Jak ująć w księgach rachunkowych zakup wody dla pracowników wraz z wynajęciem dystrybutora

PROBLEM

Zawarliśmy na 12 miesięcy umowę na dostawę wody źródlanej. Przewiduje ona, że zapłacimy kaucję za butle (które będą rozliczane okresowo) oraz że będziemy otrzymywać fakturę za wodę, wynajem dystrybutora i stojaka na butle. Jak ująć w księgach rachunkowych kaucję za butle? Czy wynajem dystrybutora i stojaka na butle powinien być zaliczony do kosztów świadczeń na rzecz pracowników, pozostałych kosztów rodzajowych czy też usług obcych?

RADA

Zapłaconą kaucję za butle, w których dostarczana jest woda, należy ująć na koncie rozrachunków z dostawcą wody. Zarówno zapewnienie pracownikom wody zdatnej do picia, jak i wynajem dystrybutora oraz stojaka na butle mogą być ewidencjonowane na koncie "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników". Błędem nie będzie również uznanie kosztów wynajmu dystrybutora i stojaka na butle za koszty usług świadczonych przez inne jednostki (a tym samym ewidencjonowanie na koncie "Usługi obce").

UZASADNIENIE

Pracodawca ma obowiązek zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników (por. § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy). Ponieważ zapewnienie wody wynika z uregulowań BHP, to należy sądzić, że koszt związany z zapewnieniem pracownikom wody zdatnej do picia oraz wynajmu dystrybutora i stojaków na butle należy zaewidencjonować na koncie "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników". Nie będzie również błędem rozdzielenie ponoszonych kosztów na:

● koszty związane z zapewnieniem wody pracownikom - i ujęcie ich na koncie "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników" oraz

● koszty wynajmu dystrybutora i stojaka na butle - ujęcie na koncie "Usługi obce" jako typowy koszt usług świadczonych przez inne jednostki (analogicznie jak to ma miejsce w przypadku innych umów najmu, dzierżawy czy leasingu operacyjnego).

Wpłacona kaucja ma w swoim założeniu charakter zwrotny. Dlatego też do momentu jej rozliczenia powinna pozostawać na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki" - w analityce "Kaucja za butle".

PRZYKŁAD

Spółka zawarła umowę na dostawę wody źródlanej. Po podpisaniu umowy wpłacono 88 zł z tytułu kaucji za butle. Z otrzymanej faktury od dostawcy wody wynika, że zobowiązanie z tytułu:

● zakupu wody wynosi 160 zł netto (VAT 36,80 zł),

● najmu dystrybutora i stojaka na butle wynosi 30 zł netto (VAT 6,90 zł).

1. WB - wpłata kaucji za butle

Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki" 88,00 zł

Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 88,00 zł

2. Faktura - zakup wody

Wn konto 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników" 160,00 zł

Wn konto 223 "Rozliczenie podatku VAT naliczonego" 36,80 zł

Ma konto 202 "Rozrachunki z dostawcami" 196,80 zł

3. Faktura - najem dystrybutora i stojaka na butle

Wn konto 402 "Usługi obce" 30,00 zł

Wn konto 223 "Rozliczenie podatku VAT naliczonego" 6,90 zł

Ma konto 202 "Rozrachunki z dostawcami" 36,90 zł

4. WB - uregulowanie zobowiązania wobec dostawcy

Wn konto 202 "Rozrachunki z dostawcami" 233,70 zł

Ma konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" 233,70 zł

PODSTAWA PRAWNA:

● § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy - j.t. Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 173, poz. 1034

Irena Pazio

główna księgowa, praktyk, posiada certyfikat Ministra Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych