Kontrola merytoryczna dowodów księgowych wykonywana ex post (po dokonaniu wydatków)

W praktyce występują dwa typy operacji, w których kontrola merytoryczna dowodów źródłowych nie jest przeprowadzana ex ante (przed ich realizacją), ale ex post - po dokonaniu wydatku ze środków publicznych. Są to przypadki dokonywania zakupów środków rzeczowych (trwałych i obrotowych) oraz usług opłacane:

1) z zaliczek udzielonych pracownikowi przez pracodawcę,

2) za pomocą kart płatniczych wydanych do rachunków bankowych jednostki organizacyjnej sektora publicznego, będących w posiadaniu pracowników tych jednostek.

1. Kontrola merytoryczna wydatków opłacanych z zaliczek udzielanych pracownikom

Pracownicy państwowych i samorządowych jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych mogą otrzymywać zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych (na zasadach określonych w rozporządzeniu o podróżach służbowych), pracownicy samorządowych jednostek organizacyjnych mogą także otrzymywać zaliczki na inne cele, na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych tych jednostek. Kontrola merytoryczna w przypadku wydatków finansowanych z zaliczek odbywa się w dwóch etapach:

● etap 1 - przed udzieleniem zaliczki,

● etap 2 - po wydatkowaniu środków z zaliczki.

Przed udzieleniem zaliczki pracownik ma obowiązek złożyć wniosek o jej udzielenie, wskazując w nim kwotę środków niezbędnych do pokrycia określonych rodzajowo wydatków (np. ustaloną na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej krajowej lub zagranicznej czy wstępnej kalkulacji innych kosztów, które zostaną pokryte z udzielonej zaliczki celowej).

W ramach kontroli pod względem merytorycznym wniosku o zaliczkę sprawdza się:

1) czy udzielenie zaliczki jest dopuszczalne w świetle przepisów obowiązujących w danym rodzaju i typie jednostek organizacyjnych,

2) czy o udzielenie zaliczki wystąpił uprawniony do tego pracownik (czyli ten, który otrzymał polecenie wyjazdu służbowego, bądź ten, który zgodnie z przepisami jednostki wykonuje zadania, na które mogą być udzielane zaliczki na pokrycie innych wydatków jednostki),