Moment ujęcia księgowego zobowiązania cywilnoprawnego i publicznoprawnego

Każde zobowiązanie - publicznoprawne czy cywilnoprawne - musi zostać ujawnione w księgach rachunkowych na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych, takich jak: faktura, rachunek, nota obciążeniowa, decyzja administracyjna czy też inne tzw. nienazwane dowody źródłowe, których katalog jest otwarty.

W tej części Poradnika zaprezentowane są zagadnienia związane z momentem ujęcia w księgach rachunkowych jednostki zobowiązania z nazwanych dowodów źródłowych typu: faktury/rachunki, noty obciążeniowe i decyzje administracyjne. Zewnętrzne dowody źródłowe służą udokumentowaniu powstania, realizacji danego zdarzenia - tutaj zdarzeń dotyczących zobowiązań.

1. Faktury, rachunki

W związku z prowadzoną działalnością jednostka spotyka się każdego dnia z wpływającymi do niej fakturami czy rachunkami. Zagadnienie ujęcia księgowego otrzymywanych faktur jest szerokie, dlatego też zilustrowano je przykładami.

PRZYKŁAD 1

Jednostka A w marcu 2015 r. otrzymała fakturę wielopozycyjną za wykonane prace na jej rzecz. Kwota brutto z faktury wynosi 1230 zł. W fakturze zostały wyodrębnione następujące pozycje:

● robocizna - 350 zł,

● materiały - 650 zł,

● transport - 230 zł.

Jednostka A zamierza zaksięgować tę fakturę jako zobowiązanie w układzie różnych kosztów rodzajowych.

SCHEMAT. Ewidencja zobowiązań wynikających z faktury wielopozycyjnej

PRZYKŁAD 2

Jednostka B w marcu 2015 r. otrzymała fakturę wielopozycyjną za wykonane prace na jej rzecz. Kwota brutto z faktury wynosi 1230 zł. W fakturze zostały wyodrębnione następujące pozycje:

● robocizna - 350 zł,

● materiały - 650 zł,

● transport - 230 zł.

Jednostka, kierując się treścią ekonomiczną oraz postanowieniami umowy, zamierza zaksięgować całą kwotę z faktury jako zobowiązanie dotyczące nabycia usługi remontowej w paragrafie 427 "Zakup usług remontowych".

SCHEMAT. Ewidencja zobowiązania wynikającego z faktury wielopozycyjnej

W obu przykładach każda z jednostek ujęła zobowiązanie na koncie 201. Dla jednostki A dokonana czynność stanowiła zakup towarów i usług, a dla jednostki B - jedno ekonomiczne zdarzenie, tj. zakup usługi. Zagadnienia te szeroko zostały opisane w kwietniowym numerze Poradnika "Klasyfikacja budżetowa - zmiany i praktyczne przykłady".