Ewidencjonowanie operacji gospodarczych i finansowych

Ewidencjonowanie operacji gospodarczych i finansowych to część działalności jednostek sektora finansów publicznych, w której powstaje najwięcej wątpliwości dotyczących zasad prawidłowego jej prowadzenia. Z jednej strony powodowane jest to tym, że część z reguł tu obowiązujących wynika z praktyki rachunkowości, a nie z uregulowań prawnych, z drugiej - wiele problemów budzi w jednostkach stosowanie szczególnych zasad rachunkowości obowiązujących w sektorze publicznym. W Poradniku zostały omówione najczęściej aktualnie pojawiające się wątpliwości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, związane z:

● obowiązującym w jednostkach sektora finansów publicznych miesięcznym okresem sprawozdawczym,

● wymaganym przez przepisy stopniem szczegółowości ewidencji pomocniczej składników majątkowych,

● zasadami kwalifikowania operacji gospodarczych na odpowiednie konta syntetyczne zgodnie z ich treścią ekonomiczną,

● metodami przeprowadzania i dokumentowania wyników inwentaryzacji,

● zakresem uproszczeń stosowanych w prowadzeniu ewidencji księgowej,

● sposobami wykrywania i korygowania błędów w księgach rachunkowych.

1. Częstotliwość dokonywania zapisów na kontach 222 i 223

Z jaką częstotliwością należy dokonywać zapisów na kontach: 222 "Rozliczenie dochodów budżetowych" i 223 "Rozliczenie wydatków budżetowych" w planie kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego? Czy wystarczy, jeśli zapisy na tych kontach na temat wykonanych dochodów i wydatków będą dokonywane raz na rok (na koniec roku), ewentualnie raz na kwartał, na ostatni dzień kwartału?

Z opisu zasad funkcjonowania kont: 222 "Rozliczenie dochodów budżetowych" i 223 "Rozliczenie wydatków budżetowych" w planie kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego, zawartego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont), wynika, że na kontach tych ujmuje się zrealizowane przez jednostki budżetowe dochody i dokonane wydatki na podstawie okresowych sprawozdań tych jednostek. Rodzaje sprawozdań składanych przez samorządowe jednostki budżetowe, a także częstotliwość ich sporządzania oraz terminy składania do odbiorców sprawozdań określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zgodnie z nimi, kierownicy samorządowych jednostek budżetowych zobowiązani są do sporządzania sprawozdań jednostkowych z wykonania dochodów budżetowych (Rb-27S) i wydatków budżetowych (Rb-28S):