Nota księgowa

Nota księgowa (obciążeniowa, uznaniowa lub obciążeniowo-uznaniowa) jest dokumentem rozliczeniowym jednostki stosowanym przy dokumentowaniu transakcji, które nie podlegają przepisom ustawy o VAT (a więc ich przeprowadzenie nie jest dokumentowane w postaci faktury) ani nie dotyczą sprzedaży czy świadczenia usług przez podatników, potwierdzanych w postaci rachunku wystawianego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Noty sporządza się m.in. dla udokumentowania operacji:

● z kontrahentami - np. w zakresie naliczania odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych należności lub naliczania kar umownych należnych w związku z nienależytym wykonaniem zobowiązań wynikających z zawartych umów albo też korygowania należności wynikających z błędów popełnionych w rachunkach (wtedy są dokumentami własnymi zewnętrznymi jednostki),

● z pracownikami jednostki - dotyczących obciążenia należnościami z tytułu niedoborów i szkód w mieniu jednostki (w tym przypadku pełnią rolę dokumentów wewnętrznych),

oraz do ujmowania tych operacji w księgach rachunkowych jednostki.

Noty księgowe stosuje się również w przypadku dokonywania wzajemnych rozliczeń pomiędzy powiązanymi jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych nieuprawnionymi do wystawiania faktur VAT.

Ponieważ nie ma ogólnie obowiązujących przepisów dotyczących zasad wystawiania, korygowania czy wzorów not księgowych, reguły to normujące powinny być określone w przepisach wewnętrznych jednostek, w ramach ustalania polityki rachunkowości przez ich kierowników (art. 10 uor).

Notę księgową (zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną) wystawia w minimum dwóch egzemplarzach właściwy pracownik komórki księgowości, z czego: