Kontrola merytoryczna dowodów księgowych w systemie kontroli zarządczej

W jednostkach sektora finansów publicznych powinny funkcjonować szczegółowe mechanizmy kontroli w zakresie wykonywanych operacji gospodarczych i finansowych zgodne ze standardami kontroli zarządczej określonymi w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (dalej: komunikat w sprawie standardów kontroli zarządczej). Mechanizmy te powinny obejmować przynajmniej:

● rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,

● zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione,

● podział kluczowych obowiązków,

● weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Stosowane mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty ich wdrożenia i stosowania nie powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści. Wszystkie procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, a także dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników należy utrwalić na piśmie, w dokumentacji systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja ta powinna być spójna wewnętrznie i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna przy wykonywaniu ich obowiązków.

Kontrola merytoryczna dowodów księgowych - obok ich kontroli pod względem formalnym i rachunkowym - zapewnia weryfikację operacji gospodarczych i finansowych przed ich realizacją - stąd nazywana jest kontrolą wstępną. W wyjątkowych przypadkach może być stosowana jako kontrola następcza (inaczej ex post, czyli po zrealizowaniu operacji gospodarczej).

Jednostki mają obowiązek ewidencjonowania w księgach rachunkowych operacji gospodarczych, czyli takich zdarzeń gospodarczych, które powodują zmiany w strukturze majątkowej tych jednostek (np. zakup materiałów za gotówkę, zakup środków trwałych sfinansowany z kredytu, zaciągnięcie i spłata kredytu, zużywanie się środków trwałych). Jest to podstawowa zasada prowadzenia rachunkowości zawarta w art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Zapisów w księgach rachunkowych należy dokonywać na podstawie dowodów stwierdzających wykonanie operacji gospodarczej, nazywanych dowodami księgowymi bądź dowodami źródłowymi. Dowody te, aby mogły być podstawą zapisów w księgach rachunkowych, muszą być poprawne pod względem: