Jak archiwizować dokumentację księgową (cz. 2)

Dokumentacja księgowa, jak każda inna dokumentacja, ma określoną kategorię archiwalną, która warunkuje okres jej przechowywania. Ogół dokumentów dzieli się na materiały archiwalne o trwałej wartości (kategoria A), które powinny być przechowywane wieczyście, oraz na dokumentację niearchiwalną (kategoria B), której okres przechowywania zależy od jej praktycznej użyteczności.

Okresy przechowywania dokumentacji księgowej określa ustawa o rachunkowości. Powinny być one również podane w jednolitym rzeczowym wykazie akt, do którego posiadania jest zobowiązana każda jednostka gospodarcza.

Wśród dokumentacji księgowej „produkowanej” w firmach największą wartość mają zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe wraz z naniesionymi rezultatami ich weryfikacji. Właśnie im przyznaje się kategorię archiwalną A. Oznacza to, że podlegają one trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres wynikający z obowiązujących przepisów. Dokumenty kategorii A są przechowywane trwale w archiwum zakładowym przez okres 25 lat od chwili ich wytworzenia, a po upływie tego okresu - przekazywane do archiwum państwowego. Tam dokumenty archiwalne oznaczone kategorią A podlegają wieczystemu (bezterminowemu) przechowywaniu.

Z kolei dokumenty kategorii B, określane jako niearchiwalne, mające wartość praktyczną dla jednostki gospodarczej, są przechowywane tylko przez pewien okres. Wyznaczają go przepisy ustawy o rachunkowości albo inne przepisy (np. emerytalne). Większość dowodów tej kategorii musi być przechowywana przez 5 lat.