Korespondencja dotycząca realizacji planów finansowych jednostek podległych, kierowana do organu wykonawczego JST

Budżet JST jest rocznym planem dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów tej jednostki przyjmowanym w formie uchwały budżetowej na rok budżetowy i stanowi podstawę gospodarki finansowej JST w roku budżetowym. Zadania objęte budżetem JST, dotyczące m.in. gromadzenia i wydatkowania środków publicznych, wykonywane są przez jej jednostki organizacyjne, które mogą funkcjonować w formie jednostki budżetowej czy też samorządowego zakładu budżetowego. Zmiana kwot dochodów i wydatków następuje w drodze uchwały organu stanowiącego JST lub wykonawczego JST (województwa, powiaty) oraz zarządzenia wójta/burmistrza/prezydenta miasta (organ wykonawczy gminy). Wiele zmian zachodzących w budżecie JST w trakcie roku jest efektem składanych wniosków przez kierowników jednostek budżetowych JST. Najczęściej zmiany te dotyczą przeniesienia środków finansowych w planie wydatków pomiędzy poszczególnymi podziałkami klasyfikacji budżetowej w zakresie realizowanych przez jednostkę budżetową zadań statutowych. Działania te następują w wyniku bieżącej weryfikacji realizacji budżetu JST oraz w związku z dostosowaniem planu wydatków budżetowych do wysokości faktycznych wydatków przewidzianych do poniesienia przez jednostki budżetowe. Niezmiernie ważne jest, aby kierownik jednostki na bieżąco informował organ wykonawczy JST o oczekiwanych zmianach w planie finansowym jednostki na dany rok budżetowy, co ułatwia planowanie pracy organów JST i umożliwia dotrzymanie terminów wynikających z obowiązujących uregulowań prawnych. Wskazane jest również, aby przekazywanie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz różnego rodzaju informacji następowało poprzez załączanie ich do pism przewodnich. Zastosowanie takiej formuły w przekazywaniu tego rodzaju dokumentów ułatwia zachowanie wewnętrznego porządku w gromadzonej dokumentacji i usprawnia prace w zakresie przygotowywania jej do archiwizacji.