Faktury elektroniczne - zasady wystawiania, sygn. F.5.

TOMASZ MAICHER

Warunkiem posługiwania się fakturami elektronicznymi jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści poprzez:

l bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

l wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Wystawianie i przesyłanie e-faktur jest możliwe pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez nabywcę, czyli podmiot otrzymującego taką fakturę. Akceptacji należy dokonać w formie pisemnej lub elektronicznej (autentyczność akceptacji w formie elektronicznej powinna być zapewniona bezpiecznym podpisem elektronicznym lub za pomocą EDI).

Posługując się fakturami elektronicznymi (zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy) należy pamiętać o obowiązku przechowywania ich na terytorium Polski. W ramach wyjątku możliwe jest również przechowywanie ich w innym państwie Unii Europejskiej. W takiej sytuacji należy wcześniej poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego (w odniesieniu do podatnika tego podatku) o miejscu ich przechowywania.

Faktury elektroniczne powinny być przechowywane (zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę) w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, a ponadto w sposób umożliwiający, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur, jak również zapewniający czytelność tych faktur, ich autentyczność i integralność.