Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa sposób organizacji kontroli zarządczej w Ministerstwie Energii oraz obowiązki jednostek w działach administracji rządowej - energia i gospodarka surowcami energetycznymi w ramach kontroli zarządczej.

§ 2. Użyte w zarządzeniu pojęcia i skróty oznaczają:

1) dział - dział administracji rządowej - energia oraz gospodarka surowcami energetycznymi, o których mowa w art. 5 pkt 2a i 6a ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1275);

2) jednostka w dziale - jednostkę nadzorowaną przez Ministra, która jest objęta kontrolą zarządczą;

3) Minister - ministra właściwego do spraw energii i gospodarki surowcami energetycznymi;

4) Ministerstwo - Ministerstwo Energii;

5) Dyrektor Generalny - Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

6) kierownictwo Ministerstwa - Ministra, sekretarza stanu, podsekretarza stanu, Szefa Gabinetu Politycznego Ministra oraz Dyrektora Generalnego;

7) kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa - dyrektora departamentu lub biura Ministerstwa, lub kierującego komórką organizacyjną zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa;

8) komitet audytu - komitet audytu w rozumieniu art. 288 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, powołany przez Ministra dla działów;

9) koordynator do spraw kontroli zarządczej - pracownika Ministerstwa właściwego do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie;

10) komórka organizacyjna nadzorująca jednostkę w dziale - komórkę organizacyjną Ministerstwa, której na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono zadania związane z wykonywaniem nadzoru Ministra nad jednostką w dziale;

11) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok, o którym mowa w art. 70 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, sporządzone przez Ministra zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie tej ustawy;

12) plan działalności Ministra - plan działalności na rok następny, o którym mowa w art. 70 ust. 1, 2 i 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, sporządzony przez Ministra zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 tej ustawy;

13) samoocena kontroli zarządczej - sformalizowaną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie, przeprowadzaną w komórkach organizacyjnych Ministerstwa;

14) sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra - sprawozdanie z wykonania planu działalności za poprzedni rok, o którym mowa w art. 70 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, sporządzone przez Ministra zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 tej ustawy;

15) właściciel celu - odpowiedzialnego za realizację celu kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownika jednostki w dziale.

§ 3. 1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych przez kierownictwo Ministerstwa, kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa, pracowników Ministerstwa oraz kierowników jednostek w dziale we wszystkich obszarach ich aktywności, które są konieczne do zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Obowiązek w zakresie zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej realizuje odpowiednio w:

1) Ministerstwie - Minister jako kierownik jednostki,

2) dziale - Minister jako kierujący działem,

3) jednostce w dziale - kierownik jednostki w dziale

- podejmując w szczególności bieżące działania, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej.

3. System kontroli zarządczej tworzą regulacje wewnętrzne, zasady i mechanizmy wspomagające zarządzanie, ustanowione po to, aby cele i zadania kontroli zarządczej zostały zrealizowane w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

4. System kontroli zarządczej obejmuje w szczególności:

1) planowanie, monitorowanie i sprawozdawczość z realizacji planu działalności;

2) zarządzanie ryzykiem;

3) kontrolę wewnętrzną;

4) audyt wewnętrzny;

5) zarządzanie portfelem programów i projektów;

6) zarządzanie bezpieczeństwem informacji;

7) zarządzanie ciągłością działania;

8) zapewnianie zgodności działalności z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi;

9) przeciwdziałanie nieprawidłowościom;

10) zarządzanie finansami;

11) zarządzanie zasobami ludzkimi;

12) zarządzanie majątkiem;

13) zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną.

5. System kontroli zarządczej podlega ocenie w szczególności w zakresie jego adekwatności, skuteczności i efektywności.

§ 4. 1. Nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych Ministerstwa sprawuje Dyrektor Generalny przy pomocy kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa.

2. Nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w jednostkach w dziale sprawują kierownicy tych jednostek.

§ 5. 1. Za funkcjonowanie, koordynację i monitorowanie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa w ramach realizowanych zadań określonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa, którzy na bieżąco współpracują w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania i usprawniania systemu kontroli zarządczej.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują kierownictwu Ministerstwa informacje o funkcjonowaniu systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.

3. Komórką organizacyjną w Ministerstwie właściwą w sprawach koordynowania kontroli zarządczej jest Departament Kontroli i Nadzoru, zwany dalej „DKN”. W ramach DKN jest wyznaczony koordynator do spraw kontroli zarządczej.

Rozdział 2

Planowanie kontroli zarządczej

§ 6. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa, w porozumieniu z kierownikami jednostek w dziale, przygotowują i przekazują do DKN, w terminie do dnia 1 września danego roku, propozycje celów do realizacji na rok następny, uwzględniające w szczególności:

1) wieloletnie kierunki działania Ministerstwa;

2) dokumenty strategiczne w obszarach działalności Ministerstwa;

3) propozycje celów zgłoszonych do budżetu zadaniowego w ramach planowania finansowego.

2. Kierownicy jednostek w dziale mogą zaproponować inne propozycje celów niż wynikające z wytycznych, o których mowa w ust. 1.

3. Propozycje celów, o których mowa w ust. 1 oraz ust. 2, są przekazywane za pośrednictwem DKN, w terminie do dnia 15 września danego roku, do akceptacji Dyrektora Generalnego oraz do zatwierdzenia przez Ministra.

4. Do zatwierdzonych przez Ministra celów, o których mowa w ust. 1, kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa, w porozumieniu z kierownikami jednostek w dziale, przygotowują i przekazują do DKN, w terminie do dnia 30 września danego roku:

1) propozycje mierników wraz z ich opisem;

2) planowane na koniec roku wartości docelowe;

3) najważniejsze zadania służące realizacji tych celów.

5. Na podstawie przekazanych propozycji, o których mowa w ust. 4, koordynator do spraw kontroli zarządczej opracowuje projekt planu działalności Ministra i przekazuje go do akceptacji Dyrektora Generalnego oraz do zatwierdzenia przez Ministra.

6. Zatwierdzony plan działalności Ministra DKN przekazuje Prezesowi Rady Ministrów do dnia 31 października danego roku.

7. Plan działalności Ministra podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa do dnia 30 listopada danego roku.

8. Kierownicy jednostek w dziale sporządzają projekt planu działalności na rok następny, uwzględniając plan działalności Ministra, i przekazują go do zaopiniowania komórce organizacyjnej Ministerstwa nadzorującej jednostkę w dziale do dnia 15 grudnia danego roku.

9. Projekt planu działalności jednostki w dziale, po zaopiniowaniu przez komórkę organizacyjną Ministerstwa nadzorującą jednostkę w dziale, podlega zatwierdzeniu przez kierownika tej jednostki oraz publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej tej jednostki, a także przekazaniu, do dnia 31 grudnia danego roku, za pośrednictwem DKN, do wiadomości Ministra.

Rozdział 3

Monitorowanie kontroli zarządczej

§ 7. 1. Właściciele celów monitorują ich realizację.

2. Właściciele celów, do dnia 15 lipca danego roku, przekazują do DKN informację o stopniu realizacji poszczególnych celów za pierwsze półrocze danego roku wraz z odniesieniem się do planowanych wartości docelowych, o których mowa w § 6 ust. 4 pkt 2, oraz stopniu realizacji zadań służących realizacji celów, łącznie z informacją o ryzykach wymagających podjęcia działań w ramach postępowania z ryzykiem.

3. DKN przekazuje informacje, o których mowa w ust. 2, sporządzone przez kierowników jednostek w dziale do wiadomości komórkom organizacyjnym Ministerstwa nadzorującym jednostkę w dziale.

4. Minister oraz kierownicy jednostek w dziale zarządzają ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub w planie działalności jednostki w dziale.

5. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 2, koordynator do spraw kontroli zarządczej opracowuje raport o realizacji:

1) planu działalności Ministra,

2) planów działalności jednostek w dziale

- który przekazuje kierownictwu Ministerstwa i komórce organizacyjnej właściwej do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

6. DKN może zwrócić się do właścicieli celów o złożenie dodatkowych wyjaśnień dotyczących realizacji planu działalności Ministra lub planu działalności jednostki w dziale.

Rozdział 4

Sprawozdawczość z kontroli zarządczej

§ 8. 1. Właściciel celu sporządza i przekazuje do DKN, do dnia 5 lutego danego roku, informację z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.

2. Kierownik jednostki w dziale, do dnia 1 marca danego roku, sporządza i przekazuje Ministrowi, za pośrednictwem DKN, sprawozdanie z wykonania planu działalności jednostki oraz składa Ministrowi, za pośrednictwem DKN, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w zakresie kierowanej jednostki.

3. DKN przekazuje sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, do wiadomości komórkom organizacyjnym Ministerstwa nadzorującym jednostkę w dziale.

§ 9. 1. Kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie, na podstawie przeprowadzonych w Ministerstwie zadań audytowych, dokonuje oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie i przekazuje jej wyniki koordynatorowi do spraw kontroli zarządczej w DKN.

2. Jeżeli ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie zawiera informacje o istotnych słabościach kontroli zarządczej w Ministerstwie, kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie wskazuje propozycje jej usprawnień wraz ze wskazaniem komórek organizacyjnych, których one dotyczą.

3. Zespół właściwy do spraw kontroli w Ministerstwie na podstawie wyników:

1) kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w komórkach organizacyjnych,

2) kontroli przeprowadzonych w Ministerstwie przez zewnętrzne organy kontrolne,

3) skarg wnoszonych do Ministerstwa i sposobu ich rozwiązania

- przekazuje koordynatorowi do spraw kontroli zarządczej zbiorczą informację o istotnych stwierdzonych uchybieniach i nieprawidłowościach w Ministerstwie oraz zadeklarowanym przez kontrolowane komórki organizacyjne stanie realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych wraz ze wskazaniem komórek organizacyjnych, których one dotyczą.

4. Informacje, o których mowa w ust. 1-3, są przekazywane do dnia 1 marca danego roku.

§ 10. 1. Samoocena systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok jest przeprowadzana przez koordynatora do spraw kontroli zarządczej do dnia 31 stycznia kolejnego roku.

2. Zbiorcze wyniki samooceny, o której mowa w ust. 1, DKN udostępnia kierownictwu Ministerstwa, kierownikom komórek organizacyjnych oraz komitetowi audytu. Kierownicy komórek organizacyjnych udostępniają wyniki podległym pracownikom.

3. Kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa, do końca lutego danego roku, składa do DKN oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej komórki organizacyjnej, którą kieruje, w zakresie ponoszonej przez siebie odpowiedzialności za realizowane przez komórkę organizacyjną cele i zadania.

4. Na podstawie oświadczeń cząstkowych, o których mowa w ust. 3, koordynator kontroli zarządczej sporządza, przekazuje do DKN i przedstawia Ministrowi do zatwierdzenia projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok.

§ 11. Informacje, sprawozdania i oświadczenia, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2 oraz § 10 ust. 3, są przekazywane przez koordynatora do spraw kontroli zarządczej do kierownika komórki audytu wewnętrznego. Kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie przekazuje dokumenty wymienione w zdaniu pierwszym do wiadomości komitetu audytu.

§ 12. 1. Na podstawie informacji i sprawozdań, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2, koordynator do spraw kontroli zarządczej, do dnia 31 marca danego roku, sporządza i przekazuje kierownictwu Ministerstwa informację z wykonania planu działalności Ministra oraz planów działalności jednostek w dziale.

2. Koordynator do spraw kontroli zarządczej na podstawie otrzymanych informacji i planów działalności przygotowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra.

3. Koordynator do spraw kontroli zarządczej, przygotowując projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra, może zwrócić się do właścicieli celów o przekazanie dodatkowych informacji oraz wyjaśnień.

4. Komitet audytu, do dnia 31 marca danego roku, sporządza pisemną opinię o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w dziale za rok poprzedni, zawierającą informację o istotnych ryzykach oraz istotnych słabościach kontroli zarządczej w dziale.

5. Pisemna opinia jest przekazywana do DKN przez kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

6. Pisemna opinia jest sporządzana w szczególności na podstawie:

1) informacji, sprawozdań i oświadczeń, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2 oraz § 10 ust. 3;

2) zadań zrealizowanych przez komitet audytu, określonych w art. 289 ust. 1 pkt 1-6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

3) informacji o istotnych stwierdzonych uchybieniach i nieprawidłowościach w Ministerstwie w ramach przeprowadzonych kontroli przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw kontroli w Ministerstwie;

4) istotnych ryzyk i istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanych usprawnień w ramach zrealizowanych zadań zapewniających przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie;

5) samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej;

6) innych dostępnych dokumentów umożliwiających uzyskanie informacji o stanie kontroli zarządczej.

7. Jeżeli pisemna opinia, o której mowa w ust. 4, zawiera informacje o istotnych słabościach kontroli zarządczej, komitet audytu wskazuje Ministrowi propozycje usprawnień w procesie kontroli zarządczej.

8. Na podstawie otrzymanych:

1) informacji z wykonania planu działalności Ministra,

2) sprawozdań z wykonania planu działalności jednostek w dziale,

3) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek w dziale,

4) opinii komitetu audytu

- koordynator do spraw kontroli zarządczej opracowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra, który do dnia 25 kwietnia danego roku przedkłada do podpisu Ministrowi.

9. Koordynator do spraw kontroli zarządczej na podstawie dostępnych w Ministerstwie informacji o kontroli zarządczej w Ministerstwie przygotowuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w dziale i do dnia 25 kwietnia danego roku przedkłada go do podpisu Ministrowi.

10. Podpisane sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w dziale koordynator do spraw kontroli zarządczej publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

§ 13. 1. W przypadku wskazania zastrzeżeń w złożonym przez Ministra oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej, kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownik jednostki w dziale, którego działalności zastrzeżenie dotyczy, sporządza i przesyła do DKN półroczne informacje o podjętych działaniach w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, w terminie 30 dni po zakończeniu półrocza.

2. Koordynator do spraw kontroli zarządczej na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1, przygotowuje w terminie do 30 dni od dnia ich otrzymania okresowe zbiorcze informacje o podjętych działaniach w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale.

Rozdział 5

Wzory dokumentów

§ 14. Do sporządzania:

1) planu działalności Ministra i sprawozdania z wykonania planu działalności - stosuje się wzory określone w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2) oświadczenia o stanie kontroli zarządczej - stosuje się wzór określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Rozdział 6

Przepis przejściowy i przepisy końcowe

§ 15. Do propozycji celów kontroli zarządczej, przygotowanych i przekazanych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 16. Traci moc zarządzenie Ministra Przemysłu z dnia 28 października 2024 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Przemysłu oraz obowiązków jednostek w dziale administracji rządowej - gospodarka surowcami energetycznymi w ramach kontroli zarządczej (Dz. Urz. Min. Przem. poz. 13).

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.