Ściąga księgowego: Udzielanie i rozliczanie zaliczek– obieg i kontrola dokumentów w tym zakresie

Każdy dokument dotyczący udzielenia i rozliczenia zaliczki musi przejść pełną ścieżkę obiegu i kontroli, obejmującą sprawdzenie merytoryczne, formalno-rachunkowe oraz kontrolę wstępną. Następnie powinien zostać zatwierdzony przez osobę uprawnioną przed realizacją operacji finansowej. Pominięcie któregokolwiek z etapów może prowadzić do powstania nieprawidłowości finansowych, odpowiedzialności kierownika jednostki lub naruszenia zasad gospodarki finansowej.

Aby zapewnić jednolity sposób postępowania, prawidłową kontrolę wydatkowania środków publicznych oraz jednoznaczne określenie odpowiedzialności poszczególnych osób uczestniczących w procesie, została opracowana procedura określająca zasady obiegu i kontroli wniosków o zaliczki na koszty podróży służbowych i innych dokumentów związanych z wykonywaniem zadań służbowych oraz rozliczania tych zaliczek.

Procedury są takie same zarówno w obiegu papierowym, jak i elektronicznym (EOD). W obiegu elektronicznym, w którym występują dwa poziomy zatwierdzania dokumentów – akceptacja oraz zatwierdzenie – poziom niższy (akceptacja) może być stosowany wyłącznie na etapie kalkulacji kwoty zaliczki. Wszystkie aspekty kontroli – merytorycznej, formalno-rachunkowej, wstępnej – a także zatwierdzenie do realizacji, wymagają zastosowania poziomu wyższego (zatwierdzenie), zapewniającego utrwalenie w systemie daty, podpisu osoby zatwierdzającej oraz ewentualnych uwag, w tym opisu merytorycznego lub przyczyny anulowania dowodu.