Nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych

Jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do prowadzenia rachunkowości zgodnie z uor, z odmiennościami wynikającymi z uofp (art. 40 ust. 1 uofp), przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a także ustaw szczególnych.

1. Nieuprawniona zmiana miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostki

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone przez jednostkę, która może powierzyć ich prowadzenie uprawnionemu przedsiębiorcy (art. 11 uor)*. W jednostkach sektora finansów publicznych zasada ta jest ograniczona przez przepis szczególny - art. 54 ust. 1 uofp, który stanowi, że w jednostkach sektora finansów publicznych za prowadzenie ich rachunkowości odpowiada główny księgowy, który jest pracownikiem danej jednostki. Stąd też księgi rachunkowe jednostek sektora finansów publicznych muszą być prowadzone w ich siedzibach, przez osobę zatrudnioną w nich na podstawie umowy o pracę.

Naruszenia art. 11 uor i art. 54 ust. 1 uofp spotykane w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczą:

● powierzania przez jednostki organizacyjne sektora publicznego posiadające osobowość prawną prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy (biuru rachunkowemu),

● zlecania prowadzenia ksiąg rachunkowych księgowemu na podstawie umowy cywilnoprawnej (zlecenia, umowy o dzieło).

PRZYKŁADY NIEPRAWIDŁOWOŚCI*

W gminnej instytucji kultury po stwierdzeniu poważnych nieprawidłowości i przestępstwa defraudacji środków zostali zwolnieni z pracy: dyrektor tej jednostki oraz główna księgowa, która pomagała dyrektorowi w defraudacji, fałszując księgi rachunkowe. Nowy dyrektor instytucji kultury, zatrudniony na podstawie kontraktu menedżerskiego, powierzył prowadzenie ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu położonemu w innej miejscowości niż siedziba instytucji, co spowodowało poważne problemy z przeprowadzeniem kontroli finansowej w tej jednostce przez regionalną izbę obrachunkową (RIO). Dyrektor instytucji uważał, że udostępnianie ksiąg rachunkowych do kontroli w siedzibie instytucji, zgodnie z art. 11a pkt 2 uor, wiąże się ze zbyt dużymi kosztami (wydruk ksiąg prowadzonych za pomocą komputera i ich przewożenie do siedziby instytucji wraz z dowodami księgowymi), natomiast przeprowadzanie kontroli w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych nie było możliwe, ponieważ w biurze rachunkowym nie było do tego niezbędnych warunków (odrębnego pomieszczenia). Poza tym inspektorzy kontroli z RIO nie mogliby na bieżąco mieć dostępu do innych dokumentów niż księgowe, koniecznych do przeprowadzenia kontroli (znajdujących się w siedzibie instytucji) oraz możliwości kontaktowania się z dyrektorem i innymi pracownikami instytucji, odpowiedzialnymi za realizację jej zadań. Kontrola musiała zostać zawieszona do czasu zatrudnienia w instytucji głównego księgowego i przeniesienia miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych instytucji z powrotem do jej siedziby.