej. Wynika z niej, że odwołanie wnosi się do organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Tym samym odwołanie od nakazu inspektora będzie wnoszone do okręgowego inspektora pracy za pośrednictwem inspektora, który wydał nakaz, natomiast jeżeli organem wydającym decyzję w pierwszej instancji jest okręgowy inspektor pracy – wówczas organem wyższego stopnia jest Główny Inspektor Pracy.

Organ odwoławczy wydaje decyzję, w której:

• utrzymuje w mocy zaskarżoną decyzję albo
• uchyla zaskarżoną decyzję w całości lub w części, i w tym zakresie orzeka co do istoty sprawy, albo uchylając tę decyzję – umarza postępowanie pierwszej instancji w całości albo w części, albo
• umarza postępowanie odwoławcze.

Nie można złożyć kolejnego odwołania od decyzji wydanej w trybie odwoławczym. Tym samym, jeżeli sprawę w ramach procedury odwoławczej rozpatrywał okręgowy inspektor pracy, jest ona ostateczna w administracyjnym toku instancji. Od takiej decyzji nie przysługuje odwołanie, lecz skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

13. Informacja o wykonaniu środków prawnych

Ustawa o PIP nakłada na podmiot kontrolowany, do którego została skierowana decyzja, obowiązek informacyjny o jej realizacji. Powinien on być zrealizowany na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, z upływem terminów określonych w decyzji lub po jej uprawomocnieniu. O wykonaniu decyzji należy zawiadomić odpowiedni organ PIP – w domyśle chodzi o inspektora, który wydał decyzję.

Wzór 5. Informacja o realizacji decyzji zawartych w nakazie

W sytuacji gdy kontrola wykazałaby nieprawidłowości, które były regulowane w drodze wystąpień – również należy poinformować urząd o ich wykonaniu. Zasadą jest, że podmiot kontrolowany lub organ sprawujący nad nim nadzór, do którego skierowano wystąpienie, jest zobowiązany w terminie określonym w wystąpieniu, niedłuższym niż 30 dni, zawiadomić na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedni organ PIP o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych.

14. Interpretacje indywidualne GIP

Nowością wprowadzoną do ustawy o PIP jest możliwość wydawania tzw. interpretacji indywidualnych przez Głównego Inspektora Pracy. Interpretacje takie mają być wydawane na wniosek podmiotów kontrolowanych w zakresie stosowania przepisów prawa pracy dotyczących ustalenia, czy przedstawiony we wniosku stosunek prawny stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 k.p.

Zasadą jest, że nie wydaje się interpretacji indywidualnej w zakresie tych elementów stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, które w dniu złożenia wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej są przedmiotem toczącego się postępowania administracyjnego prowadzonego przez organy PIP lub ZUS.

Główny Inspektor Pracy będzie wydawał interpretację indywidualną na wniosek, który powinien zawierać:

• dane identyfikujące wnioskodawcę,
• opis stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego,
• wskazanie przepisów, które mają być przedmiotem interpretacji indywidualnej,
• przedstawienie stanowiska wnioskodawcy w sprawie,
• dowód uiszczenia opłaty,
• dokumenty lub inne dowody potwierdzające przedstawione okoliczności, jeżeli wnioskodawca takimi dysponuje.

Nie można wykluczyć sytuacji, gdy wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej nie będzie spełniał wymogów przewidzianych przepisami. W takim przypadku organ będzie wzywał wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni, z pouczeniem, że ich nieusunięcie spowoduje pozostawienie tego wniosku bez rozpoznania. Jeżeli braki nie zostaną usunięte w tym terminie, wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej pozostawia się bez rozpoznania.

Interpretacja indywidualna zawiera opis przedstawionego we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz wskazanie stanowiska wraz z uzasadnieniem prawnym oraz z pouczeniem o prawie wniesienia odwołania.

Należy mieć na względzie, że wydanie interpretacji indywidualnej nie wyłącza możliwości oceny przez właściwy organ PIP rzeczywistego charakteru stosunku prawnego w toku kontroli, jeżeli ustalony w jej trakcie stan faktyczny różni się od opisanego we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Wydanie interpretacji indywidualnej ma być odpłatne. Opłata w wysokości 40 zł powinna być wniesiona wraz ze złożeniem wniosku o wydanie interpretacji. Jeżeli w jednym wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej są przedstawione odrębne stany faktyczne lub zdarzenia przyszłe, opłatę pobiera się od każdego przedstawionego we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej odrębnego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego.

Przepisy przewidują zwrot opłaty za wydanie interpretacji indywidualnej. Zwrot będzie dokonany wyłącznie w przypadkach, gdy:

• wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przed rozpoznaniem zostanie wycofany w całości,
• wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przed rozpoznaniem zostanie wycofany w części odnoszącej się do przedstawionego w nim odrębnego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego – w odpowiedniej części,
• opłata została uiszczona w kwocie wyższej od należnej – w odpowiedniej części,
• wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej będzie pozostawiony bez rozpoznania w całości.

Przepisy przewidują możliwość doręczenia interpretacji indywidualnej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku uważa się, że została ona wydana z zachowaniem terminu.

Należy pamiętać, że interpretacje indywidualne nie będą wiążące dla wnioskodawców. W zakresie, w jakim wnioskodawca zastosował się do interpretacji, nie może być obciążony sankcjami administracyjnymi finansowymi lub karnymi.

Tak jak interpretacja indywidualna nie wiąże bezwzględnie wnioskodawcy – tak jak najbardziej jest wiążąca dla organów PIP. Może być zmieniona albo uchylona wyłącznie w sytuacji zmiany okoliczności sprawy. Wydanie interpretacji indywidualnej następuje w drodze decyzji, od której służy odwołanie na zasadach określonych w k.p.c.

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od ponad 20 lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych