Praktyczny komentarz z przykładami do Kodeksu Pracy - Dział IV. Obowiązki pracodawcy i pracownika

Zagadnienia ogólne

Dział czwarty Kodeksu pracy reguluje zagadnienia dotyczące podstawowych obowiązków pracodawcy, w tym przeciwdziałania mobbingowi, wydawania świadectwa pracy, zakazu konkurencji, wydawania regulaminu pracy, jak również podstawowych obowiązków pracowników oraz ich odpowiedzialności porządkowej. Dział nie zawiera wyczerpującego katalogu obowiązków leżących po obu stronach stosunku pracy. Obowiązki te są dodatkowo kształtowane przez liczne pozakodeksowe przepisy prawa pracy, jak również przez orzecznictwo sądów w tym zakresie.

Zakres obowiązków pracownika

Zakres obowiązków (zakres czynności) związany z wykonywaniem przez pracownika pracy na określonym stanowisku nie musi być sporządzony w formie pisemnej. Konkretne czynności, jakie pracownik ma obowiązek wykonywać w związku ze świadczeniem określonego rodzaju pracy, mogą zostać mu przekazane przez pracodawcę lub jego przedstawiciela również w formie ustnej. Pisemne określenie tych obowiązków jest jednak korzystne zarówno dla pracodawcy i bezpośredniego przełożonego pracownika, jak i dla samego pracownika. W takim przypadku bowiem bezpośredni przełożony będzie wiedział, czego może wymagać od podległego pracownika, a pracownik będzie miał jasność, jakie czynności w związku z zajmowanym stanowiskiem musi wykonywać. Należy jednak pamiętać, że zakres czynności pracownika stanowi doprecyzowanie określonego w umowie o pracę rodzaju pracy i nie może wykraczać poza jego ramy.

W praktyce dość często zdarza się, że niektóre obowiązki wpisane do zakresu (wykazu) czynności stają się nieaktualne. Czasami dochodzą pracownikom bowiem nowe zadania związane z pracą na danym stanowisku, których ten zakres nie przewiduje. W takich sytuacjach nie sposób natychmiast uaktualniać tych dokumentów. Dlatego do zakresów obowiązków pracowniczych należy wprowadzać postanowienia dość uniwersalne, umożliwiające wydanie przez przełożonego polecenia pracownikowi w każdym czasie. Pozwalają one przełożonemu, w razie braku zapisu w pisemnym zakresie obowiązków zadania, które ma wykonać pracownik, na wydanie ustnego polecenia w sprawie wykonania tego zadania. Jednak przełożony nie może wydawać pracownikowi poleceń niezwiązanych z pracą.

Nieuzasadniona odmowa wykonania polecenia służbowego stanowi bez wątpienia naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Można wówczas wymierzyć pracownikowi karę porządkową. Natomiast w razie wyrządzenia szkody przez pracownika na skutek niewykonania polecenia przełożonego pracodawca może dochodzić roszczeń od tego pracownika z tytułu odpowiedzialności materialnej. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł dochodzić od pracownika odszkodowania za wyrządzoną szkodę. Niewykonanie przez pracownika zgodnego z jego zakresem obowiązków polecenia pracodawcy może skutkować również rozwiązaniem umowy o pracę z pracownikiem zarówno za wypowiedzeniem, jak i bez wypowiedzenia. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 12 czerwca 1997 r. (I PKN 211/97, OSNP 1998/11/323), stwierdzając, że bezprawna i świadoma odmowa wykonania polecenia, zagrażająca istotnym interesom pracodawcy, uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Zmiana przez pracodawcę zakresu czynności pracownika nie stanowi istotnej zmiany warunków pracy. Nie wymaga zatem wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli czynności, które ma wykonywać pracownik, nie wykraczają poza obowiązki związane z pełnioną przez niego funkcją (stanowiskiem), określoną w umowie o pracę.

Obowiązki informacyjne pracodawcy dotyczące wolnych miejsc pracy i możliwości awansu

Pracodawca ma obowiązek informować swoich pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Dodatkowo musi informować wszystkich pracowników o wolnych stanowiskach pracy (a nie tylko pracowników zatrudnionych na czas określony). Ma też obowiązek informowania pracowników o możliwości awansu. Wszystkie te informacje mają być przekazywane pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. na tablicy ogłoszeń lub przez intranet.

Skoro z regulacji Kodeksu pracy wynika, że pracodawca ma informować pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy oraz możliwości awansu, to należy uznać, że powinien realizować ten obowiązek, gdy na danym stanowisku pracy pojawi się możliwość wykonywania jej w innym niż obecny wymiarze czasu pracy, a także gdy w zakładzie pracy będzie możliwość awansu. 

Z drugiej strony, jeżeli pracodawca jest otwarty na zmianę wymiaru czasu pracy na poszczególnych czy na wszystkich stanowiskach pracy, to powinien przekazać pracownikom jednorazowo informację o tym, że jest możliwość zmiany wymiaru czasu pracy, i o zasadach, na jakich może ona nastąpić – przede wszystkim o tym, u kogo pracownik może się ubiegać o zmianę wymiaru czasu pracy, czy zmiana ta może być stała czy tylko okresowa, czy jest zastrzeżony minimalny przyjęty przez pracodawcę wymiar czasu pracy.

Natomiast obowiązek informowania pracowników o wolnych stanowiskach pracy może być w praktyce realizowany tylko doraźnie, tj. gdy u pracodawcy pojawią się takie wolne stanowiska.

Mobbing

Mobbing oznacza wszelkie działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące albo mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu pracowników. Stworzenie tak rozbudowanej definicji mobbingu miało na celu objęcie wszystkich negatywnych zachowań pracodawcy wobec podległych pracowników, które nie powinny mieć miejsca w zakładzie pracy. Najczęstsze przykłady stosowania mobbingu wobec pracowników dotyczą zachowań pracodawcy polegających na: ciągłym grożeniu, obrażaniu, upokarzaniu, ośmieszaniu, zmuszaniu do wykonywania bezsensownych zadań, zabieraniu wcześniej powierzonych zadań lub niedawaniu żadnych prac do wykonania, unikaniu rozmów, ignorowaniu pracownika i jego obecności itp.

Za mobbing mogą zostać uznane tylko takie działania skierowane przeciwko pracownikowi, które nastawione są na osiągnięcie wskazanych w definicji mobbingu skutków, tzn. są długotrwałe i uporczywe. Aby można było mówić o mobbingu, takie zachowania pracodawcy wobec pracownika muszą zachodzić wielokrotnie w dłuższym okresie. Za mobbing nie zostanie zatem uznane działanie jednorazowe, niezależnie od tego, czy spełnia pozostałe cechy wskazane powyżej.

Mobbing może być działaniem skierowanym przez pracodawcę lub jego przedstawicieli do podległych pracowników albo może wystąpić między samymi pracownikami. W każdym jednak przypadku to pracodawca ponosi negatywne skutki związane z występowaniem w zakładzie pracy mobbingu. Wynika to m.in. z tego, że jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy zawartych w Kodeksie pracy jest przeciwdziałanie mobbingowi. Tolerowanie przez pracodawcę zjawiska mobbingu w zakładzie pracy jest niewypełnieniem tego obowiązku, co może prowadzić do następujących konsekwencji:

• pracownik, u którego mobbing wywołał rozstrój zdrowia, może dochodzić od pracodawcy odpowiedniej sumy z tytułu zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę;
• pracownik, wobec którego był stosowany mobbing, może rozwiązać z pracodawcą umowę o pracę w trybie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia i dochodzić od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej niż obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę. Górna granica tego odszkodowania nie jest określona.

Pracodawca, w razie wypłacenia odszkodowania osobie, która była ofiarą mobbingu, będzie miał roszczenie zwrotne przeciwko rzeczywistemu sprawcy (art. 441 § 3 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Odpowiedzialność pracodawcy nie jest tu bowiem związana z koniecznością wystąpienia po jego stronie jakiejkolwiek winy. Wynika ona jednak z jego odpowiedzialności za całokształt funkcjonowania zakładu pracy i takich kwestii, jak obowiązek kształtowania w nim zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 Kodeksu pracy), przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu (art. 94 pkt 2b Kodeksu pracy), zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 15 Kodeksu pracy). W takim przypadku pracodawca może też ponosić odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przez osobę wykonującą czynności pod kierownictwem tego pracodawcy (art. 430 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy).

Obecnie mobbingowany pracownik może ubiegać się o odszkodowanie nie tylko w przypadku rozwiązania przez niego umowy o pracę, ale także w razie poniesienia przez niego szkody wskutek stosowania praktyk mobbingowych, gdy pracownik nie zdecyduje się na rozwiązanie umowy o pracę.

O tym, czy w danym przypadku wystąpił mobbing, każdorazowo będzie decydował sąd pracy na podstawie wszystkich okoliczności faktycznych. Ciężar udowodnienia mobbingu będzie spoczywał na pracowniku, który domaga się określonego odszkodowania lub zadośćuczynienia od pracodawcy (wyrok SN z 6 grudnia 2005 r., III PK 94/05). Także w wyroku Sądu Najwyższego z 5 października 2007 r. (II PK 31/07) podkreślono, że ustawowe przesłanki mobbingu muszą być spełnione łącznie i według ogólnych reguł dowodowych (art. 6 Kodeksu cywilnego) powinny być wykazane przez pracownika, który z tego faktu wywodzi skutki prawne. Na pracowniku spoczywa też ciężar udowodnienia, że wynikiem nękania (mobbingu) był rozstrój zdrowia. Jeśli zatem pracownik dochodzi roszczeń wynikających z mobbingu (np. zadośćuczynienia za rozstrój zdrowia), powinien dążyć do wykazania dwóch okoliczności, tj. że:

• doszło do mobbingu (działania pracodawcy muszą być jednocześnie uporczywe i długotrwałe oraz polegać na nękaniu lub zastraszaniu pracownika – wyrok SN z 8 grudnia 2005 r., I PK 103/05, OSNP 2006/21–22/321) oraz
• mobbing spowodował u pracownika rozstrój zdrowia.

Jeśli do zachowań mających charakter mobbingu dochodziło ze strony współpracowników (przełożonych), poszkodowany pracownik może też wykazywać, że pracodawca nie podejmował działań zmierzających do przeciwdziałania mobbingowi.

Zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej

Obecnie pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji – papierowej lub elektronicznej. Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne. Dzięki temu pracodawca nie musi się obawiać swojej zmiany decyzji w tym zakresie, do czego będzie miał zawsze prawo.

» Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Jeśli pracodawca chce przejść z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, konieczne jest odwzorowanie cyfrowe oryginałów dokumentów, czyli przede wszystkim ich zeskanowanie. Niewykluczone są też inne formy digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Każdy e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowana? pieczęcią elektroniczna? pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pracodawca może upoważnić wybraną osobę do „złożenia” w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Zamiana e-dokumentacji na dokumentację papierową wymaga dokonania wydruku i podpisania go przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentem elektronicznym.

Pracodawca musi zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, e-mailami czy w intranecie). Z kolei do byłych pracowników wysyła ją albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Treść zawiadomienia byłych pracowników powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności.

Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek ma wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, tj. jego:

• dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,
• przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonka (wdowy i wdowca),
• rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających.

W przypadku tradycyjnej dokumentacji jej wydanie polega na przekazaniu oryginałów dokumentów. W odniesieniu natomiast do e-dokumentacji powinien być to nośnik elektroniczny (np. USB, dysk czy płyta CD).

Jeśli w wyznaczonym terminie poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć.

Pracodawca może zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej w każdej chwili.

Z wyborem formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest ściśle powiązany sposób jej przechowywania. Obecnie art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy ustala wymagania w tym obszarze. Nakazuje pracodawcy zagwarantowanie dokumentacji poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Podstawową częścią dokumentacji pracowniczej są akta osobowe pracownika. W aktach osobowych są gromadzone oświadczenia lub dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika, poczynając od etapu ubiegania się o zatrudnienie i kończąc na ustaniu stosunku pracy. Akta osobowe dzielą się na pięć części i obejmują:

1) etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),

2) etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),

3) etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych),

4) część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych) oraz

5) część związaną z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (część E akt osobowych).

TABELA 17. PODZIAŁ I ZAWARTOŚĆ AKT OSOBOWYCH

Należy zwrócić uwagę, że w części B akt osobowych trzeba przechowywać potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania.

» Okresy archiwizacji dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z obecnymi przepisami dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a gdy jego stosunek pracy rozwiąże się lub wygaśnie – przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym miało to miejsce (początek liczenia będzie zatem przypadał zawsze na 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia stosunku pracy). Nie dotyczy on jednak wszystkich pracowników pozostających w zatrudnieniu pracowniczym (zob. tabela poniżej). Poza tym niewykluczony jest dłuższy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale tylko w okolicznościach wskazanych przez konkretne przepisy.

W razie ponownego nawiązania stosunku pracy w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy pracodawca nie zakłada nowej dokumentacji pracowniczej, lecz kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji danego pracownika.

Po upływie obowiązkowych okresów przechowywania dokumentacji pracodawca będzie mógł ją zniszczyć według określonych zasad. Polegają one na tym, że zniszczenie ma być wykonane w taki sposób, by niemożliwe było odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. W tym czasie, do chwili zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację byłemu pracownikowi.

TABELA 18. OKRESY PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Obowiązkiem pracodawcy jest wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Realizacja tego obowiązku następuje na wniosek, złożony w formie papierowej lub elektronicznej, obecnego lub byłego pracownika, a w razie jego śmierci – członków rodziny.

Przepisy przewidują grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł za:

• nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• nieprzechowywanie tej dokumentacji przez ustawowo przewidziane okresy (w tym przez odrębne regulacje),
• pozostawianie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Świadectwo pracy

Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem jego stosunku pracy. Zawiera ono określone w przepisach informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, a w szczególności służy kolejnemu pracodawcy do prawidłowego ustalenia uprawnień pracownika.

Obowiązek wydania świadectwa pracy jest bezwarunkowy i nie może być uzależniany od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.

» Termin wydania

Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy w dniu zakończenia stosunku pracy. Jednak pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa pracy, gdy zamierza nawiązać z nim kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Dotyczy to wszystkich rodzajów umów o pracę: umowy na okres próbny, umowy na czas określony i umowy na czas nieokreślony.

W przypadku gdy pracodawca nie zamierza dalej zatrudniać pracownika, wydawane świadectwo pracy powinno obejmować okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Nie zawsze jednak stosunek pracy nawiązuje się w dacie zawarcia umowy o pracę (aczkolwiek w praktyce tak jest najczęściej). Trzeba zwrócić uwagę, że stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy (art. 26 Kodeksu pracy).

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek. Pracownik może złożyć taki wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy – według wyboru pracownika. Jeżeli pracownik zażąda wydania mu świadectwa pracy, to pracodawca jest zobowiązany wydać je w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej świadectwa pracy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca dostarcza je pracownikowi lub tej osobie w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy za pośrednictwem poczty lub w inny sposób. Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują te postanowienia, uważając, iż każdorazowo mają 7-dniowy termin na wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Tymczasem pracodawca musi już w dniu ustania stosunku pracy z pracownikiem mieć przygotowane świadectwo pracy i być gotowy do jego wydania pracownikowi. Odwlekanie sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy, mimo że np. pracownik zgłasza się do pracodawcy w celu odbioru takiego świadectwa, jest niezgodne z obowiązującymi przepisami. Jeśli pracownik nie zgłosił się do pracodawcy po odbiór świadectwa pracy i pracodawca nie posiada aktualnego adresu zamieszkania pracownika, nie ma on obowiązku ustalania tego adresu. Powinien jedynie zatrzymać świadectwo w aktach osobowych pracownika, tak aby jego wydanie było możliwe w każdej chwili.

W przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca nie istnieje albo wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe z innych przyczyn, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Z takimi żądaniami pracownik może wystąpić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia i takie same zasady odnoszą się do żądania sprostowania świadectwa pracy.

Wskazana powyżej regulacja przewiduje również rozwiązanie zgodnie z którym w przypadku wystąpienia z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy, o którym mowa wyżej, jeżeli okaże się, że pracodawca nie istnieje albo wytoczenie przeciwko niemu powództwa będzie niemożliwe z innych przyczyn, sąd rozpozna żądanie w postępowaniu nieprocesowym jako żądanie ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

Natomiast w wyroku uwzględniającym żądanie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy sąd określi wówczas treść świadectwa pracy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Jeżeli określenie wszystkich faktów wymienionych w tych przepisach będzie niemożliwe, sąd wskaże w wyroku co najmniej okres i rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowiska oraz tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli określenie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy również będzie niemożliwe, sąd wskaże, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Obecnie pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, również informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany),
• możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w określonym terminie.

Wskazany obowiązek informacyjny dotyczy tylko tych stosunków pracy, które zostały nawiązane w 2019 r. i później oraz które następnie zostały lub zostaną rozwiązane. Nie dotyczy natomiast stosunków pracy, które zostały zawarte przed 1 stycznia 2019 r., a zostały rozwiązane po wejściu w życie przepisów o dokumentacji pracowniczej. Obowiązek sporządzenia informacji dotyczącej okresu przechowywania dokumentacji kadrowej, dołączanej do świadectwa pracy, wynika z art. 94⁶ Kodeksu pracy. Przepisy przejściowe określają natomiast, że do stosunków pracy zawartych przed 1 stycznia 2019 r. stosujemy art. 94 pkt 9a i 9b oraz art. 94⁸–94¹² Kodeksu pracy (art. 7 ust. 1 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Nie wymieniają zatem art. 94⁶ Kodeksu pracy. Dlatego należy uznać, że obowiązek informacyjny dotyczący przechowywania dokumentacji kadrowej nie obejmuje stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Takie stanowisko w tej kwestii prezentuje również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

» Najczęstsze błędy w świadectwach pracy

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące:

• okresu lub okresów zatrudnienia,
• wymiaru czasu pracy pracownika w okresie trwania stosunku pracy,
• rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk albo pełnionych funkcji,
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia,
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ Kodeksu pracy,
• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 148¹ § 2 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, i wykorzystanego w tym roku,
• urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego,
• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• okresu, w którym pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego korzystał z ochrony stosunku pracy w związku z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
• zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• liczby dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy,
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych,
• wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacji – na żądanie pracownika.

Pracodawca będący agencją pracy tymczasowej zamieszcza w świadectwie pracy wydawanym pracownikowi tymczasowemu także informacje dotyczące każdego pracodawcy użytkownika, na rzecz którego pracownik wykonywał pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę, oraz okresów wykonywania takiej pracy.

W praktyce występują wątpliwości co do umieszczania w świadectwie pracy niektórych informacji. Powoduje to, że pracodawcy popełniają przy jego wystawianiu błędy. Jedne nie mają większego znaczenia, ale są również błędy, które mogą wpływać na przyszłe uprawnienia pracownika.

Błąd 1. Umieszczanie tylko ostatnio zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji w zakładzie pracy

W świadectwie pracy należy zamieścić informację o zajmowanych stanowiskach lub pełnionych funkcjach przez pracownika w okresie zatrudnienia u danego pracodawcy. Chodzi tu więc nie tylko o ostatnio zajmowane stanowisko, ale o wszystkie stanowiska pracy przez cały okres zatrudnienia u danego pracodawcy, ze wskazaniem, w jakich okresach były one zajmowane. Dotyczy to także stanowisk pracy, na których pracownik był zatrudniony u poprzedniego pracodawcy, w sytuacji gdy doszło do przejścia całego lub części zakładu pracy na nowego pracodawcę na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy, tj. z zachowaniem ciągłości zatrudnienia.

Informacja dotycząca zajmowanych stanowisk pracy oraz pełnionych funkcji ma istotne znaczenie dla pracownika w kontekście jego kariery zawodowej i możliwości zdobycia zatrudnienia u nowego pracodawcy, ponieważ potwierdza jego doświadczenie zawodowe. Dlatego istotne jest, aby każda wykonywana praca znalazła odzwierciedlenie w świadectwie pracy.

Przykładowy zapis ust. 3 w świadectwie pracy w zakresie zajmowanych stanowisk pracy:

Może się zdarzyć, że pracownik faktycznie wykonuje pracę na innym stanowisku, niż ma określone w umowie o pracę. Pracownik może zostać bowiem np. skierowany na 3 miesiące w roku kalendarzowym do innej pracy, która odpowiada jego kwalifikacjom. Takie przeniesienie odbywa się bez zmiany umowy o pracę. W takim przypadku, mimo że pracownikowi nie zmieniono stanowiska pracy, w świadectwie pracy należy wpisać faktycznie zajmowane w tym okresie stanowisko pracy.

Błąd 2. Niewłaściwe określanie trybu rozwiązania stosunku pracy oraz podawanie przyczyny zwolnienia z pracy

Najczęściej popełnianym błędem przy wypełnianiu świadectwa pracy jest niewłaściwe określanie podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy oraz zamieszczanie w ust. 4 świadectwa pracy dodatkowych informacji dotyczących przyczyny rozwiązania umowy o pracę, np.:

Umieszczanie informacji o przyczynach zwolnienia z pracy w świadectwie pracy jest niedopuszczalne.

W ust. 4 lit. a świadectwa pracy pracodawca powinien podać tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy. W tym miejscu należy więc wskazać jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 30 § 1 Kodeksu pracy, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia – dodatkowo stronę stosunku pracy dokonującą rozwiązania umowy o pracę w tym trybie.

Przykłady poprawnych zapisów dotyczących trybu i podstawy rozwiązania umowy o pracę:

Wprawdzie w ust. 4 lit. a świadectwa pracy powinna być umieszczona informacja dotycząca wyłącznie trybu i podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy określonej w art. 30 § 1 Kodeksu pracy, jednak ze względu na konieczność dokumentowania przyczyny rozwiązania umowy o pracę w celu nabycia przez pracownika określonych uprawnień (np. zasiłku dla bezrobotnych) konieczne jest umieszczanie oprócz art. 30 § 1 Kodeksu pracy także przepisu dotyczącego szczególnych form zakończenia zatrudnienia.

Przykładowe zapisy dotyczące rozwiązania umowy o pracę rozszerzone o dodatkową podstawę prawną:

Błąd 3. Traktowanie wygaśnięcia stosunku pracy jako rozwiązania umowy terminowej

Częstym błędem przy wypełnianiu świadectwa pracy jest mylenie rozwiązania umowy o pracę z upływem okresu, na jaki została zawarta, z wygaśnięciem stosunku pracy. W ust. 4 lit. a należy wpisać podstawę prawną rozwiązania umowy o pracę z powodu upływu okresu, na jaki została zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy), natomiast w ust. 4 lit. b należy wskazać podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy.

Jeżeli umowa o pracę zakończyła się z nadejściem terminu jej zakończenia określonym w tej umowie, to ulega ona rozwiązaniu i w ust. 4 lit. a świadectwa pracy powinien zostać umieszczony poniższy zapis:

Jeżeli natomiast doszło do wygaśnięcia stosunku pracy w przypadkach, o których mowa w przepisach Kodeksu pracy, w świadectwie pracy w ust. 4 lit. b należy umieścić np. następujące zapisy:

Należy pamiętać, że niedopuszczalne jest umieszczanie w świadectwie pracy informacji dotyczącej powodu tymczasowego aresztowania pracownika czy stawianych mu zarzutów.

Błąd 4. Wpisywanie do świadectwa pracy dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

W praktyce powstają wątpliwości dotyczące umieszczania w świadectwie pracy informacji o dniach nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Zdarza się, że pracodawcy błędnie umieszczają wykaz takich nieobecności w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy, tj. w punkcie dotyczącym okresów nieskładkowych. Takie wypełnianie świadectwa pracy jest błędne. Nie ma bowiem obowiązku (ani miejsca) umieszczania takiej informacji w świadectwie pracy. Informacja o nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy nie ma żadnego znaczenia z punktu widzenia uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy, dlatego nie należy jej podawać w świadectwie pracy.

Błąd 5. Podawanie błędnych informacji o okresach nieskładkowych

Pracodawcy mają wątpliwości, jakie okresy zatrudnienia zalicza się do okresów nieskładkowych i czy w świadectwie pracy należy wymienić wszystkie okresy przypadające w całym czasie zatrudnienia, czy tylko w roku kalendarzowym, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy.

Wszystkie okresy nieskładkowe przypadające w czasie całego zatrudnienia u danego pracodawcy (choć czasem może być ich bardzo dużo) należy wykazać w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy w porządku chronologicznym (będą to całe okresy, jak i pojedyncze dni, które należy wymienić). Wykaz okresów nieskładkowych znajduje się w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Jest to np. okres pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy (ten okres w roku, w którym doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, będzie powtórzony w ust. 6 pkt 11 świadectwa pracy) czy zasiłków z ubezpieczenia społecznego – chorobowego lub opiekuńczego, oraz świadczenia rehabilitacyjnego.

Błąd 6. Umieszczanie w informacjach uzupełniających referencji lub oceny pracownika

Pracodawcy na prośbę pracownika (lub z własnej inicjatywy) umieszczają czasem w ust. 8 świadectwa pracy opinie o pracowniku lub referencje na temat jego pracy. Określenie „informacje uzupełniające” w ocenie niektórych pracodawców może sugerować dowolność umieszczanych tam informacji.

Jednak w ust. 8 świadectwa pracy pracodawca powinien zamieścić tylko:

1) informację dotyczącą należności ze stosunku pracy uznanych przez niego i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych;

2) na żądanie pracownika – dane o:

• wysokości i składnikach wynagrodzenia,
• uzyskanych kwalifikacjach,
• prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia.

Zamieszczanie innych informacji w tym ustępie świadectwa pracy jest niedozwolone.

Przykładowy zapis w ust. 8 świadectwa pracy:

» Sprostowanie świadectwa pracy

Gdy pracownik stwierdzi, że wskazane w świadectwie pracy dane nie są zgodne z prawdą, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie treści świadectwa. Termin wniesienia tego wniosku wynosi 14 dni od dnia otrzymania przez pracownika świadectwa pracy. Wówczas pracodawca zmienia treść świadectwa pracy lub zawiadamia pracownika o odmowie jego zmiany. Pracownik w terminie 14 dni od zawiadomienia go o odmowie sprostowania świadectwa pracy może wystąpić do sądu pracy z żądaniem jego sprostowania. Żądanie sprostowania świadectwa pracy może być wniesione do sądu pracy również wówczas, gdy pracodawca nie zawiadomi pracownika o odmowie sprostowania świadectwa pracy. W przypadku uwzględnienia przez sąd powództwa pracownika pracodawca jest zobowiązany, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się wyroku sądu w tej sprawie, wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy.

Pracownikowi nie zawsze jednak przysługuje prawo wniesienia odwołania o sprostowanie treści świadectwa pracy. Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego z 4 listopada 2009 r. (I PZP 4/09, OSNP 2010/13–14/154). Zgodnie z nią pracownik nie może skutecznie dochodzić sprostowania świadectwa pracy w części dotyczącej stwierdzenia, że stosunek pracy został rozwiązany przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika, kwestionując zgodność z prawem tego rozwiązania, jeżeli wcześniej pracownik nie wystąpił z powództwem o roszczenia z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 56 Kodeksu pracy.

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Pracownik będzie musiał w takim przypadku dowieść przed sądem, że poniósł z tego tytułu szkodę, np. w postaci niemożności podjęcia zatrudnienia. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia, jakie było należne pracownikowi za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Zakaz konkurencji

Pracodawca ma prawo ustalić z pracownikiem w odrębnej umowie, że pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy, np. że nie może prowadzić działalności gospodarczej ani świadczyć pracy (na jakiejkolwiek podstawie) na rzecz firmy prowadzącej taką działalność. W praktyce często zakaz konkurencji nie jest odrębną umową, lecz jest wpisany do umowy o pracę (klauzula konkurencyjna). Taka praktyka jest również dopuszczalna.

Jednak wówczas wszelkie zmiany tej umowy będą wymagały spełnienia warunków właściwych dla zmiany umowy o pracę. Może to znacznie utrudnić pracodawcy dokonywanie jakichkolwiek zmian w umowie o zakazie konkurencji.

Umowę o zakazie konkurencji w czasie trwania zatrudnienia można zawrzeć z każdym pracownikiem. Natomiast umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy można zawrzeć już tylko z pracownikami mającymi dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy zawsze jest odpłatny (nawet gdyby strony nie przewidziały tego w umowie, należy się minimalne gwarancyjne odszkodowanie w wysokości 25 wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika przed rozwiązaniem umowy o pracę). Zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy może być odpłatny, ale nie musi. Umowa o zakazie konkurencji musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.

Treść tej umowy powinna określać przede wszystkim:

• okres obowiązywania zakazu konkurencji,
• wysokość wynagrodzenia lub odszkodowania należnego pracownikowi od pracodawcy za powstrzymywanie się od działań konkurencyjnych,
• termin oraz sposób wypłaty odszkodowania,
• zakres działalności (również planowanej) uważanej przez pracodawcę za konkurencyjną, od której powinien powstrzymywać się pracownik,
• zasięg terytorialny obowiązywania zakazu konkurencji (w razie braku ustaleń dotyczących tej kwestii uznaje się, że zakaz odnosi się do terytorium działania pracodawcy).

Oprócz postanowień obowiązkowych umowa o zakazie konkurencji może zawierać ustalenia fakultatywne, wynikające z możliwości wyboru rozwiązania zawartej wprost w przepisach lub uznane przez strony za ważne.

» Wskazówki dla pracodawcy zawierającego umowę o zakazie konkurencji

Wskazówka 1. Szczegółowe określenie zakresu umowy o zakazie konkurencji

Zakaz konkurencji polega na zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy oraz zakazie świadczenia pracy na podstawie stosunku pracy lub na innej podstawie, np. umowy cywilnoprawnej, na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność (art. 101¹ § 1 Kodeksu pracy). Aby nie powstały nieporozumienia, co jest działalnością konkurencyjną, w umowie powinny być precyzyjnie wskazane elementy obejmujące ten zakaz. Strony umowy o zakazie konkurencji najczęściej określają w niej formy działalności konkurencyjnej.

Przykładowe postanowienie dotyczące form działalności konkurencyjnej:

Strony umowy o zakazie konkurencji mogą w umowie precyzyjnie wskazać poszczególne formy działalności konkurencyjnej również w inny sposób:

Nieprawidłowymi postanowieniami dotyczącymi określenia działalności konkurencyjnej będą takie, które wskazują, że:

W praktyce, mimo że strony mogą wyczerpująco określić zakres zakazu konkurencji, może powstać wątpliwość, czy działania podjęte przez pracownika powodują naruszenie tego zakazu. Dlatego do umowy o zakazie konkurencji można wprowadzić zapis, zgodnie z którym pracownik będzie zobowiązany konsultować z pracodawcą, czy zamierzone działania nie naruszają zakazu konkurencji. Wówczas nie będzie wątpliwości, czy doszło do naruszenia zakazu konkurencji.

Wskazówka 2. Ustalenie czasu trwania umowy o zakazie konkurencji po zakończeniu stosunku pracy

Przepisy nie określają, na jaki okres może być zawarta umowa o zakazie konkurencji po zakończeniu stosunku pracy. Zatem to strony umowy powinny ustalić czas trwania takiej umowy.

Niedopuszczalne jest zawieranie zakazu konkurencji na czas nieokreślony, a także na zbyt długie okresy, np. wieloletnie. Strony umowy o zakazie konkurencji są bowiem zobowiązane do wskazania „okresu obowiązywania zakazu” (art. 101² § 1 Kodeksu pracy). Ustalając zatem okres, przez jaki będzie obowiązywał zakaz konkurencji, trzeba dokonać analizy, jak bardzo istotne informacje posiada pracownik i przez jaki czas ich wykorzystanie może zagrażać interesom firmy.

Wskazówka 3. Wprowadzenie do umowy o zakazie konkurencji okresu wypowiedzenia

Bezpiecznym dla pracodawcy rozwiązaniem jest wprowadzenie do umowy o zakazie konkurencji zawartej na czas po ustaniu stosunku pracy okresu wypowiedzenia, który będzie mógł zastosować tylko pracodawca. W umowie o zakazie konkurencji dopuszczalne jest bowiem ustalenie możliwości wcześniejszego jej rozwiązania za wypowiedzeniem. Możliwość wypowiedzenia zakazu konkurencji może zostać ustalona tylko dla pracodawcy, a nie musi przysługiwać pracownikowi. W tym przypadku strony korzystają z większej swobody w ustalaniu treści umowy o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia, ponieważ jest ona umową z pogranicza prawa pracy i prawa cywilnego. A zatem, mimo że w Kodeksie pracy nie przewidziano możliwości wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji, strony mogą w niej zastrzec, że pracodawca jest uprawniony do jej wcześniejszego rozwiązania.

Pracodawca nie musi wskazywać przyczyny rozwiązania umowy o zakazie konkurencji (wyrok SN z 12 listopada 2014 r., I PK 86/14).

Długość okresu wypowiedzenia oraz sposób jego liczenia mogą zostać ustalone przez strony dowolnie.

Przykładowe postanowienie dotyczące okresu wypowiedzenia w umowie o zakazie konkurencji:

Wskazówka 4. Zamieszczenie w umowie o zakazie konkurencji warunków odstąpienia od tej umowy

Zdaniem Sądu Najwyższego dopuszczalne jest wprowadzenie do umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy prawa odstąpienia od niej, jeżeli nie pozostaje to w sprzeczności z zasadami prawa pracy, oraz zastrzeżenie w klauzuli konkurencyjnej warunku rozwiązującego (wyrok SN z 2 września 2009 r., II PK 206/08). Warunkiem ważności postanowienia o odstąpieniu od umowy jest oznaczenie terminu odstąpienia, gdyż zastrzeżenie dla pracodawcy prawa odstąpienia w umowie o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy bez określenia terminu wykonania tego prawa jest nieważne (wyrok SN z 8 lutego 2007 r., II PK 159/06, OSNP 2008/7–8/91).

Przykładowe postanowienie w umowie o zakazie konkurencji dotyczące ustania tego zakazu:

Mimo że przepisy Kodeksu pracy o zakazie konkurencji nie regulują prawa odstąpienia od umowy o zakazie konkurencji, nie jest ono sprzeczne z zasadami prawa pracy. Tak też wypowiadał się Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 26 lutego 2003 r. (I PK 16/02, OSNP 2004/14/239).

Po złożeniu przez uprawnioną stronę oświadczenia o odstąpieniu od umowy o zakazie konkurencji następuje natychmiastowe jej rozwiązanie.

Odstąpienie oznacza wygaśnięcie umowy o zakazie konkurencji z mocą wsteczną. Należy zatem przyjąć fikcję prawną, że umowa o zakazie konkurencji od początku nie obowiązywała.

Jeżeli odstąpienie od umowy o zakazie konkurencji następuje, gdy jedna lub obie strony w części lub całości wykonały już zobowiązanie, to dojdzie także do powstania nowego zobowiązania. Polega ono na konieczności zwrotu dotychczasowych świadczeń. Jeśli zatem pracodawca odstępuje od umowy o zakazie konkurencji, pracownik musi oddać odszkodowanie, jakie otrzymał od firmy z tytułu przestrzegania zakazu konkurencji.

Wskazówka 5. Określenie w umowie o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy kary umownej za jego naruszenie

Strony mogą ustalić w umowie o zakazie konkurencji karę umowną za naruszenie przez pracownika zakazu konkurencji. Dotyczy to tylko umowy zawartej na czas po zakończeniu stosunku pracy. Ze względu na to, że odpowiedzialność pracownika za naruszenie zakazu konkurencji w czasie trwania stosunku pracy podlega przepisom Kodeksu pracy, stosowanie w takich umowach kary umownej jest niedopuszczalne. Możliwość dochodzenia kary umownej przez pracodawcę nie jest uzależniona od wystąpienia szkody, chociaż pracownik może żądać zmniejszenia kary umownej, jeżeli wykaże, że zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane lub kara jest rażąco wygórowana (art. 484 Kodeksu cywilnego). Wysokość kary umownej zastrzeżonej w umowie powinna być racjonalna i nie powinna istotnie odbiegać od odszkodowania zastrzeżonego na rzecz pracownika.

Wskazówka 6. Zobowiązanie pracownika do składania oświadczenia o powstrzymaniu się od działalności konkurencyjnej

Orzecznictwo dopuszcza konkretne, praktyczne i przydatne dla pracodawców sposoby zabezpieczenia swoich interesów, w tym w umowie o zakazie konkurencji. Jednym z nich jest zobowiązanie pracownika do składania comiesięcznych oświadczeń dotyczących zapewnienia o niepodejmowaniu działalności konkurencyjnej. Jeżeli umowa nie będzie zawierała takiego postanowienia, domaganie się od pracownika złożenia oświadczenia jest bezprawne.

Sąd Najwyższy w wyroku z 12 lutego 2013 r. (II PK 166/12, OSNP 2013/23 –24/274) uznał za dopuszczalne wprowadzenie do umowy o zakazie konkurencji zobowiązania pracownika do składania oświadczeń o powstrzymywaniu się od działalności konkurencyjnej. Zdaniem SN złożenie przez byłego pracownika w każdym miesiącu po rozwiązaniu stosunku pracy przewidzianego w umowie o zakazie konkurencji oświadczenia może być zakwalifikowane jako warunek wypłaty przez pracodawcę odszkodowania (art. 89 Kodeksu cywilnego i art. 101² § 1 Kodeksu pracy).

Każda z umów zakazujących działalności konkurencyjnej może być sformułowana inaczej, ponieważ jest to kontrakt kształtowany zgodnie z wolą stron. Ograniczenia w tym zakresie wynikają z orzecznictwa. Nie ma jednak wątpliwości, że konkretne zobowiązania oraz uprawnienia pracownika i pracodawcy muszą wynikać z umowy o zakazie konkurencji. Przyjmuje się, że skoro Kodeks pracy, posługując się w art. 101¹ § 1 sformułowaniem „działalność konkurencyjna”, nie definiuje tego pojęcia, to prawo do określenia zakresu przedmiotowego, podmiotowego, czasowego oraz terytorialnego zakazu konkurencji zostało pozostawione stronom umowy (pracodawcy i pracownikowi), z uwzględnieniem kryterium przedmiotu prowadzonej przez pracodawcę działalności.

WZÓR 4. UMOWA O ZAKAZIE KONKURENCJI ZAWARTA NA OKRES PO ZAKOŃCZENIU STOSUNKU PRACY

» Odpowiedzialność materialna pracownika za złamanie zakazu konkurencji podczas zatrudnienia

Pracodawca, który wskutek naruszenia przez pracownika zakazu konkurencji przewidzianego w umowie poniósł szkodę, może dochodzić od pracownika wyrównania tej szkody na zasadach określonych w Kodeksie pracy (art. 114 i art. 115 Kodeksu pracy). Warunkami odpowiedzialności materialnej będą:

• niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z umowy o zakazie konkurencji,
• wina (byłego) pracownika (nieumyślna lub umyślna),
• powstanie szkody po stronie pracodawcy,
• normalny związek przyczynowy między niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zakazu a szkodą poniesioną przez pracodawcę. Wskazane warunki muszą wystąpić łącznie. Na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika i wysokość szkody. Nieudowodnienie jednego z tych elementów skutkuje oddaleniem powództwa.

Naruszenie obowiązku powstrzymania się od działalności konkurencyjnej może polegać na nieprzestrzeganiu go w ogóle lub tylko w części. Fakt, czy w konkretnym przypadku doszło do naruszenia postanowień umowy, ustala się przez porównanie zaistniałego stanu faktycznego będącego skutkiem działań lub zaniechań pracownika z obowiązkami wskazanymi w treści umowy o zakazie konkurencji.

Pracownik musi wykonać umowę o zakazie konkurencji z należytą starannością, która obejmuje także obowiązek sprawdzenia, jaki jest zakres działalności (np. gospodarczej) „dodatkowego” pracodawcy i czy nie pokrywa się on z zakresem działalności macierzystego pracodawcy. Pracownik nie może bronić się zarzutem, że nie był mu znany zakres ich działalności (wyrok SN z 15 marca 2011 r., I PK 224/10).

Istotnym warunkiem odpowiedzialności pracownika jest wina, która występuje w dwóch postaciach: nieumyślnej i umyślnej. Rozróżnienie stopnia winy ma dla pracownika zasadnicze znaczenie. Wina jest nieumyślna, gdy pracownik, przewidując możliwość wystąpienia szkody, bezpodstawnie przypuszcza, że zdoła jej uniknąć (niedbalstwo), albo nie przewiduje tej możliwości, choć powinien i mógł przewidzieć (lekkomyślność). W tym przypadku pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę (z wyłączeniem tzw. utraconych korzyści). Odszkodowanie należne pracodawcy od pracownika nie może wówczas przewyższać kwoty 3-miesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Z winą umyślną mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik chce wyrządzić szkodę i jego działania są celowe (zamiar bezpośredni), albo gdy zachowując się bezprawnie, przewiduje możliwość popełnienia szkody i godzi się na to (zamiar ewentualny).

W przypadku winy umyślnej odpowiedzialność pracownika jest większa. Pracownik jest bowiem zobowiązany do naprawienia szkody w pełnej wysokości, a więc z uwzględnieniem utraconych przez pracodawcę korzyści (np. potencjalnych zysków, które zostałyby osiągnięte, gdyby na skutek działań konkurencyjnych pracownika nie utracono dotychczasowych klientów).

Pracodawca, który będzie dochodził od pracownika odpowiedniego odszkodowania z tytułu szkody powstałej na skutek złamania zakazu konkurencji, musi wykazać wystąpienie szkody oraz jej wysokość. W praktyce jest to najtrudniejsze. W przeciwieństwie do umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy strony umowy o zakazie konkurencji zawartej na czas zatrudnienia nie mogą wprowadzić do niej postanowienia przewidującego karę umowną na wypadek naruszenia przez pracownika postanowień tej umowy. Taka klauzula zwalnia pracodawcę z obowiązku udowodnienia istnienia i wysokości szkody.

Sąd Najwyższy w wyroku z 2 października 2002 r. (I PKN 549/01, Pr. Pracy 2003/5/31) stwierdził, że przedłożenie powódce do podpisania projektu umowy o zakazie konkurencji, która zawierała niezgodną z prawem pracy (art. 101¹ § 2 Kodeksu pracy) klauzulę wprowadzającą karę umowną, w dodatku w rażąco wygórowanej wysokości 50 000 zł, uprawniało ją do odmowy zaakceptowania projektu. Wynika to z faktu, że zgodnie z art. 300 Kodeksu pracy przepisy Kodeksu cywilnego mają zastosowanie do stosunku pracy wyłącznie w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy. Natomiast Kodeks pracy wyczerpująco reguluje zasady odpowiedzialności materialnej pracownika za naruszenie zakazu konkurencji obowiązującego w czasie zatrudnienia. Dlatego postanowienia umowy o zakazie konkurencji zawartej na czas trwania zatrudnienia, które zobowiązywałyby pracownika do zapłaty kary umownej w razie wyrządzenia szkody pracodawcy wskutek naruszenia tego zakazu, są nieważne z mocy prawa.

Natomiast ważne będzie wprowadzenie do umowy o zakazie konkurencji kary umownej obowiązującej po ustaniu zatrudnienia.

Jeżeli chodzi o związek przyczynowy, to pracownik ponosi odpowiedzialność tylko za normalne działania lub zaniechania, z których wynikła szkoda. Oznacza to, że jego odpowiedzialność ogranicza się tylko do następstw typowych, a nie nietypowych czy przypadkowych.

» Odszkodowanie z klauzuli konkurencyjnej

Pracodawca powinien szczególnie rozważnie ustalić grupę pracowników, których chce zobowiązać do powstrzymania się od działalności konkurencyjnej po ustaniu zatrudnienia. Obowiązek zapłaty odszkodowania obciąża bowiem pracodawcę nawet wtedy, gdy nie obawia się on już konkurencji ze strony byłego pracownika (wyrok SN z 14 maja 1998 r., I PKN 121/98, OSNP 1999/10/342).

Wysokość odszkodowania należnego pracownikowi za przestrzeganie umowy o zakazie konkurencji zależy od tego, czy umowa obowiązuje w okresie zatrudnienia, czy po jego zakończeniu. Jeśli umowa o zakazie konkurencji została zawarta na czas trwania stosunku pracy, odszkodowanie może zostać ustalone w dowolnej wysokości, może go też nie być wcale – jeśli takie rozwiązanie strony przewidziały w umowie. W przypadku zawarcia umowy o zakazie konkurencji obowiązującej po ustaniu zatrudnienia wysokość odszkodowania nie może być niższa niż 25 wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymywał przed zakończeniem pracy u danego pracodawcy. Wysokość odszkodowania może być również wyższa, jeśli strony tak postanowią.

Przykładowe postanowienie dotyczące odszkodowania w umowie o zakazie konkurencji:

Nie ma jednak przeszkód, aby odszkodowanie było ustalone w inny sposób niż w wysokości procentowej, np. kwotowo. Może być także wypłacone od razu w pełnej wysokości za cały okres obowiązywania zakazu konkurencji lub np. w ratach 2-miesięcznych, kwartalnych itp. Nie może być ono jednak niższe niż gwarantowane najniższe.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2005 r. (II PK 186/04, OSNP 2005/24/391):

W przypadku gdy strony nie zawarły w klauzuli postanowienia dotyczącego odpłatności za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej lub zawarły takie postanowienie, ale nie określiły jego wysokości, byłemu pracownikowi należy się wynagrodzenie gwarantowane w wysokości 25. Taki pogląd wynika z zasady, zgodnie z którą skoro ustawodawca wskazał w przepisie minimalną wysokość odszkodowania, a strony nie zawarły stosownych postanowień w tym zakresie, za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej przysługuje odszkodowanie w wysokości określonej w przepisach Kodeksu pracy. Pracownik ma zatem roszczenie o wypłacenie odszkodowania w gwarantowanej wysokości (25 wynagrodzenia). W żadnym wypadku pracownik nie ma podstaw do żądania odszkodowania w kwocie wyższej, nawet gdy subiektywnie uważa, że posiadane informacje uzasadniają wyższe odszkodowanie.

Za dopuszczalne należy uznać postanowienie umowne, w myśl którego pracodawca zwalnia się z obowiązku wypłaty odszkodowania, przy jednoczesnym zachowaniu ważności samej klauzuli do końca okresu jej obowiązywania w przypadku, gdy pracownik naruszy zakaz konkurencji.

Zasadą jest, że przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę (na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy) powoduje, że inny pracodawca staje się stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Może powstać wątpliwość, czy przejmującego pracodawcę wiąże klauzula konkurencyjna i czy powinien z tego tytułu wypłacać odszkodowanie byłemu pracownikowi przejętego pracodawcy. Do niedawna można było spotkać się z poglądem, zgodnie z którym zakaz konkurencji jest umową odrębną, ale powiązaną ze stosunkiem pracy, i to powoduje, że przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę powinno obejmować również klauzulę konkurencyjną.

Jednak w wyroku z 11 lutego 2015 r. (I PK 123/14) Sąd Najwyższy podkreślił, że nowy pracodawca nie jest związany uzgodnionym pomiędzy przejmowanym pracownikiem a jego poprzednim pracodawcą zakazem konkurencji po ustaniu zatrudnienia. Na nowego pracodawcę nie przechodzą zatem obowiązki wynikające z klauzuli o zakazie konkurencji, niezależnie od tego, czy została ona zawarta w umowie o pracę, czy w odrębnej umowie o zakazie konkurencji. Podobnie uznał Sąd Najwyższy w uchwale z 6 maja 2015 r. (III PZP 2/15, OSNP 2015/9/118). Zatem w takiej sytuacji nie powstanie obowiązek wypłaty odszkodowania i jednocześnie z dniem przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę byłego pracownika przestaje obowiązywać klauzula konkurencyjna.

» Sposób obliczania odszkodowania

Przepisy nie zawierają wskazówek co do sposobu obliczania pieniężnej rekompensaty dla byłego pracownika za przestrzeganie klauzuli konkurencyjnej.

Ponieważ regulacje kodeksowe w kontekście wspomnianej rekompensaty mówią o wynagrodzeniu otrzymanym, za zasadne należy uznać przyjęcie do podstawy wymiaru odszkodowania wszystkich składników o charakterze wynagrodzenia za pracę wypłaconego pracownikowi w okresie, w którym sprawował on funkcję, w związku z którą został objęty klauzulą konkurencyjną. Takimi składnikami są m.in. wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, premie, nagrody, różnego rodzaju dodatki, takie jak dodatek stażowy, funkcyjny, motywacyjny. Nie ma żadnych podstaw do wykluczenia któregokolwiek z tych elementów wynagrodzenia.

Do podstawy obliczania odszkodowania nie należy natomiast wliczać świadczeń nieposiadających charakteru wynagrodzenia za pracę, czyli m.in. diet za podróże służbowe, ryczałtów za pranie odzieży roboczej, świadczeń finansowanych ze środków zfśs, jednorazowych zasiłków na zagospodarowanie czy świadczeń urlopowych.

Jeśli stosunek pracy trwał krócej, niż będzie obowiązywał zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia, wysokość odszkodowania należy ustalać na podstawie wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika, przeliczonego do czasu trwania klauzuli konkurencyjnej. W wyroku z 8 stycznia 2008 r. (I PK 161/07, OSNP 2009/3–4/42) Sąd Najwyższy uznał, że:

Kwalifikacje zawodowe pracowników

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, wynikających z Kodeksu pracy, jest ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. To również jedna z zasad prawa pracy, której muszą przestrzegać pracodawcy. Regulacje w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników i udzielania im w związku z tym tzw. urlopów szkoleniowych są zawarte w Kodeksie pracy w art. 103¹–103⁶.

» Skierowanie lub zgoda pracodawcy na dokształcanie

Ustawodawca, wprowadzając do Kodeksu pracy obowiązek pracodawcy ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych, zawarł jednocześnie definicję podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Przez podnoszenie kwalifikacji należy rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Oznacza to, że z uprawnień, jakie przepisy przyznają pracownikom podnoszącym kwalifikacje (płatne zwolnienia od pracy, urlop szkoleniowy), mogą skorzystać wyłącznie pracownicy, których sam pracodawca skierował na określone dokształcanie albo zgodził się, aby w określonym zakresie pracownik sam się dokształcał. Nie ma przy tym znaczenia, w jakiej formie będzie następowało zdobywanie wiedzy bądź umiejętności przez pracownika. Może się ono odbywać zarówno w formach szkolnych, jak i pozaszkolnych, np. w formie kursu czy seminarium. Brak zgody pracodawcy na dokształcanie nie oznacza wyłączenia prawa pracownika do podejmowania jakichkolwiek form uzupełniania wiedzy i umiejętności (studia podyplomowe, kursy itp.). Oznacza jedynie, że nie będą mu przysługiwały szczególne uprawnienia przewidziane w związku z tym w Kodeksie pracy.

Przepisy Kodeksu pracy nie określają, co oznacza pojęcie „za zgodą pracodawcy”. Należy więc w tym zakresie stosować posiłkowo przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi wola osoby może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, która tę wolę ujawnia w sposób dostateczny. Zatem np. udzielenie pracownikowi świadczenia przysługującego osobom podnoszącym kwalifikacje za zgodą pracodawcy (urlopu szkoleniowego, zwolnienia od pracy) może być ocenione jako faktyczne wyrażenie zgody przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych i związane z tym uprawnienia pracowników nie dotyczą każdej nauki, lecz jedynie takiej, która jest związana z obecnym rodzajem wykonywanej przez pracownika pracy lub którą będzie on świadczył po zmianie warunków umowy. Oznacza to, że podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych nie może być oderwane od wykształcenia czy rodzaju pracy, jaką wykonuje pracownik. Taki pogląd prezentuje resort pracy. Jego zdaniem przepisy Kodeksu pracy dotyczą przede wszystkim podnoszenia kwalifikacji zawodowych w ramach pracy aktualnie wykonywanej przez pracownika, ale również będą mogły mieć zastosowanie w przypadku, gdy planowany jest awans pracownika lub pracodawca zamierza zaproponować mu inne warunki pracy, np. pracę na innym stanowisku ze względu na zmianę profilu działalności firmy.

Przedstawiony przez ministerstwo pracy pogląd dotyczący definicji podnoszenia kwalifikacji zawodowych jest jednak krytykowany przez część ekspertów prawa pracy. Na podstawie obecnie obowiązujących przepisów nie można bowiem uznać za niedopuszczalne wyrażenia przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika w kierunku, który nie jest i nie będzie związany z rodzajem wykonywanej przez niego pracy. Jeżeli pracodawca mimo wszystko zechce udzielić pracownikowi urlopu szkoleniowego bądź innego uprawnienia związanego z dokształcaniem, to będzie to działanie korzystniejsze niż wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów, a tym samym z nimi zgodne.

» Uprawnienia pracowników podnoszących kwalifikacje

Pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą przysługują następujące uprawnienia:

• zwolnienie z całości lub z części dnia pracy,
• urlop szkoleniowy. 

Zwolnienie z całości lub z części dnia pracy przysługuje pracownikowi na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Pracodawca musi zatem udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy w takim wymiarze, aby mógł on dotrzeć na zajęcia takim środkiem komunikacji, jakim zazwyczaj się porusza, odbyć obowiązkowe zajęcia i ewentualnie powrócić do pracy.

W zależności od formy, w jakiej pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe (szkoła średnia, studia wyższe, kursy itd.), nabywa on prawo do określonej liczby dni urlopu szkoleniowego.

Tabela 19. Wymiar urlopu szkoleniowego i jego przeznaczenie

Urlop szkoleniowy jest udzielany wyłącznie na dni pracy pracownika, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W przypadku pracowników zatrudnionych w systemach czasu pracy przewidujących różną liczbę godzin pracy na dobę nie ma znaczenia, ile godzin pracy mają zaplanowanych w dniu, w którym będą korzystali z urlopu szkoleniowego. Bez względu na to, czy będą to 4 godziny czy 12 godzin, z puli urlopu szkoleniowego należy odpisać 1 dzień.

W przypadku 6-dniowego urlopu szkoleniowego dla pracowników przystępujących do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego należy wziąć jednak pod uwagę, że nie będzie on przysługiwał, gdy sam organizator szkolenia zaplanuje w programie taki egzamin. Trudno sobie bowiem wyobrazić sytuację, w której pracodawca byłby zobowiązany do udzielenia pracownikowi 6 dni urlopu w związku z jego egzaminem, który kończy 2-dniowe szkolenie w zakresie obsługi programu komputerowego. Inaczej jednak będzie wyglądała sytuacja, gdy powszechnie obowiązujące przepisy będą przewidywały potwierdzenie określonych kwalifikacji pracownika w formie egzaminu.

Za czas zarówno urlopu szkoleniowego, jak i zwolnienia od pracy na czas dojazdu i uczestnictwa w zajęciach pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia liczonego na zasadach obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego, z jednym zasadniczym zastrzeżeniem. Składniki wynagrodzenia ustalane w przeciętnej wysokości oblicza się z miesiąca, w którym przypadło to zwolnienie lub urlop szkoleniowy. Takie stanowisko w tej sprawie prezentuje również resort pracy.

» Umowa pracodawcy z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje

Pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę taką zawiera się na piśmie. Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, to nie musi zawierać z nim umowy szkoleniowej.

Warto jednak potwierdzić w formie pisemnej warunki umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika, chociażby nie miało to wpływu na jego zobowiązanie do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas. Mimo że obowiązujące przepisy nie wskazują elementów, jakie powinna zawierać umowa szkoleniowa, warto w niej uregulować:

• dokładny rodzaj szkolenia lub kierunek, w jakim pracownik będzie podnosił kwalifikacje,
• zwolnienia pracownika od pracy – ich wymiar, okres przed zajęciami i po ich zakończeniu niezbędny do dojechania przez pracownika na zajęcia i powrót z nich do pracy,
• wymiar płatnego urlopu szkoleniowego przyznanego pracownikowi na przygotowanie się i przystąpienie do egzaminów końcowych oraz ewentualny wymiar dodatkowego urlopu w przypadku konieczności powtarzania przez pracownika egzaminu końcowego,
• rodzaj ewentualnej dodatkowej pomocy finansowej dla pracownika (np. refundacja 50 kosztów opłaty za studia),
• wysokość i zasady zwrotu dodatkowej pomocy finansowej w przypadku rezygnacji pracownika z dokształcania przed jego ukończeniem, zwolnienia pracownika itp.,
• okres po zakończeniu dokształcania, przez który pracownik zobowiązuje się pracować na rzecz pracodawcy, i ewentualne skutki wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy przez pracodawcę lub pracownika.

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika nie może zawierać postanowień mniej korzystnych od obowiązujących przepisów.

WZÓR 5. UMOWA O PODNOSZENIE KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH

Należy jednak pamiętać, że pracodawca, który pokrywa koszty nauki pracownika, może go zobowiązać do pozostawania w zatrudnieniu maksymalnie przez 3 lata po ukończeniu dokształcania.

» Indywidualny czas pracy

Aby pomóc pracownikowi w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, pracodawca może uwzględnić wniosek podwładnego o ustalenie mu indywidualnego rozkładu czasu pracy. W ten sposób pracodawca może uniknąć konieczności wyrażania lub odmowy zgody na dokształcanie i nie będzie ponosić związanych z tym świadczeń. Pozwoli to jednocześnie uczącemu się pracownikowi pogodzić pracę z zajęciami. W tym przypadku trudno będzie uznać uwzględnienie wniosku pracownika za zgodę na podnoszenie kwalifikacji, gdyż są to odrębne uprawnienia i regulacje prawne.

» Świadczenia dobrowolne

Pracodawca może się zdecydować na przyznanie pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowych świadczeń, m.in. pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki, zakwaterowanie itd. Nie są to jednak świadczenia obowiązkowe i zależą wyłącznie od woli pracodawcy. Takie dodatkowe dofinansowanie nauki pracownika może mieć swoje konsekwencje w przypadku:

• niepodejmowania podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika albo przerwania podnoszenia tych kwalifikacji,
• rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po ich ukończeniu, w terminie, w którym pracownik zobowiązał się do pozostawania w zatrudnieniu – nie dłużej niż 3 lata,
• rozwiązania przez pracownika stosunku pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu,
• rozwiązania przez pracownika stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy lub z powodu mobbingu, mimo że takie przyczyny nie wystąpiły.

W takich przypadkach pracownik może być zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. 

Należy jednak pamiętać, że wyżej wskazane przyczyny to zamknięty katalog przypadków, na podstawie których pracodawca może żądać od pracownika zwrotu dodatkowych kosztów dokształcania. W innych sytuacjach takie roszczenie pracodawcy będzie bezzasadne, chociażby w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika zawarto postanowienia wskazujące na inne przypadki, w których pracownik będzie zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę.

Pracodawca może się domagać od pracownika, który przerwał dokształcanie lub rozwiązał stosunek pracy, jedynie zwrotu kosztów dodatkowych, np. za dojazdy, zakwaterowanie, opłaty za dokształcanie, materiały szkoleniowe itp. Nie może się natomiast domagać w żadnym przypadku zwrotu kwot wypłaconego wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy w celu uczestniczenia w obowiązkowych zajęciach lub za czas urlopu szkoleniowego.

» Dokształcanie niezwiązane z zatrudnieniem

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych niż w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych związanych z wykonywaną pracą mogą być przyznane:

• zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia, 
• urlop bezpłatny. 

Wymiar urlopu i zwolnienia od pracy zależą od wspólnego porozumienia pracodawcy z pracownikiem w tym zakresie.

Nieobowiązkowe urlop bezpłatny oraz zwolnienie od pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia były możliwe również przed wprowadzeniem obecnych przepisów dotyczących podnoszenia kwalifikacji pracowników. Ponadto obecna regulacja nie daje pracownikowi żadnego uprawnienia, wskazuje jedynie, że jeżeli taka będzie wola pracodawcy, to może on w związku z dokształcaniem przyznać mu określone dodatkowe uprawnienie. O takim dodatkowym uprawnieniu pracodawca może jednak postanowić zawsze, bez względu na to, czy pracownik dokształca się w zakresie pełnionej funkcji czy poza nią.

Wliczanie szkoleń do czasu pracy

Obecnie obowiązujące regulacje zapewniają, że pewne szkolenia mają się odbywać na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika (a czas takiego szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika powinien wliczać się do jego czasu pracy, a tym samym być traktowany jak praca w godzinach nadliczbowych).

Chodzi o takie szkolenia, które są niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, a obowiązek ich przeprowadzenia przez pracodawcę wynika z:

• postanowień układu zbiorowego pracy bądź innego porozumienia zbiorowego lub
• postanowień regulaminu albo
• przepisów prawa bądź
• postanowień umowy o pracę.

Dotyczyć ma to także szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego.

Regulamin pracy

Regulamin pracy jest aktem prawa wewnątrzzakładowego obowiązującym u konkretnego pracodawcy. Obecnie tylko pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi wprowadzić regulamin pracy, ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników – chyba że w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Identycznie jak w przypadku regulaminu wynagradzania pracodawca zatrudniający do 49 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Jednak pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników musi wprowadzić regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie (chyba że w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy). Wniosek zakładowej organizacji związkowej jest bezwzględnie wiążący dla pracodawcy.

W Kodeksie pracy wskazano obowiązkowe elementy, które powinny się znaleźć w treści regulaminu. Poza tymi elementami regulamin pracy może zawierać również inne postanowienia regulujące organizację pracy w zakładzie. Tworząc regulamin pracy, warto wziąć pod uwagę, że nie powinien to być akt bardzo obszerny, który przytacza większość przepisów Kodeksu pracy. Tak rozbudowany regulamin będzie bowiem mało czytelny dla pracowników, a poza tym w każdym przypadku zmiany przepisów Kodeksu pracy będzie konieczna zmiana jego treści. Regulamin pracy ma za zadanie dostosowanie ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy do specyfiki danego zakładu pracy. Powinien zatem uszczegóławiać i dostosowywać przepisy kodeksowe do warunków pracy w danym zakładzie.

W regulaminie pracy powinny być zawarte postanowienia obejmujące przede wszystkim:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej (tzw. tabela norm przydziału, określająca, jaka odzież i na jaki okres przysługuje pracownikom zatrudnionym na określonych stanowiskach oraz rodzaje środków ochrony indywidualnej);
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe. Muszą być one w regulaminie pracy nazwane i precyzyjnie wskazane w stosunku do poszczególnych grup pracowników. Przy ustalaniu okresu rozliczeniowego warto pamiętać, że musi on być wskazany w regulaminie pracy w sposób precyzyjny (1 miesiąc, 2 miesiące). Błędne jest przepisywanie do regulaminu zwrotów kodeksowych, np. „w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy”;
• porę nocną, która musi być zawsze określona bez względu na to, czy w danym zakładzie praca jest wykonywana w godzinach nocnych;
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia – te elementy również muszą być określone w regulaminie w sposób precyzyjny. Regulamin musi np. wskazywać konkretną datę wypłaty pracownikom wynagrodzenia za pracę, a nie posługiwać się np. zwrotem „do 10 dnia następnego miesiąca”;
• wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, wykaz prac lekkich dozwolonych pracownikom młodocianym, rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego. Wszystkie te wykazy muszą być dostosowane do warunków występujących w danym zakładzie pracy i do rodzaju prac, jakie się w nim wykonuje, a nie być tylko przytoczeniem przepisów regulujących te zagadnienia;
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
• stosowane kary porządkowe, których zapisy powinny odpowiadać treści art. 108 Kodeksu pracy; niedozwolone jest tworzenie nowego katalogu tych kar;
• organizację i porządek pracy w zakładzie, np. wprowadzenie 60-minutowej przerwy w pracy, wydłużenie rocznego limitu godzin nadliczbowych, ustalenie innych godzin czasu pracy w niedziele i święta itp.

Tworząc regulamin pracy, pracodawca jest ograniczony postanowieniami powszechnie obowiązujących przepisów (ustaw, rozporządzeń), z którymi regulamin ten nie może być sprzeczny i mniej od nich korzystny.

Poza obowiązkowymi elementami regulamin pracy może zawierać również inne postanowienia regulujące organizację pracy w zakładzie. Brak któregokolwiek z obowiązkowych elementów nie powoduje nieważności regulaminu, jest jednak jego wadą, która powinna być usunięta przez pracodawcę.

» Zasady przyznawania środków ochrony indywidualnej

Regulamin pracy powinien określać organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej (tzw. tabela norm przydziału określająca, jaka odzież i na jaki okres przysługuje pracownikom zatrudnionym na określonych stanowiskach oraz rodzaje środków ochrony indywidualnej).

Najczęściej spotykane nieprawidłowości w zakresie przyznawania pracownikom środków ochrony indywidualnej dotyczą sporządzania przez pracodawcę tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego niezbędnych do stosowania na poszczególnych stanowiskach pracy w zakładzie. Podstawowym błędem w tym zakresie jest ustalanie przez pracodawcę terminów używalności środków ochrony indywidualnej.

Pracodawca ma obowiązek ustalić termin używalności wszystkich elementów wyposażenia z zakresu odzieży i obuwia roboczego, natomiast nie może oznaczać takich terminów dla żadnego ze środków ochrony indywidualnej. Środki ochrony indywidualnej mogą stracić swoje właściwości ochronne już kolejnego dnia po ich wydaniu pracownikowi i pracodawca musi bezwarunkowo zapewnić pracownikowi nowe środki.

» Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe

Pracodawca posiadający regulamin pracy musi w nim ustalić systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe, jakie mają obowiązywać pracowników (art. 104¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Częstym błędem przy ustalaniu w regulaminie omawianych elementów jest brak określenia systemu czasu pracy, jaki został ustalony dla danej grupy pracowników. Muszą być one w regulaminie pracy nazwane i precyzyjnie przypisane poszczególnym grupom pracowników.

Przy ustalaniu okresu rozliczeniowego błędne jest przepisywanie do regulaminu pracy zwrotów kodeksowych, np. „w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy”. Okres rozliczeniowy musi być wskazany w regulaminie pracy w sposób precyzyjny, z określeniem granic czasowych. Nie wystarczy zatem ustalenie, że w firmie obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy, lecz należy dookreślić, które miesiące będą wchodziły w jego zakres.

» Pora nocna

Pracodawcy niejednokrotnie nie określają w regulaminie pracy pory nocnej obowiązującej pracowników, twierdząc, że w ich zakładzie nie wykonuje się pracy w porze nocnej. Często zdarza się również, że w regulaminie zamiast ustalenia pory nocnej zostaje zawarte postanowienie, że: „pracownicy nie wykonują pracy w porze nocnej”.

Taka treść regulaminu jest nieprawidłowa. Pora nocna musi być zawsze określona, bez względu na to, czy w danym zakładzie pracy wykonuje się pracę w godzinach nocnych czy nie. Wynika to chociażby z tego, że nawet gdy w normalnym toku pracy pracownicy nie wykonują pracy w porze nocnej, to zawsze może się wydarzyć nieprzewidziana sytuacja, w związku z którą będą oni musieli wykonywać taką pracę.

» Termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia

Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia muszą być określone w regulaminie w sposób precyzyjny, co w wielu przypadkach nie jest w praktyce przestrzegane.

Regulamin pracy musi wskazywać konkretną datę wypłaty pracownikom wynagrodzenia za pracę, a nie posługiwać się np. zwrotem „do 10 dnia następnego miesiąca”. Termin wypłaty powinien być zatem wskazany w sposób konkretny, tj.: „ostatniego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni”, „10 dnia następnego miesiąca” itp.

Ponadto w regulaminie pracy powinny być określone wszystkie elementy dotyczące wypłaty wynagrodzenia za pracę przewidziane przepisami Kodeksu pracy (termin, miejsce, czas i częstotliwość), bez względu na formę wypłaty pensji, jaka funkcjonuje u pracodawcy. Często zdarza się, że gdy w zakładzie pracy wypłata jest dokonywana przelewami na konta bankowe wszystkich pracowników, to pracodawca nie zawiera w treści regulaminu pracy informacji o miejscu i czasie wypłaty. Nie można jednak wykluczyć, że niektórzy pracownicy będą chcieli otrzymywać wynagrodzenie w formie gotówkowej. Dlatego regulamin pracy musi określać miejsce (np. kasa zakładu, pokój księgowości) oraz czas wypłaty wynagrodzenia (np. w godzinach od 8.00 do 16.00), chociażby w okresie tworzenia, a następnie obowiązywania regulaminu żaden z pracowników nie korzystał z takiej formy wypłaty.

» Wykaz prac wzbronionych młodocianym i kobietom

W regulaminie pracy należy określić:

• wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• wykaz prac lekkich dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego.

Wszystkie te wykazy muszą być dostosowane do warunków występujących w danym zakładzie pracy i do rodzaju prac, jakie się w nim wykonuje, a nie tylko przytaczać przepisy regulujące te zagadnienia. Często bowiem zdarza się, że pracodawcy kopiują do regulaminu pracy całość rozporządzeń regulujących te zagadnienia.

Jeżeli w firmie nie ma pracowników młodocianych, to dopuszczalne jest, aby w regulaminie pracy wprowadzić postanowienie, że nie ustala się wykazu prac wzbronionych młodocianym oraz rodzajów prac dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, ponieważ pracodawca nie zatrudnia takich osób. Gdy w zakładzie zostanie zatrudniony taki pracownik, wówczas pracodawca musi sporządzić wykazy prac wzbronionych i dozwolonych pracownikom młodocianym. Pracodawca jest zobowiązany zapoznać młodocianego z wykazem lekkich prac przed rozpoczęciem przez niego pracy.

» Obowiązki bhp

Pracodawca powinien ustalić w regulaminie pracy obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą. W praktyce takie ustalenie najczęściej polega na umieszczeniu w regulaminie pracy postanowień zawartych w Kodeksie pracy w tym zakresie. Tymczasem regulamin pracy powinien ustalać te obowiązki w kontekście konkretnego rodzaju prac, jakie wykonują pracownicy, oraz specyfiki działania zakładu. Ma to duże znaczenie w przypadku stosowania kar porządkowych wobec pracowników, jak również ewentualnego ustalania przyczyny wypowiedzenia bądź rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Pracodawcy często zapominają też o określeniu w regulaminie sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą, myląc ten obowiązek z koniecznością potwierdzenia poinformowania pracowników o zapoznaniu ich z oceną ryzyka zawodowego.

» Sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy

W regulaminie pracy trzeba określić przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Najczęstszy błąd w tym zakresie polega na tym, że pracodawcy ustalają zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy w sposób mniej korzystny dla pracowników od przepisów powszechnie obowiązujących. Przykładowo postanowienia regulaminu pracy zobowiązują pracownika do poinformowania pracodawcy o przyczynie nieobecności najpóźniej w dniu nieobecności. Tymczasem w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Zatem takie postanowienia regulaminu są niezgodne z przepisami i tym samym nieważne.

» Informacja o karach porządkowych

Zawarte w regulaminie pracy postanowienia dotyczące kar porządkowych nie powinny tworzyć nowego katalogu tych kar, ponieważ jest to niedozwolone. Zdarza się, że do kar porządkowych przewidzianych w Kodeksie pracy (kara upomnienia, kara nagany i kary pieniężne) pracodawcy dodają w regulaminie pracy np. karę zwrócenia uwagi lub karę ostrzeżenia. Stosowanie takich kar jest niedozwolone i stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym, które jest zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 4 Kodeksu pracy).

» Inne postanowienia zamieszczone w regulaminie pracy

Regulamin pracy może zawierać inne postanowienia regulujące organizację i porządek pracy w zakładzie, np. wprowadzenie 60-minutowej przerwy w pracy, wydłużenie rocznego limitu godzin nadliczbowych, ustalenie innych godzin czasu pracy w niedziele i święta, wskazanie katalogu przyczyn rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

» Ustalenie i wejście w życie regulaminu pracy

Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa lub nie uzgodniono w ustalonym z nią terminie postanowień regulaminu pracy, pracodawca samodzielnie ustala regulamin pracy. Pracodawca powinien zatem z działającą w zakładzie organizacją związkową uzgodnić, przy przystępowaniu do negocjacji w sprawie regulaminu, maksymalny czas ich trwania.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Podanie regulaminu do wiadomości następuje w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to być wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozdanie każdemu z pracowników treści regulaminu lub np. rozesłanie go pocztą elektroniczną do pracowników. Pracodawca jest zobowiązany zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy. Warto, dla celów dowodowych, aby pracownik potwierdził pracodawcy na piśmie fakt zapoznania się z treścią regulaminu.

Jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową, pracodawca w porozumieniu z reprezentującą pracowników organizacją związkową może zawiesić stosowanie, na okres maksymalnie 3 lat, niektórych postanowień regulaminu pracy. Jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, porozumienie w tym zakresie należy zawrzeć z przedstawicielstwem pracowników wyłonionym w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Odpowiedzialność porządkowa pracowników

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca posiada określony system sankcji, który może być stosowany wobec pracowników za niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie przez nich obowiązków służbowych. Należy jednak pamiętać, że katalog tych sankcji jest ściśle określony w przepisach, a stosowanie wobec pracowników innych kar niż kodeksowe jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym. Zatem zarówno zasady stosowania, jak i rodzaje kar nie mogą być w przepisach wewnątrzzakładowych uregulowane odmiennie od postanowień Kodeksu pracy. Taka regulacja byłaby bowiem z mocy prawa nieważna.

Pracodawca może zastosować w ramach odpowiedzialności porządkowej wobec pracownika jedynie karę upomnienia, nagany lub karę pieniężną na warunkach określonych w art. 108 Kodeksu pracy.

Karę upomnienia i nagany można zastosować za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Natomiast za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy pracodawca może również stosować karę pieniężną. Przepisy dotyczące kontroli trzeźwości wprowadziły od 21 lutego 2023 r. możliwość nałożenia kary pieniężnej na osoby, które stawią się do pracy w stanie po użyciu środka działającego podobnie jak alkohol oraz będą zażywały taki środek w czasie pracy.

» Procedura stosowania kar

Stosowanie przez pracodawcę kar porządkowych jest ograniczone dwoma terminami. Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Upływ któregokolwiek z tych terminów odbiera pracodawcy możliwość ukarania pracownika za określone naruszenie obowiązków służbowych.

Przed zastosowaniem kary porządkowej pracodawca musi wysłuchać pracownika w zakresie okoliczności naruszenia jego obowiązków. Takie wysłuchanie może nastąpić w formie zarówno ustnej, jak i pisemnej, jeżeli uzasadnia to specyfika pracy danego pracownika. Jeśli z powodu nieobecności w pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg 2-tygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do czasu powrotu pracownika do pracy.

Zastosowanie kary polega na przedstawieniu pracownikowi pisemnej informacji w tym zakresie, w której pracodawca jest zobowiązany podać 3 obligatoryjne elementy, tj.:

• rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,
• datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia,
• informację o prawie pracownika do zgłoszenia w terminie 7 dni sprzeciwu od nałożonej kary.

» Odwołanie od zastosowanej kary

Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu od zastosowanej wobec niego kary porządkowej w terminie 7 dni od zawiadomienia go o ukaraniu. Uchybienie temu terminowi przez pracownika pozbawia go możliwości wniesienia skutecznego sprzeciwu od zastosowanej wobec niego kary, jak również prawa skutecznego wystąpienia do sądu o uchylenie zastosowanej kary.

Jeżeli pracownik wniesie sprzeciw w odpowiednim terminie, pracodawca ma 14 dni na podjęcie decyzji o uwzględnieniu lub odrzuceniu tego sprzeciwu. Przed podjęciem tej decyzji ma obowiązek rozpatrzyć stanowisko reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.

Przepisy prawa pracy nie określają, do kiedy zakładowa organizacja związkowa ma czas, aby przedstawić swoje stanowisko w sprawie sprzeciwu pracownika. Powinna jednak przekazać je w takim terminie, aby pracodawca mógł zdecydować o cofnięciu lub podtrzymaniu kary porządkowej przed upływem 14 dni od złożenia od niej sprzeciwu i w tym czasie powiadomić pracownika o swojej decyzji.

Zakładowa organizacja związkowa powinna być jak najszybciej powiadomiona przez pracodawcę o sprzeciwie złożonym przez pracownika od kary porządkowej. Wówczas związki zawodowe mają więcej czasu na wyrażenie swojej opinii i nie mogą zarzucać pracodawcy, że narusza ich uprawnienia, zbyt późno informując o sprzeciwie pracownika. Stanowisko w sprawie sprzeciwu pracownika od kary porządkowej organizacja związkowa może przedstawić nie tylko na piśmie, ale także w formie ustnej.

Decyzja o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu należy wyłącznie do pracodawcy. Zasięgnięcie opinii zakładowej organizacji związkowej jest obowiązkiem pracodawcy rozpatrującego sprzeciw wnoszony przez pracownika i jest niezależne od tego, czy doszło do naruszenia prawa, czy nie.

Zakładowa organizacja związkowa nie może przez swoje milczenie w wyznaczonym dla pracodawcy terminie na udzielenie pracownikowi odpowiedzi wymuszać uwzględnienia sprzeciwu pracownika.

Przepisy nie przewidują żadnych konsekwencji za niedopełnienie obowiązku konsultacji z organizacją związkową. Taka sytuacja może być jednak podstawą do skierowania przez pracownika sprawy do sądu o uchylenie zastosowanej kary. Należy pamiętać, że w zakładzie pracy, w którym działa więcej niż jedna organizacja związkowa, każda z nich broni praw i reprezentuje interesy swoich członków. Praw pracownika niezrzeszonego w związku zawodowym broni ta organizacja, która na wniosek pracownika wyraziła na to zgodę.

Pracownik musi również ściśle przestrzegać trybu składania odwołań od kary porządkowej, ponieważ w przeciwnym razie jego roszczenia nie zostaną uwzględnione.

Nieodrzucenie przez pracodawcę sprzeciwu w ciągu 14 dni jest równoznaczne z jego uwzględnieniem. W przypadku odrzucenia sprzeciwu pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy z powództwem o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. Termin ten jest nieprzekraczalny i należy go liczyć od dnia zawiadomienia pracownika o odrzuceniu sprzeciwu. Sąd pracy może jedynie uwzględnić powództwo i uchylić karę porządkową lub je oddalić. Nie ma natomiast możliwości zaostrzenia lub złagodzenia kary porządkowej zastosowanej przez pracodawcę.

Należy uznać, że pracownik może wnieść sprzeciw od kary porządkowej po terminie, jaki ma na odwołanie, jeżeli nie zostanie pouczony przez pracodawcę o możliwości złożenia sprzeciwu lub nie zostanie mu wskazany termin na jego złożenie. Pracodawca ma bowiem obowiązek poinformować pracownika w piśmie nakładającym na niego karę porządkową o prawie i terminie zgłoszenia sprzeciwu od tej kary (art. 110 Kodeksu pracy). Nie ma natomiast obowiązku informowania pracownika o prawie odwołania się do sądu pracy w związku z odrzuceniem sprzeciwu.

Procedura nałożenia kary porządkowej zostaje wstrzymana jedynie w sytuacji, gdy pracownik nie może być wysłuchany przed udzieleniem takiej kary z powodu nieobecności w zakładzie pracy. Kara porządkowa może bowiem zostać nałożona na pracownika w ciągu 2 tygodni od dnia powzięcia wiadomości przez pracodawcę o naruszeniu obowiązku pracowniczego, który uzasadnia nałożenie takiej kary. Termin ten nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika w pracy, jeżeli pracownik z powodu nieobecności w pracy nie może zostać wysłuchany (art. 109 § 3 Kodeksu pracy).

Ponieważ przepisy prawa pracy nie określają, jak liczyć 7-dniowy termin na odwołanie od kary porządkowej, w tym zakresie należy zastosować przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (art. 300 Kodeksu pracy w zw. z art. 111 Kodeksu cywilnego). Przy liczeniu tego terminu zawsze liczymy kolejne dni kalendarzowe. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas termin upływa następnego dnia. Termin należy liczyć od następnego dnia, po którym ukarano pracownika karą porządkową.

» Zatarcie kary

Odpis zawiadomienia o ukaraniu składa się do części D akt osobowych pracownika. Pracodawca ma obowiązek usunąć taki odpis z akt po roku nienagannej pracy pracownika. Po tym okresie bowiem zastosowaną karę uznaje się za niebyłą. Rok nienagannej pracy należy rozumieć jako rok, w którym pracownik nie został ponownie ukarany karą porządkową.

Pracownik ma prawo żądać usunięcia z jego akt osobowych odpisu zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową. W razie odmowy pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Pozostawiając pismo o ukaraniu w aktach po terminie, pracodawca naraża się na pozew ze strony pracownika o nakazanie usunięcia z akt informacji o karze porządkowej.

Sąd Najwyższy w uchwale z 18 czerwca 2002 r. (III PZP 10/02, OSNP 2002/21/514) uznał, że dopuszczalne jest orzekanie o uchyleniu kary porządkowej, która w toku postępowania sądowego została uznana za niebyłą z mocy samego prawa.

Zatarcie kary może nastąpić wcześniej, jeśli pracodawca z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uzna karę pracownika za niebyłą, a jej odpis usunie z jego akt osobowych.

WZÓR 6. ZAWIADOMIENIE O NAŁOŻENIU KARY PORZĄDKOWEJ

TABELA 20. WYBRANE ORZECZNICTWO SĄDOWE DOTYCZĄCE OBOWIĄZKÓW PRACODAWCY I PRACOWNIKA