Dowody księgowe - definicja, rodzaje

Jednostki mają obowiązek ewidencjonowania w księgach rachunkowych operacji gospodarczych, czyli takich zdarzeń gospodarczych, które powodują zmiany w strukturze majątkowej tej jednostki. Jest to podstawowa zasada prowadzenia rachunkowości. Zapisów w księgach rachunkowych należy dokonywać na podstawie dowodów stwierdzających wykonanie operacji gospodarczej, nazywanych dowodami księgowymi bądź dowodami źródłowymi (art. 20 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; dalej: uor).

SCHEMAT. Podstawowy podział dowodów księgowych

Poza podstawowym podziałem wskazanym na schemacie dowody księgowe wystawiane przez daną jednostkę dzieli się na:

● zewnętrzne - przekazuje się je w oryginale kontrahentom jednostki (np. rachunki, faktury, pokwitowania wpłaty do kasy jednostki z kwitariuszy przychodowych),

● wewnętrzne - potwierdzają one wykonanie operacji wewnątrz jednostki (np. OT - "Przyjęcie środka trwałego", nota księgowa potwierdzająca fakt odpisania przedawnionej należności podatkowej).

Z kolei wśród dokumentów księgowych wewnętrznych wyróżnia się dowody:

● zbiorcze - które służą do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,

● korygujące poprzednie zapisy,

● zastępcze - które wystawia się do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego lub w przypadku braku możliwości otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

● rozliczeniowe - za pomocą których ujmuje się już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W zależności od ustaleń wewnętrznych jednostki jako dokumenty zbiorcze, korygujące, zastępcze i rozliczeniowe mogą być stosowane np.:

● PK - "Polecenie księgowania",

● nota księgowa,

● KW - "Kasa wypłaci",

● RK - "Raport kasowy",

● zbiorcze zestawienia tabelaryczne dowodów księgowych, służące do ich łącznego ujmowania w księgach rachunkowych,

● zbiorcze zestawienia dowodów masowych, służące do ich dekretacji.

Przedstawione podziały klasyfikacyjne mają znaczenie dla ustalenia wymagań odnośnie do obowiązkowej treści, jaka powinna być zawarta w danym dokumencie księgowym, a także do zasad, na jakich można korygować stwierdzone w nim błędy.