Samochód firmowy udostępniony pracownikowi

Kwestie zaliczania wydatków związanych z samochodami służbowymi są szeroko omawiane w wielu interpretacjach podatkowych. Różne są też na ten temat stanowiska tych organów.

Jednostki mają niekiedy wątpliwości, czy odpłatność za korzystanie przez pracowników z firmowych samochodów do celów prywatnych nie daje spółce prawa do potrącenia w kosztach wydatków związanych z eksploatacją tych samochodów także w celach prywatnych (np. zakup paliwa). Nie stanowią bowiem wydatków związanych z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą ani z osiąganymi przez nią przychodami. Są wydatkami na cele osobiste tych pracowników i w związku z tym nie powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Mogłyby jednak stanowić koszt uzyskania przychodów spółki, gdyby w opłatach ponoszonych przez pracowników za używanie firmowych aut były wkalkulowane również koszty paliwa opłacane przez spółkę.

Do kosztów podatkowych jednostki mogą zaliczać odpisy amortyzacyjne dokonywane z tytułu zużycia samochodu firmowego, wydatki na zakup paliwa, wydatki na zakup płynów eksploatacyjnych, np. oleju silnikowego czy płynu do spryskiwaczy, wydatki na zakup części zamiennych i koszty dokonywanych napraw oraz raty leasingowe, gdy zapewniają pracownikom możliwość korzystania z samochodów służbowych stanowiących ich własność bądź znajdujących się w jej dyspozycji na podstawie umów leasingu.

UWAGA!

Pracownicy, którym pracodawca powierza firmowe samochody na potrzeby wykonania czynności służbowych, powinni dołożyć wszelkich starań w celu prawidłowego udokumentowania wydatków ponoszonych w związku z używaniem tych samochodów. Posiadanie właściwych dowodów dokumentujących poniesienie wydatków warunkuje bowiem możliwość ich wpisania do ksiąg rachunkowych.