§ 1. 1. Zarządzenie określa regulamin pracy Komitetu do spraw Kontroli w Zamówieniach Publicznych, zwany dalej "regulaminem", w związku z wykonywaniem zadań określonych w art. 494 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej "ustawą".

2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o członku Komitetu, rozumie się przez to:

1) osoby wchodzące w skład Komitetu, o których mowa w art. 495 ust. 1 ustawy;

2) osoby zaproszone do udziału w pracach Komitetu na prawach członka, o których mowa art. 495 ust. 2 ustawy.

§ 2. 1. Członkowie Komitetu uczestniczą w posiedzeniach Komitetu osobiście.

2. W przypadku gdy, z uzasadnionej przyczyny, członek Komitetu nie ma możliwości osobistego uczestniczenia w posiedzeniu Komitetu, podmiot, który wyznaczył członka Komitetu, może upoważnić innego przedstawiciela do uczestniczenia w tym posiedzeniu. Przedstawiciel uczestniczy w posiedzeniu jako członek Komitetu, w tym jest upoważniony do głosowania nad uchwałami.

3. Członek Komitetu informuje przewodniczącego Komitetu, przed posiedzeniem, o wyznaczeniu innego przedstawiciela, który będzie uczestniczył w posiedzeniu Komitetu w jego zastępstwie.

4. Przewodniczący Komitetu może wystąpić do podmiotu, który wyznaczył członka Komitetu, o wyznaczenie innej osoby do udziału w pracach Komitetu, w przypadku powtarzającego się braku osobistego uczestniczenia przez tego członka w posiedzeniach Komitetu.

§ 3. Członek Komitetu oraz osoba, o której mowa odpowiednio w art. 495 ust. 3 albo 4 ustawy, wskazuje adres poczty elektronicznej, na który prowadzona jest korespondencja, w szczególności są przekazywane zawiadomienia o planowanym posiedzeniu, porządek obrad, projekty uchwał, inne dokumenty oraz protokoły.

§ 4. 1. Przewodniczący Komitetu spośród osób, o których mowa w art. 495 ust. 3 ustawy, wyznacza sekretarza, który wspomaga go w wykonywaniu czynności związanych z kierowaniem pracami Komitetu.

2. Na polecenie przewodniczącego Komitetu, sekretarz przekazuje członkom Komitetu oraz osobom, o których mowa w art. 495 ust. 3 i 4 ustawy, zawiadomienia, porządek obrad, projekty uchwał, inne dokumenty oraz protokoły, a także prowadzi z nimi korespondencję w sprawach dotyczących Komitetu.

3. W przypadku utworzenia zespołu roboczego, o którym mowa w art. 496 ust. 2 ustawy, przewodniczący Komitetu wskazuje członka Komitetu, który będzie kierował jego pracami.

4. Członek Komitetu kierujący pracami zespołu roboczego przedstawia przewodniczącemu Komitetu sposób wykonania zadań powierzonych zespołowi.

§ 5. 1. Komitet odbywa posiedzenia w terminach wyznaczanych przez przewodniczącego Komitetu na co najmniej 10 dni przed planowanym posiedzeniem.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach przewodniczący Komitetu może wyznaczyć posiedzenie w terminie krótszym niż określony w ust. 1.

3. Przewodniczący Komitetu przekazuje zawiadomienie o planowanym terminie posiedzenia Komitetu, wraz z porządkiem obrad, członkom Komitetu oraz osobom, o których mowa w art. 495 ust. 3 i 4 ustawy, jeżeli zostały zaproszone odpowiednio do udziału w pracach albo posiedzeniach Komitetu:

1) nie później niż na 10 dni przed dniem planowanego posiedzenia - w przypadku, o którym mowa w ust. 1;

2) niezwłocznie - w przypadku, o którym mowa w ust. 2.

4. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący Komitetu może zmienić:

1) termin posiedzenia wyznaczony na podstawie ust. 1;

2) porządek obrad posiedzenia wyznaczonego na podstawie ust. 1.

5. Przewodniczący Komitetu przekazuje członkom Komitetu oraz osobom, o których mowa w art. 495 ust. 3 i 4 ustawy, jeżeli zostały zaproszone odpowiednio do udziału w pracach albo posiedzeniach Komitetu, niezwłocznie zawiadomienie o zmianie terminu posiedzenia lub zmieniony porządek obrad.

6. Zawiadomienia, o których mowa odpowiednio w ust. 3 albo 5, oraz porządek obrad są przekazywane na adres poczty elektronicznej wskazany przez członka Komitetu oraz osoby, o której mowa odpowiednio w art. 495 ust. 3 albo 4 ustawy.

§ 6. 1. Posiedzenia Komitetu odbywają się w siedzibie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw gospodarki lub w innym miejscu wskazanym przez przewodniczącego Komitetu w zawiadomieniu, o którym mowa w odpowiednio w § 5 ust. 3 albo 5. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący Komitetu może wyrazić zgodę na uczestnictwo członka Komitetu lub osoby, o której mowa odpowiednio w art. 495 ust. 3 albo 4 ustawy, w wyznaczonym posiedzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

2. Na zarządzenie przewodniczącego Komitetu posiedzenia Komitetu mogą również odbywać się w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

3. Uczestniczenie w posiedzeniu Komitetu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej stanowi osobiste uczestniczenie w posiedzeniu, w rozumieniu § 2 ust. 1.

§ 7. 1. Członek Komitetu przekazuje projekt uchwały Komitetu lub inny dokument objęty zadaniami Komitetu, o których mowa w art. 494 ustawy, do przewodniczącego Komitetu w celu skierowania go pod obrady Komitetu. Przewodniczący Komitetu może skierować projekt uchwały lub inny dokument pod obrady Komitetu również z własnej inicjatywy.

2. Przewodniczący Komitetu kieruje projekt uchwały Komitetu lub inny dokument pod obrady Komitetu na posiedzenie wyznaczone w najbliższym terminie, jeżeli pozwala na to porządek obrad oraz charakter i problematyka projektu uchwały lub dokumentu.

3. Przewodniczący Komitetu może przekazać członkom Komitetu projekt uchwały Komitetu lub inny dokument skierowany pod obrady, w celu:

1) wyrażenia opinii przed wyznaczonym terminem posiedzenia, wskazując termin w jakim należy przedstawić opinię;

2) zapoznania się z treścią projektu uchwały lub dokumentu.

§ 8. 1. W przypadku poddania projektu uchwały Komitetu pod głosowanie w trybie obiegowym, na podstawie art. 497 ust. 4 ustawy, posiedzenia Komitetu nie zwołuje się, a głosowanie jest przeprowadzane za pośrednictwem poczty elektronicznej.

2. O poddaniu projektu uchwały Komitetu pod głosowanie w trybie obiegowym decyduje przewodniczący Komitetu, na wniosek członka Komitetu albo z własnej inicjatywy.

3. Projekt uchwały Komitetu przekazuje się na adres poczty elektronicznej wskazany przez członka Komitetu.

4. Termin zakończenia głosowania wskazuje przewodniczący Komitetu, z tym, że nie może być on krótszy niż 7 dni od dnia przesłania projektu uchwały Komitetu na adres poczty elektronicznej wskazany przez członka Komitetu.

5. W przypadku uchwał Komitetu poddanych pod głosowanie w trybie obiegowym, przyjmuje się, że niezajęcie stanowiska przez członka Komitetu we wskazanym terminie stanowi oddanie przez niego głosu za przyjęciem uchwały.

6. Uchwałę Komitetu podjętą w trybie obiegowym przewodniczący Komitetu przekazuje na adres poczty elektronicznej wskazany przez członka Komitetu. Przewodniczący Komitetu może przekazać podjęta uchwałę również osobom, o których mowa odpowiednio w art. 495 ust. 3 albo 4, na wskazany adresy poczty elektronicznej.

§ 9. W uzasadnionych przypadkach, przewodniczący Komitetu, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Komitetu, może skierować projekt uchwały Komitetu pod głosowanie na posiedzeniu, przed upływem terminu zakończenia głosowania w trybie obiegowym, z uwzględnieniem terminu, o którym mowa w § 8 ust. 4.

§ 10. 1. Z posiedzenia Komitetu sporządza się protokół, który podpisuje przewodniczący Komitetu.

2. Protokół jest przekazywany członkom Komitetu oraz osobom, o których mowa odpowiednio w art. 495 ust. 3 albo 4 ustawy, jeżeli zostały zaproszone do udziału w pracach lub posiedzeniach Komitetu.

§ 11. 1. Za udział w pracach Komitetu, w tym udział w posiedzeniach, członkom Komitetu oraz osobom, o których mowa w art. 495 ust. 3 ustawy, nie przysługuje wynagrodzenie.

2. Osobom, o których mowa w art. 495 ust. 4 ustawy, przysługuje zwrot kosztów podróży w celu uczestniczenia w posiedzeniu Komitetu, pokrywanych ze środków przeznaczonych na obsługę prac Komitetu.

3. Zwrot kosztów podróży, o których mowa ust. 2, następuje na podstawie dokumentu potwierdzającego poniesione koszty podróży środkami transportu drogowego lub kolejowego oraz oświadczenia osoby, o której mowa w art. 495 ust. 4, stwierdzającego obecność na posiedzeniu, poświadczonego przez przewodniczącego Komitetu.

4. W przypadku gdy osoba, o której mowa w art. 495 ust. 4 ustawy, odbyła podróż z wykorzystaniem własnego środka transportu, zwrot kosztów podróży odbywa się według kosztu przejazdu na danej trasie środkami transportu kolejowego, w klasie drugiej.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.