Odpisy aktualizujące należności cywilnoprawne - zasady ich tworzenia

Jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek corocznego dokonywania odpisów aktualizujących. Wiąże się to z zasadą ostrożności. Pojawiającym się problemem jest ustalanie jego wysokości, jak również ewentualna możliwość stosowania zbiorczych odpisów aktualizujących czy też wprowadzania w polityce rachunkowości uproszczeń co do zasad prowadzenia owego odpisu aktualizującego. Jest to ważne zagadnienie i nie może być pominięte przy analizie należności cywilnoprawnych.

W tym rozdziale przedstawione są zagadnienia związane z obowiązkiem dokonywania odpisów aktualizujących dotyczących należności cywilnoprawnych do sprawozdania finansowego - bilansu.

Jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do prowadzenia obowiązkowo odpisów aktualizujących należności i to niezależnie od tego, czy są to należności cywilnoprawne czy też inne - np. należności publicznoprawne.

W przypadku otrzymania zaliczki, zadatku czy też przedpłaty, prowadzenie odpisów aktualizujących należności należy uznać za nieuzasadnione, gdyż w takiej sytuacji w jednostce nie wystąpi zapis na kontach rozrachunkowych.

PRZYKŁAD

W dniu 28 grudnia 2015 r. jednostka otrzymała zaliczkę na poczet usługi, którą wykona w styczniu 2016 r. Jednostka dokona tylko zapisu na koncie 840 oraz 130 (subkonto dochodów) we właściwej podziałce klasyfikacji budżetowej. Zapis księgowy: Wn 761 i Ma 290 jest nieuprawniony.

Ewidencję księgową przedstawia schemat.

Schemat. Przypis należności - zaliczka

Na dzień bilansowy każda jednostka musi dokonać wyceny aktywów. W związku z tym na dzień bilansowy należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 uor). Przez kwotę wymaganej zapłaty należy rozumieć nominalną kwotę należności. W szczególnych przypadkach kwotę wymaganej zapłaty mogą powiększać:

● kary umowne,

● zasądzone koszty sądowe,

● należne za zwłokę w zapłacie odsetki umowne lub ustawowe,