Jak uzyskać dostęp do KSeF i nadawać uprawnienia

Lp.

Pytanie

Odpowiedź

1

2

3

1.

Czy ZAW-FA można złożyć w formie elektronicznej

Nie, ZAW-FA może być złożony tylko w formie papierowej w urzędzie lub przesłany pocztą.

2.

Która wersja formularza ZAW-FA obecnie obowiązuje

Obecnie obowiązuje wersja (2) formularza ZAW-FA.

3.

Ile osób można upoważnić za pomocą formularza ZAW-FA

Tylko jedną osobę, która po zalogowaniu się do KSeF będzie już bezpośrednio nadawała dalsze uprawnienia.

4.

Kiedy trzeba składać aktualizację formularza ZAW-FA

W ZAW-FA podaje się dane aktualne na moment składania zgłoszenia. Przy założeniu, że NIP podmiotu składającego oraz NIP lub PESEL osoby uprawnionej nie ulegają zmianie, nie jest konieczna aktualizacja pozostałych danych.

5.

W jakich sytuacjach należy ponownie złożyć ZAW-FA, aby uzyskać uprawnienie nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca

Uprawnienia nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu należy zgłaszać ponownie w przypadku przedłużenia ważności podpisu lub uzyskania nowego podpisu, mimo że posługuje się nim cały czas ta sama osoba.

6.

Jak należy postąpić, gdy zakończymy współpracę z osobą, która za pośrednictwem formularza ZAW-FA miała nadany najszerszy zakres uprawnień

W takiej sytuacji należy złożyć zawiadomienie ­ZAW-FA, wskazując kolejną osobę w miejsce dotychczasowej.

7.

Czy każdy podmiot nieposiadający pieczęci z NIP może złożyć ZAW-FA

Formularz ZAW-FA nie ma zastosowania do nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w przypadku:

1) samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,

2) członków grupy VAT,

3) zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

8.

Od kiedy działają uprawnienia osoby zgłoszonej za pośrednictwem ZAW-FA

Aby uprawnienia zaczęły działać, muszą zostać wprowadzone do systemu.

Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.

Lp.

Model uprawnień

Osoba uprawniona i zakres uprawnień

1

2

3

1.

Standardowy model uprawnień KSeF

1. Podatnik (sprzedawca) – posiada uprawnienia bezpośrednie (przypisane do statusu podatnika) do:

● nadawania uprawnień,

● wystawiania faktur,

● dostępu do faktur.

Może nadać dalsze uprawnienia osobie fizycznej lub innemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu).

2. Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę). Podatnik może jej nadać uprawnienia do:

● nadawania dalszych uprawnień,

● wystawiania faktur,

● dostępu do faktur.

Nie trzeba nadawać wszystkich uprawnień, można wybrać jedno z nich.

WAŻNE! Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL, lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).

3. Podmiot (3) – upoważniony przez podatnika (sprzedawcę), może otrzymać uprawnienia do:

● wystawiania faktur,

● dostępu do faktur.

Dalsze delegowanie uprawnień następuje automatycznie na osoby fizyczne uprawnione do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu wskazanego podmiotu. Uprawnienie to pozwala na pośrednie automatyczne przechodzenie uprawnień do wystawiania lub odbierania faktur, ale tylko o jeden szczebel niżej.

4. Osoba fizyczna (2) – uprawniona przez podmiot (3) – pośrednio przez podatnika do:

● wystawiania faktur,

● dostępu do faktur,

jeśli uprawnienia nadane jej przez podmiot pokrywają się z uprawnieniami nadanymi podmiotowi przez podatnika.

WAŻNE! Podmiot (3) nie wskazuje osoby fizycznej (2) w imieniu podatnika, tylko w swoim. Jedno wskazanie działa dla wszystkich podatników, którzy wskazali dany podmiot (3), i dla tego podmiotu, gdy działa jako podatnik. Takich osób nie wskazuje się w szczególny sposób: osoba wskazana przez podatnika do wystawiania staje się tą osobą (2) dla innego podatnika, który wskazał tego pierwszego jako podmiot.

2.

Samofakturowanie KSeF

Uprawnienia kupującemu do samofakturowania może nadać:

1) podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie,

2) osoba fizyczna – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę).

Nabywca uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) do samofakturowania nie musi nadawać dalszych uprawnień osobie fizycznej lub innemu podmiotowi, które w jego imieniu będą wystawiały te faktury. Uprawnienie, które posiadają od niego, tj. uprawnienie do wystawiania faktur (może wynikać także z najszerszych uprawnień), automatycznie pozwala na wystawianie w procedurze samofakturowania, jeśli podatnik, który upoważnił ich do wystawiania faktur, jest do tego jako nabywca uprawniony.

To samo dotyczy osób fizycznych, które w imieniu innego podmiotu są upoważnione do wystawiania faktur.