Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych

Wstęp

Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych jest dla kierownika jednostki organizacyjnej sektora finansów publicznych narzędziem wykorzystywanym w procesie zarządzania jednostką i powinna służyć utrzymaniu porządku dokumentacyjnego. Wiąże się ona nierozerwalnie z działalnością każdej jednostki o wieloosobowej strukturze organizacyjnej i służy realizacji celów z zakresu ewidencji, księgowości, sprawozdawczości, przepływu informacji i decyzyjności.

Istotne znaczenie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych wynika z faktu, że określa ona "ścieżkę dokumentu", począwszy od jego sporządzenia, poprzez przepływ do komórek pośrednich, kontrolę, ewidencję połączoną z właściwym grupowaniem w akta dokumentacyjne, aż po przechowywanie i archiwizowanie.

Od jakości dokumentów i ich wiarygodności uzależniona jest jakość informacji, jaką ze sobą niosą.

Im szerszy wachlarz dokumentów występuje w danej jednostce organizacyjnej, tym pojawia się większa potrzeba zaprowadzenia porządku w dokumentacji, co zapewne ułatwi dostęp do każdego z dokumentów i wykorzystanie go w bieżącej pracy do celów kontrolnych, analitycznych lub decyzyjnych. Wprowadzony w danej jednostce ład w dokumentacji stanowi wizytówkę jednostki wobec podmiotów zewnętrznych, m.in. instytucji ją kontrolujących, a także pozwala na bieżąco i terminowo prowadzić ewidencję operacyjną oraz księgową, co z kolei umożliwia terminowe sporządzanie sprawozdań, deklaracji i informacji.