Przeprowadzanie spisu z natury

Spis z natury należy przeprowadzać zgodnie z harmonogramem ustalanym przez kierownika jednostki (stanowi on najczęściej załącznik do zarządzenia w sprawie przeprowadzenia spisu z natury). W harmonogramie spisu z natury powinny być określone:

● składniki majątku, które mają zostać zinwentaryzowane,

● terminy wykonywania poszczególnych czynności w ramach przygotowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,

● osoby odpowiedzialne za wykonanie tych czynności.

Przedstawiamy wzór harmonogramu spisu z natury środków trwałych, pozostałych środków trwałych, środków pieniężnych oraz papierów wartościowych w formie materialnej.

Wzór 1. Harmonogram spisu z natury

Spis z natury na danym polu spisowym należy rozpocząć od przyjęcia przez komisję inwentaryzacyjną (zespół spisowy) oświadczenia od osoby materialnie odpowiedzialnej za znajdujące się na nim składniki majątkowe o tym, że przekazała ona wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe składników majątkowych do komórki księgowości, a wszystkie składniki majątkowe, za które ponosi odpowiedzialność, znajdują się na terenie jednostki we właściwych pomieszczeniach (patrz wzór 2).

Wzór 2. Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej - przed rozpoczęciem spisu

Następnie członkowie komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) przeprowadzają czynności spisowe, czyli dokonują przeliczenia, zmierzenia, zważenia bądź ustalenia w drodze obliczeń technicznych lub oszacowania faktycznej ilości poszczególnych składników majątkowych znajdujących się w polu spisowym. Przeliczenie (zmierzenie, zważenie) powinno być dokonywane dwukrotnie (dla uniknięcia błędu) - jego wynik należy niezwłocznie wpisać do arkusza spisowego i przedstawić osobie materialnie odpowiedzialnej bądź pracownikowi, którego pieczy zostało powierzone inwentaryzowane mienie.