Dokumentowanie sprzedaży rzeczy i usług

Do dokumentowania przez jednostkę sektora finansów publicznych zbycia wyrobów, towarów, materiałów, środków trwałych oraz usług służy faktura VAT lub rachunek, wystawiane np. w przypadkach operacji gospodarczych dotyczących:

● sprzedaży składników majątku trwałego związanej z prowadzeniem gospodarki nieruchomościami Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego,

● sprzedaży zbędnych składników mienia ruchomego,

● świadczenia usług najmu lokali oraz dzierżawy nieruchomości lub ich części,

● wynajmu powierzchni pod reklamy,

● odsprzedaży zbędnych materiałów,

● sprzedaży wyrobów i usług przez samorządowe zakłady budżetowe.

Przy wystawianiu oraz korygowaniu faktur i rachunków obowiązują przepisy szczegółowe wynikające z ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) oraz z rozporządzeń Ministra Finansów:

● z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie w sprawie faktur),

● z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (dalej: rozporządzenie w sprawie odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej).

Faktury, rachunki i dokumenty je korygujące są dowodami księgowymi:

● własnymi zewnętrznymi - u ich wystawców,

● obcymi zewnętrznymi - u ich odbiorców.

Wystawione dowody własne jednostki: faktury i noty korygujące, rachunki i noty księgowe korygujące rachunki należy poddać kontroli, zanim zostaną podpisane przez upoważnione do tego osoby i przekazane (przesłane) do kontrahentów. Kontrolę tę powinien przeprowadzać główny księgowy lub inny pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki.

Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa dowodów własnych jednostki

1. Czy zostały one wystawione na właściwych formularzach, mają nadaną odpowiednią nazwę i niepowtarzalne numery identyfikacyjne.