Dokonanie księgowań, które - zgodnie z przepisami szczególnymi - podlegają wykonaniu na koniec roku budżetowego

Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12 ust. 5 uor). Przy księgach rachunkowych prowadzonych komputerowo realizacja funkcji zamknięcia miesiąca bądź roku obrotowego polega na zablokowaniu możliwości dokonywania zapisów księgowych we wszystkich zbiorach składających się na komputerowe księgi rachunkowe. Zamknięcie ksiąg rachunkowych wiąże się z dokonaniem szeregu działań wynikających ze specyfiki działalności jednostek budżetowych.

1. Odsetki za zwłokę

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (dalej: k.c.) nie definiuje pojęcia odsetek. W sumie żadna ustawa nie określa tego, czym są odsetki. To jednak nie oznacza, że obowiązujące prawo nie zawiera regulacji w tym zakresie. Odsetki są nieodłącznie związane ze świadczeniem głównym, co oznacza, że roszczenie o odsetki wynika z tych samych podstaw prawnych, z których wynika roszczenie o świadczenie główne.

Odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału (art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp). Ponadto odsetki od należności i zobowiązań (w tym również podatkowych) ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału (§ 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). Oczywiście prawo pobierania odsetek może wynikać z czynności prawnej, z ustawy, z orzeczenia sądowego lub z decyzji innego właściwego organu.

Podstawę prawną ustalania odsetek od należności cywilnoprawnych stanowi art. 481 k.c. Zgodnie z nim, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia w spłacie i nie musi wykazywać, że z tytułu opóźnienia poniósł jakąś szkodę. Prawo wierzyciela do pobierania odsetek z tytułu opóźnienia (zwłoki) istnieje nawet wtedy, gdy dłużnik nie ponosi za nie odpowiedzialności. Przy odsetkach za zwłokę w zapłacie niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym i należności cywilnoprawnych nie istnieje granica kwotowa, do której jednostka budżetowa jest zwolniona z obowiązku ich naliczania. Odsetki te należy naliczać i ewidencjonować w księgach rachunkowych w groszach. W praktyce spotyka się często zapisy w regulacjach wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych określające kwotę, do której nie podejmują działań egzekucyjnych zaległych należności innych niż podatkowe. Zwyczajowo dotyczy to niewielkich kwot niepodatkowych należności o charakterze publicznoprawnym i należności cywilnoprawnych (w tym odsetek), które mogą być np. umarzane w całości (zgodnie z art. 56 ust. 1 pkt 3 uofp) na podstawie decyzji kierownika państwowej jednostki budżetowej (zgodnie z art. 58 ust. 1 pkt 2 uofp) lub też na zasadach określonych w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego (podjętej na podstawie art. 59 uofp). Przy zaległościach cywilnoprawnych dłużnik mający względem tego samego wierzyciela kilka długów tego samego rodzaju może przy ich spłacie wskazać, który dług chce zaspokoić. Jednak to, co przypada na poczet danego długu, wierzyciel może przede wszystkim zaliczyć na związane z tym długiem zaległe należności uboczne (np. odsetki) i świadczenia główne, z zapłatą których dłużnik zalega. Oznacza to, że wpłaconą przez dłużnika kwotę jednostka ma prawo zaliczyć w pierwszej kolejności na odsetki za zwłokę.