Umowy - zasady ogólne dotyczące ich zawierania oraz ewidencji bilansowej i pozabilansowej

Przy konstruowaniu każdej umowy funkcjonującej w obrocie gospodarczym należy pamiętać o najważniejszych jej elementach, takich jak:

1) oznaczenie stron, w tym ustalenie prawidłowej reprezentacji stron,

2) przedmiot umowy - określenie, czego umowa będzie dotyczyć; treść pozostałej części umowy powinna w zasadzie sprowadzać się do uszczegółowienia tego, co stanowi przedmiot umowy,

3) świadczenia stron - im bardziej szczegółowo zostaną opisane świadczenia, tym mniej wątpliwości będzie budzić podpisana umowa; warto określić, co będzie świadczone, kiedy, gdzie, przez kogo, w jaki sposób i na jakich zasadach, według jakich procedur, w jaki sposób np. będzie prowadzony nadzór ze strony "zamawiającego" i jakie zabezpieczenia zostaną ustalone z tytułu prawidłowego wykonania umowy oraz z tytułu gwarancji i rękojmi itd.,

4) skutki naruszenia umowy - to bardzo istotna, często niedoceniana część umowy; oprócz kar umownych można w tej części zawrzeć prawo wykonania obowiązków drugiej strony na jej koszt,

5) odpowiedzialność - istotne jest uregulowanie wzajemnej odpowiedzialności stron, np. odszkodowawczej,

6) warunki zakończenia umowy - ustalenie zasad dotyczących wypowiedzenia, odstąpienia czy też rozwiązania umowy,

7) postanowienia końcowe - umowa w tej części powinna rozstrzygać takie kwestie, jak: warunki zmiany umowy, wybór prawa właściwego i sądu właściwego.

Należy zachować maksymalną precyzję w każdym z fragmentów umowy, by nie pozostawiać wolnego pola do rozbieżnych interpretacji poszczególnych jej zapisów.

W praktyce często można spotkać się z błędnym przekonaniem, że to prawnicy powinni konstruować umowy. Nie zawsze jest to dobre rozwiązanie. Wskazane jest, aby pierwsza wersja umowy została przygotowana przez pracownika komórki merytorycznej, któremu znane są wszelkie okoliczności towarzyszące danemu zdarzeniu gospodarczemu (najlepiej potrafi przewidzieć praktyczne konsekwencje zaistniałych zdarzeń). A zatem to pracownik merytoryczny, prowadzący sprawę, powinien zmierzyć się z obowiązkiem jak najtrafniejszego opisania przedmiotu umowy. Rolą prawnika przy prostych i typowych umowach jest zweryfikowanie, czy zapisy wprowadzone przez pracownika merytorycznego nie stoją w sprzeczności z prawem i czy mają moc prawną oraz czy nie zostały przez niego zastosowane niedozwolone klauzule.