Ćwiczenia pozwalające na samodzielne sprawdzenie wiedzy i umiejętności w wykrywaniu luk w kontroli zarządczej, mogących prowadzić do defraudacji

(ćwiczenia zostały opracowane na przykładach faktycznie zaistniałych sytuacji, stąd mogą stanowić pomoc w bieżącej pracy dla kierownictwa jednostek oraz pracowników komórek i jednostek kontrolnych)

ĆWICZENIE 1

W jednostce budżetowej funkcjonują trzy stanowiska kasowe (kasa dochodów, kasa wydatków, kasa świadczeń pracowniczych). Transport gotówki z banku do kas i na odwrót odbywa się w ten sposób, że pracownik zatrudniony na stanowisku konwojenta:

● przy odprowadzaniu gotówki z kasy do banku - odbiera za pokwitowaniem od kasjerów pieniądze umieszczone w zamkniętych pakietach (kopertach), z oznaczeniem numeru kasy, kasjera przekazującego gotówkę i kwoty, z dołączonym wypełnionym dowodem wpłaty na rachunek bankowy jednostki (formularz BDW),

● przy przekazaniu do kas gotówki pobranej z banku - wydaje kasjerom za pokwitowaniem gotówkę (odpowiednią ilość banknotów i bilonu, wyliczaną w ich obecności) według składanych przez nich pisemnych zapotrzebowań.

Zarówno kasjer, jak i konwojent złożyli oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzoną im gotówkę.

Zadania do wykonania

1. Wskaż lukę w procedurach obowiązujących w jednostce umożliwiającą dokonanie defraudacji zarówno kasjerowi, jak i konwojentowi.

2. Opisz sposób dokonania defraudacji i jej konsekwencje dla jednostki oraz obu pracowników (w kontekście możliwości udowodnienia winy i dochodzenia zwrotu zagarniętych kwot).

3. Wskaż, jakie zmiany należy wprowadzić w procedurach, aby zapobiec defraudacji, a w przypadku jej dokonania - uniknąć problemów z ewentualnym ustaleniem sprawcy i dochodzeniem zwrotu zagarniętych środków.

ĆWICZENIE 2

Kontrola przeprowadzona w kasie ośrodka pomocy społecznej wykazała, że na listach wypłat zasiłków celowych podpis kasjera widniał zarówno w pozycji wypłacono, jak i w pozycji pobrano gotówkę (nieprawidłowość dotyczyła 36 pozycji na 20 listach wypłat z 2013 r., suma nieprawidłowo pokwitowanych kwot wyniosła 21 800 zł). Z wyjaśnień kasjera wynikało, że kwoty te zostały wypłacone podopiecznym ośrodka, którzy nie mogli się podpisać, więc zamiast nich fakt pobrania przez nich gotówki potwierdzał sam kasjer.