Jak rozliczyć w pkpir duplikat faktury korygującej zakup towaru handlowego

Do celów podatku dochodowego duplikat faktury korygującej należy rozliczyć w miesiącu rozliczenia faktury pierwotnej, tj. we wrześniu 2013 r. Podatek naliczony należy zmniejszyć w deklaracji za kwiecień 2014 r. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Jeżeli faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik ma obowiązek wystawić ponownie fakturę na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze pierwotnej. Taka ponownie wystawiona faktura powinna zawierać nazwę "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy VAT).

Podatek dochodowy. Zakup towaru handlowego powinien być wpisany do kolumny 10 pkpir niezwłocznie po jego otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie pkpir). Jeżeli towar został dostarczony przed otrzymaniem faktury, to zapisu w księdze należy dokonać na podstawie sporządzonego opisu przyjęcia lub specyfikacji dostawcy. Opis musi być potwierdzony datą i podpisem osoby przyjmującej towar. Należy go przechowywać jako dowód zakupu, wraz z nadesłaną następnie fakturą lub jej duplikatem (§ 16 rozporządzenia w sprawie pkpir).

Z pytania wynika jednak, że faktura pierwotna nie zaginęła. Zakładamy więc, że towar został ujęty w pkpir na podstawie otrzymanej faktury pierwotnej. Zaginęła zaś faktura korygująca. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określają zasad dokonywania korekt przychodów i kosztów. Obecnie wśród organów dominuje stanowisko, że każdą korektę (niezależnie od przyczyny) należy rozliczyć w dacie pierwotnego powstania przychodu czy kosztu, a więc wstecz. Przykładem takiego stanowiska jest m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 5 grudnia 2012 r., sygn. IPTPB1/415-572/12-2/KSU, w której czytamy, że:

Zwrot towarów lub produktów potwierdzony wystawieniem faktury korygującej wpływa na zmniejszenie wcześniej uzyskanego przychodu z ich sprzedaży. Zdarzenia te powinny zatem zostać uwzględnione w wielkości przychodów poprzez ich zmniejszenie w okresie sprawozdawczym (miesiącu), w którym przychody te pierwotnie powstały. Wnioskodawca winien zatem pomniejszyć pierwotnie uzyskane przychody o wartość zwróconych towarów lub produktów i w konsekwencji dokonać stosownych korekt w okresie sprawozdawczym (miesiącu), w którym pierwotnie wykazano przychód.

UWAGA!

Faktura wystawiona jako duplikat musi zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

Organy podatkowe nie wyjaśniają, jak technicznie ująć korektę w książce przychodów i rozchodów. Z ich stanowiska wynika jednak, że zapis korygujący powinien mieć miejsce w miesiącu, w którym był rozpoznany przychód czy też koszt pierwotny. W przedstawionym przypadku korekta dotyczy kosztów poniesionych we wrześniu 2013 r. Zatem korektę taką należy rozliczyć w pkpir we wrześniu 2013 r.

PRZYKŁAD

Podatnik kupił we wrześniu 2013 r. partię towaru o wartości netto 18 000 zł. W pkpir zakup ten zaewidencjonował w dacie 10 września 2013 r.

Zapis w pkpir - wrzesień 2013 r.

W kwietniu 2014 r. podatnik otrzymał duplikat faktury korygującej do faktury z 10 września 2013 r. Korekta dotyczyła 5% rabatu, który podatnik otrzymał za terminową zapłatę zobowiązania w październiku 2013 r. Skutki tej korekty podatnik powinien rozliczyć w pkpir we wrześniu 2013 r. Zapisu korygującego można dokonać na koniec miesiąca, którego korekta dotyczy. W kolumnie 2 księgi należy wpisać datę wystawienia faktury korygującej, ponieważ taki dzień wynika z dokumentu stanowiącego podstawę zapisu w księdze (zakładamy, że w naszym przypadku będzie to 10 października 2013 r.). Duplikat faktury nie zmienia tego postępowania, mimo że został wystawiony później.

Dokonanie w ten sposób korekty w księdze powoduje konieczność przeliczenia podsumowań dokonywanych za poszczególne miesiące, jeżeli podatnik robi to narastająco. Załóżmy, że podatnik zapisy w pkpir we wrześniu 2013 r. skończył na numerze 360. W wyniku przeprowadzonej korekty wprowadzi do księgi we wrześniu 2013 r. zapis o numerze 360A. Udzielony rabat spowodował zmniejszenie kosztów na kwotę 900 zł (18 000 zł x 5%). Storna zapisów należy dokonać na czerwono lub ze znakiem minus. W kolumnie "Uwagi" podatnik może zaznaczyć, której pozycji dotyczy korekta.

Zapis korekty - wrzesień 2013 r.

W przedstawionym przykładzie w wyniku korekty zwiększył się dochód podatnika za wrzesień 2013 r. (koszty zmniejszyły się o 900 zł). Ewentualną zaległość w zaliczce na podatek za wrzesień podatnik powinien wpłacić z odsetkami. Jeżeli podatnik złożył już zeznanie roczne za 2013 r., to powinien również złożyć jego korektę z pisemnym wyjaśnieniem jej przyczyny.

VAT. Sposób rozliczenia duplikatu faktury w VAT zależy od tego, czy sama faktura korygująca:

● dotarła do nabywcy i dopiero potem zaginęła albo uległa zniszczeniu,

● zaginęła lub uległa zniszczeniu przed otrzymaniem przez nabywcę.

W omawianym przypadku faktura korygująca nie dotarła do nabywcy w ogóle. Czytelniczka otrzymała dopiero jej duplikat. W przypadku otrzymania duplikatu faktury korygującej obniżającej kwotę podatku podatnik jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał ten duplikat - jeżeli pierwotny egzemplarz faktury korygującej zaginął lub uległ zniszczeniu przed otrzymaniem przez nabywcę. W przypadku przedstawionym w pytaniu zmniejszenia podatku naliczonego należy więc dokonać w deklaracji za kwiecień 2014 r.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 22 ust. 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 312

● art. 86 ust. 19a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 312

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji z dziedziny podatków

"Jak ująć w pkpir fakturę korygującą numer faktury pierwotnej" - Mk nr 18/2013.