6. Kontrola (formalna, merytoryczna, rachunkowa)

MARTA DRĄZKIEWICZ

IZABELA GRAS

Przed ujęciem w księgach rachunkowych każdy dokument powinien zostać poddany kontroli formatnej, merytorycznej i rachunkowej. Informacja o tym, kto i kiedy powinien każdą z tych kontroli przeprowadzać, musi znaleźć się w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

Kontrola formalna dokumentu ma na celu sprawdzenie, czy dokument został sporzadzony zgodnie z przepisami, tj. czy jest kompletny, czy zawiera wszystkie dane i czy właściwie charakteryzuje ujęte w nim operacje gospodarcze (nazwy i adresy kontrahentów, date wystawienia, rodzaj i przedmiot operacji, itp.) oraz czy został wystawiony na właściwym formularzu.

Kontrola merytoryczna dokumentów ma na celu stwierdzenie, że wszystkie dane jakościowe, ilościowe i wartościowe, podane w dokumencie, są zgodne z rzeczywistością. Ważne są takie szczegóły, jak: prawidłowa nazwa operacji, prawidłowy jej pomiar ilościowy i jakościowy, celowość transakcji, informacja o płatności (np. czy ujęta w fakturze dostawa materiatów i ich ceny są zgodne z umową, a odbiór dostawy wykazał zgodność ilości i jakości materiałów podanych w fakturze z wynikami ich odbioru).

Kontrola rachunkowa polega na stwierdzeniu, że dokument nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach, czy zawarte na dowodach dane liczbowe są wyliczone prawidłowo (np. czy są poprawnie zsumowane, zaokrąglone). W razie stwierdzenia błędów kontrolujący powinien je wskazać i podać sposób ich skorygowania.

ZAPAMIĘTAJ!

Każdy dowód księgowy przed akceptacją, dekretacją i księgowaniem powinien zostać poddany kontroli pod względem merytorycznym, pod względem formalnym i pod względem rachunkowym.

Przeprowadzona kontrola dokumentu powinina być potwierdzona podpisem osób do tego upoważnionych oraz datą dokonanej kontroli na dowodzie księgowym. Dopiero po tych kontrolach dowody kierowane są do akceptacji, następnie do dekretacji i wreszcie do zaksięgowania.

Fakt dokonania kontroli dowodu księgowego kontrolujący potwierdza przez złożenie podpisu i wpisanie daty kontroli, w miejscu do tego przeznaczonym. Wszelkie opisy odnoszące się do treści dokumentu i operacji, które on odzwierciedla, powinny być zamieszczone na odwrocie dokumentu (jest to strona dokumentu wolna od treści) lub na załącznikach do dokumentu.