Naruszenia ogólnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jednostki sektora finansów publicznych powinny przestrzegać wszystkich zasad określonych w uor, podobnie jak inne jednostki organizacyjne zobowiązane do jej stosowania. Tymczasem właśnie te podstawowe zasady należą do najczęściej naruszanych, co w konsekwencji powoduje, że księgi rachunkowe jednostek nie spełniają wymogów z art. 24 uor, czyli nie są rzetelne, prowadzone na bieżąco i w sposób sprawdzalny.

1. Nieprawidłowe przenoszenie sald otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych

Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych (art. 5 ust. 1 zd. 2 uor). Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych techniką ręczną naruszenia tego przepisu, powodujące niezgodność pomiędzy saldami otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych, powstają na skutek błędów przy przepisywaniu sald ewidencji syntetycznej z ksiąg zamykanych do otwieranych (np. czeskie błędy, pominięcie określonych cyfr w liczbie). Podobną przyczynę mają także błędy powstające przy przechodzeniu z techniki ręcznej prowadzenia ksiąg rachunkowych na technikę komputerową. W przypadku ksiąg rachunkowych prowadzonych wyłącznie techniką komputerową tego typu błędy powstają przy nieprawidłowo przeprowadzonej operacji zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych lub przy próbach korekty ręcznej nieprawidłowo przeniesionych sald otwarcia i zamknięcia.

PRZYKŁAD NIEPRAWIDŁOWOŚCI

W jednostce budżetowej program stosowany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w przypadku operacji zamykania kont syntetycznych zespołu 2, nie pozwalał na ukazanie prawidłowych sald po stronie Wn i Ma, generując jedynie persalda należności (zobowiązań) - w zależności od tego, które z tych sald było wyższe. Aby uniknąć nieprawidłowego przetwarzania danych, w kolejnym otwieranym roku obrotowym główna księgowa, w przypadku kont tego zespołu, wyłączała opcję automatycznego przenoszenia przez system sald z roku zamkniętego i wprowadzała ręcznie osobno salda należności i zobowiązań uzyskiwane z ręcznego sumowania wydruków sporządzanych z kont analitycznych jako salda otwarcia.