§ 1. Zarządzenie określa sposób postępowania w urzędach górniczych w sprawach, w których jest wykonywana działalność lobbingowa przez:

1) podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową,

2) podmioty wykonujące czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej bez wpisu do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową

- zwane dalej „podmiotami wykonującymi działalność lobbingową", polegająca na reprezentowaniu interesów osób lub jednostek, na rzecz których działają.

§ 2. Wystąpienia podmiotów wykonujących działalność lobbingową, zwane dalej „wystąpieniami", mogą mieć w szczególności formę:

1) pisemnego wniosku o podjęcie określonej inicjatywy legislacyjnej;

2) pisemnej opinii na temat proponowanych rozwiązań prawnych;

3) pisemnej propozycji odbycia spotkania w celu omówienia pod względem legislacyjnym - redakcyjnym lub merytorycznym - określonej kwestii uregulowanej prawnie lub wymagającej takiej regulacji;

4) zgłoszenia zainteresowania pracami nad projektem aktu normatywnego, o którym mowa w art. 7 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa, zwanego dalej „zgłoszeniem".

§ 3. 1. Po wpłynięciu wystąpienia podmiotu wykonującego działalność lobbingową Departament Prawny w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwany dalej „Departamentem Prawnym", w kolejności:

1) rejestruje w ewidencji, o której mowa w § 5, wystąpienie i datę jego wpływu;

2) w przypadku podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową, jeżeli jego wystąpienie nie ma formy zgłoszenia - odbiera zaświadczenie albo oświadczenie o wpisie do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, zwanego dalej „rejestrem podmiotów", oraz pisemne oświadczenie zawierające wskazanie podmiotów, na rzecz których wykonuje tę działalność;

3) dokonuje weryfikacji wystąpienia z punktu widzenia właściwości Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego, a w przypadku jej niepotwierdzenia - przygotowuje projekt skierowania sprawy przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego do organu właściwego;

4) przekazuje sprawę właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego, zwanej dalej „właściwą komórką", w celu uzyskania stanowiska merytorycznego wobec wystąpienia lub informacji o praktyce stosowania określonych przepisów;

5) w przypadku wystąpienia podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową - przedkłada Prezesowi Wyższego Urzędu Górniczego syntetyczną informację o działaniach podjętych przez podmiot;

6) przekazuje do Biura Komunikacji Społecznej w Wyższym Urzędzie Górniczym:

a) wystąpienie w formie zgłoszenia, bez adresów osób fizycznych,

b) w przypadku wystąpienia podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową - informację o działaniach podejmowanych przez podmiot wraz ze wskazaniem sposobu rozstrzygnięcia oczekiwanego przez podmiot

- w celu umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej.

2. Jeżeli wystąpienie pochodzi od podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową i podmiot ten nie przedłożył dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, Departament Prawny wzywa podmiot do uzupełnienia tych braków w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania.

3. Jeżeli wystąpienie pochodzi od podmiotu niewpisanego do rejestru podmiotów i nie ma formy zgłoszenia, traktuje się je - odpowiednio do treści wystąpienia - jako petycję w rozumieniu ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 870) lub wniosek w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego.

4. Jeżeli wystąpienie ma formę zgłoszenia i dotyczy projektu aktu normatywnego przekazanego do uzgodnień z członkami Rady Ministrów, Departament Prawny formułuje opinię do tego wystąpienia.

5. Jeżeli wystąpienie ma formę zgłoszenia i dotyczy projektu aktu normatywnego przekazanego do uzgodnień z członkami Rady Ministrów przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego, działającego na podstawie upoważnienia udzielonego przez ministra sprawującego nad nim nadzór, Prezes Wyższego Urzędu Górniczego ustosunkowuje się do propozycji zawartych w tym wystąpieniu przez ich uwzględnienie w projekcie aktu normatywnego lub w przypadku ich nieprzyjęcia - przez wyjaśnienie przyczyn takiego stanowiska w odpowiedniej części uzasadnienia tego projektu.

§ 4. 1. Właściwa komórka kieruje do Departamentu Prawnego stanowisko merytoryczne wobec wystąpienia, w szczególności proponowany opis sposobu uwzględnienia propozycji zawartych w wystąpieniu lub argumenty przemawiające za ich nieprzyjęciem, lub informację o praktyce stosowania określonych przepisów albo proponuje odbycie spotkania z podmiotem wykonującym działalność lobbingową w celu omówienia zagadnień zawartych w tym wystąpieniu.

2. Spotkanie jest organizowane i prowadzone przez Departament Prawny.

3. Przebieg spotkania dokumentuje się w formie notatki służbowej.

4. W notatce służbowej określa się w szczególności:

1) datę spotkania;

2) dane osób obecnych na spotkaniu, ze wskazaniem zajmowanych przez te osoby stanowisk służbowych;

3) nazwę podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową oraz określenie podmiotów, na rzecz których wykonuje tę działalność;

4) stanowisko merytoryczne podmiotu wykonującego działalność lobbingową;

5) przebieg spotkania;

6) podpis pracownika sporządzającego notatkę.

5. Notatkę służbową udostępnia się osobom obecnym na spotkaniu oraz przekazuje się Prezesowi Wyższego Urzędu Górniczego.

§ 5. 1. Departament Prawny prowadzi ewidencję spraw załatwianych w związku z wystąpieniami podmiotów wykonujących działalność lobbingową.

2. W ewidencji zamieszcza się:

1) dane podmiotu wykonującego działalność lobbingową, od którego pochodziło wystąpienie;

2) numer kolejny wpisu w rejestrze podmiotów - jeżeli podmiot wykonujący działalność lobbingową jest wpisany do tego rejestru;

3) datę wpływu wystąpienia do Wyższego Urzędu Górniczego;

4) określenie formy oraz przedmiotu wystąpienia podmiotu wykonującego działalność lobbingową ze wskazaniem aktu normatywnego oraz sposobu rozstrzygnięcia oczekiwanego przez ten podmiot;

5) wskazanie podmiotów, na rzecz których działalność lobbingowa była wykonywana;

6) opis sposobu załatwienia sprawy, ze wskazaniem właściwej komórki.

3. W aktach ewidencyjnych gromadzi się zaświadczenia i oświadczenia o wpisie do rejestru podmiotów oraz pisemne oświadczenia zawierające wskazanie podmiotów, na rzecz których podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową wykonuje tę działalność.

4. Ewidencja stanowi podstawę do przygotowania przez Departament Prawny rocznej informacji o działaniach podejmowanych wobec organów nadzoru górniczego przez podmioty wykonujące działalność lobbingową.

§ 6. 1. W przypadku rozmowy telefonicznej pracownika wykonującego obowiązki służbowe w urzędzie górniczym z podmiotem wykonującym działalność lobbingową, pracownik ten informuje podmiot o obowiązującym w urzędach górniczych sposobie postępowania w sprawach, w których jest wykonywana działalność lobbingowa.

2. Z przeprowadzonej rozmowy pracownik wykonujący obowiązki służbowe w urzędzie górniczym sporządza notatkę służbową i za pośrednictwem swojego przełożonego przekazuje ją do Departamentu Prawnego.

§ 7. W przypadku skierowania wystąpienia do dyrektora okręgowego urzędu górniczego, organ ten niezwłocznie przesyła wystąpienie do Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego.

§ 8. Traci moc zarządzenie nr 3 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 31 marca 2006 r. w sprawie postępowania w Wyższym Urzędzie Górniczym przy załatwianiu spraw z zakresu działalności lobbingowej (Dz. Urz. WUG poz. 50).

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.