Kontrole projektów szkoleniowych dofinansowanych z EFS

Agnieszka Miler

www.focusbusiness.eu

O planowanych kontrolach projektodawcy są powiadamiani w terminie co najmniej pięciu dni przed ich rozpoczęciem.

Organy uprawnione do przeprowadzania kontroli

Wśród najważniejszych instytucji przeznaczonych do kontraktu można wymienić poszczególne instytucje wdrażające, pełniące role beneficjentów końcowych, właściwe ministerstwa, urzędy kontroli skarbowej czy, na poziomie unijnym, Komisję Europejską, Europejskie Biuro ds. Przeciwdziałania Oszustwom OLAF oraz Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Z punktu widzenia projektodawców należy oczekiwać kontroli dokonywanej przede wszystkim przez instytucje będące stroną umowy o dofinansowanie - instytucje wdrażające, takie jak: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Ministerstwo Edukacji Narodowej, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, wojewódzkie urzędy pracy oraz inne. Kontrole tych instytucji wykonywane przez pracowników własnych lub zlecone podmiotom zewnętrznym powinny objąć co najmniej 40 proc. realizowanych projektów. Podstawą objęcia projektów kontrolą planowaną jest opracowana przez wskazane instytucje metodologia wyboru projektów uwzględniająca analizę ryzyka. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego za projekty ryzykowne pod względem finansowym lub realizacyjnym uznawane są następujące przedsięwzięcia:

- o wartości powyżej 700 tys. PLN,

- realizowane przez nowo powstałe organizacje pozarządowe lub nowo powstałe jednostki niemające doświadczenia w wykorzystywaniu środków UE,

- w których złożone wnioski o płatność zawierały błędy, niejasności i braki oraz w których brakuje powiązań pomiędzy kwotami zawartymi w zestawieniu wniosku o płatność i dokumentami księgowymi,

- które uzyskały stosunkowo niską liczbę punktów podczas procesu wyboru projektów przez komisję oceny projektów,

- w których udzielana jest pomoc publiczna,

- w których ten sam beneficjent realizuje kilka projektów dofinansowanych ze środków UE.

Odrębną procedurę kontroli pogłębionej realizują urzędy kontroli skarbowej, obejmując nią 5 proc. wydatków kwalifikowanych na podstawie badania próby reprezentatywnej. Do kontroli wykorzystania środków z EFS uprawniona jest także Najwyższa Izba Kontroli.

Cele kontroli

Celem kontroli jest sprawdzenie poprawności realizacji projektu oraz zgodności z zapisami umowy i wniosku o dofinansowanie. Badaniem objęte są nie tylko dokumenty finansowe poświadczające poniesienie wydatków, ale również inne, takie jak umowy szkoleniowe czy sprawozdania. Kontrole obejmują obszary realizacji projektu związane z:

- realizacją zaplanowanych działań,

- wyborem wykonawców,

- zarządzaniem projektem,

- dokonywaniem rozliczeń finansowych.

W związku z faktem, iż kontrola może dotyczyć wielu aspektów wdrażania projektów, uwzględniając niematerialny charakter wsparcia pochodzącego z EFS, bardzo istotne dla beneficjentów jest gromadzenie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji poświadczającej realizację projektu, wykonywanie działań i udzielanie pomocy.

W ramach badania konieczne może być okazanie takich dokumentów, jak: zatwierdzony projekt oraz podpisana umowa wraz z ewentualnymi aneksami lub zmianami, wszelkie dokumenty poświadczające poniesienie wydatków, w tym oryginały dokumentów księgowych i potwierdzeń zapłaty, złożone sprawozdania oraz wnioski o płatność, umowy szkoleniowe, listy obecności oraz inne związane z uczestnikami projektów, materiały dokumentujące prace osób zaangażowanych w realizację projektu: umowy, karty pracy, listy płac, rachunki itp.

Najczęściej popełniane błędy

Dotychczas przeprowadzone kontrole projektów wykazały największą liczbę uchybień w zakresie procedur wyboru wykonawców na podstawie ustawy - Prawo zamówień publicznych. Do najczęściej występujących nieprawidłowości związanych z tą ustawą należą:

- niestosowanie przepisów ustawy przy wyborze osób zaangażowanych w realizację projektu na podstawie umów cywilnoprawnych,

- opisywanie przedmiotu zamówienia w sposób nieprecyzyjny, bez nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień,

- braki związane z określeniem szacunkowej wartości zamówień w zakresie wskazania podstawy ustalenia wartości, jak również błędne podawanie wartości w kwocie brutto,

- niezamieszczanie informacji o prowadzonych postępowaniach na stronach internetowych,

- dzielenie przedmiotu zamówienia w celu uniknięcia obowiązku stosowania ustawy,

- braki dokumentów regulujących prace komisji przetargowej, jeśli taka jest wymagana dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania,

- nieprzestrzeganie zasady pisemności postępowań, w tym braki dotyczące udokumentowania postępowań prowadzonych w trybie z wolnej ręki,

- nieprzekazanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych informacji o wyborze ofert, w przypadku gdy taki obowiązek wynika z ustawy,

- niestosowanie właściwych formularzy, na których powinny być spisane protokoły z przeprowadzonych postępowań oraz ich niekompletność,

- braki dotyczące prawnego i faktycznego uzasadnienia w protokołach z postępowań, w przypadku zastosowania trybów innych niż tryby podstawowe ustawy (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony),

- niezgodności zapisów umów o udzielenie zamówień publicznych z informacjami zawartymi w specyfikacjach istotnych warunków zamówień (SIWZ).

Ponadto kontrole obejmują sprawdzenie innych czynności beneficjentów związanych z przeprowadzeniem postępowań, które nie wynikają z ustawy, a z podpisanych umów o dofinansowanie projektów. Na ich podstawie badane jest, czy zamawiający przesłali do instytucji wskazanych w umowach informacje dotyczące zamiarów wszczęcia postępowań oraz ich wyników.

W przypadku najczęstszych kontroli - przeprowadzanych przez instytucje wdrażające - wykazanie nieprawidłowości pozwala jeszcze na przedstawienie przez beneficjenta argumentów pozwalających przyjąć jego stanowisko. Dopiero w przypadku, gdy instytucja wdrażająca ma dalsze wątpliwości co do prawidłowości przeprowadzenia postępowań, może zwrócić się do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z prośbą o opinię.

Oprócz wskazanych wyżej najczęściej występujących uchybień, dotyczących stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych, beneficjenci zaniedbują także inne istotne obowiązki związane z wdrażaniem projektów dofinansowanych z funduszy strukturalnych. Często pojawiają się nieprawidłowości w zakresie obowiązków informacyjnych beneficjentów. W szczególności dotyczy to nieoznaczania wszystkich dokumentów projektowych właściwymi logotypami EFS oraz niezamieszczanie lub błędne ujmowanie wymaganych oznaczeń i informacji o współfinansowaniu projektów ze środków Unii Europejskiej na ogłoszeniach w prasie, materiałach promocyjnych oraz w budynkach i pomieszczeniach, gdzie realizowany jest projekt. Warto zaznaczyć, iż oznaczenia powinny być zamieszczone nie tylko na materiałach szkoleniowych i informacyjnych, ale również na wszystkich innych dokumentach projektów, np. umowach z wykonawcami czy w korespondencji dotyczącej projektów. Wykazanie spełniania obowiązków w zakresie informacji i promocji ułatwi lista materiałów promocyjnych wraz z ich zdjęciami lub zachowanymi egzemplarzami.

Kolejną grupę błędów stanowią uchybienia związane z księgowością projektu i realizacją zaplanowanego budżetu. Do najczęściej powtarzających się błędów należą:

- braki wyodrębnionej księgowości projektów oraz braki dokumentów dotyczących sposobu jej wydzielenia,

- nieprawidłowe opisywanie dokumentów księgowych stanowiących dowody poniesienia wydatków w ramach projektów,

- ponoszenie wydatków nieuwzględnionych w budżecie projektu, które nie mogą zostać uznane za kwalifikowane, lub wydatkowanie kwot większych niż zostały zaplanowane w budżecie,

- nieopracowanie opisu zasad amortyzacji środków trwałych użytkowanych dla potrzeb realizacji projektów dofinansowanych.

Podczas badania dokumentów poświadczających poniesienie wydatków w ramach projektu oraz ich kwalifikowalności wymagane będzie udostępnienie kopii złożonych i zaakceptowanych wniosków o płatność oraz oryginałów dokumentów stanowiących podstawę ubiegania się o wypłatę wsparcia. Oprócz faktur, rachunków czy potwierdzeń zapłaty, sprawdzane będą dokumenty dodatkowe, takie jak: umowy o pracę, karty pracy personelu zaangażowanego w realizację projektu czy listy płac. W przypadku płatności gotówkowych, kontrolerzy sprawdzą, czy beneficjent posiada wyodrębnioną kasę projektu, a dla projektów wymagających wniesienia wkładu prywatnego - czy taki wkład został wpłacony w odpowiedniej wysokości. Ponadto kontroli będą podlegać operacje wykonane na wyodrębnionym koncie projektu oraz w kasie projektu, a w szczególności ich prawidłowość oraz dokonanie odpowiednich zwrotów w przypadku wydatków uznanych za niekwalifikowane.

Ochrona danych osobowych

Na beneficjentach projektów ciążą dalsze obowiązki wynikające z prawodawstwa krajowego i unijnego. Do jednych z ważniejszych, podlegających kontroli, należą te - wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych. W trakcie kontroli wymagane będzie przedłożenie następujących dokumentów:

- procedur stosowanych u beneficjentów w zakresie ochrony danych osobowych uczestników projektów,

- instrukcje zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,

- imienne upoważnienia dla pracowników zaangażowanych w przetwarzanie danych osobowych,

- podpisane przez uczestników projektu dokumenty wyrażające zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów projektów.

W omawianym zakresie dotyczącym odbiorców ostatecznych - uczestników projektów - ważne jest udokumentowanie ich kwalifikowania się do udziału w projekcie, tj. spełniania wymogów określonych przez program operacyjny oraz wskazanych we wniosku o dofinansowanie. Na przykład w projektach skierowanych do osób długotrwale bezrobotnych istotne jest posiadanie dokumentacji wskazującej długości okresów, w których uczestnicy projektu pozostawali bez zatrudnienia, w przypadku przedsięwzięć dla osób pracujących konieczne będzie przedstawienie odpowiednich dowodów zatrudnienia, a w projektach, w których udział biorą przedsiębiorstwa, ważna będzie podstawa określenia ich wielkości oraz przedstawienie informacji o otrzymanej pomocy publicznej innej niż de minimis na właściwym formularzu.

Dokumentacja realizacji projektu

W czasie kontroli istotne jest również wykazanie, iż zaplanowane działania projektowe zostały zrealizowane. W przypadku przedsięwzięć finansowanych z EFS ważne będzie przedstawienie dzienników zajęć, podpisanych list obecności, rejestrów przeprowadzonych szkoleń oraz pozostałych form wsparcia. Konieczne jest zatem przechowywanie dokumentacji, która poświadczy o wykonaniu projektu zgodnie z harmonogramem i programem. Wśród dokumentów tych powinny się znaleźć:

- w zakresie potwierdzeń przygotowania wsparcia: korespondencja, zaproszenia, formularze zgłoszeniowe, listy osób zaproszonych itp.,

- odnośnie do dokumentów świadczących o zrealizowaniu form wsparcia: listy obecności z czytelnymi podpisami uczestników, ankiety, materiały szkoleniowe, zdjęcia i inne,

- w sferze potwierdzeń uczestnictwa w projekcie: kopie delegacji i wydanych certyfikatów lub zaświadczeń.

Zgromadzone dokumenty powinny być na tyle kompletne i szczegółowe, aby umożliwiały zweryfikowanie danych zawartych w złożonych przez beneficjentów sprawozdaniach z realizacji projektów, w tym w szczególności potwierdzały stopień osiągnięcia rezultatów projektu i tzw. wskaźników.

Przebieg kontroli

Czas trwania kontroli wynosi od jednego do trzech dni - w zależności od jej obszaru i wielkości projektu. W tym czasie konieczna jest obecność kierownika jednostki kontrolowanej lub innej upoważnionej osoby. Ponadto wymagane jest udostępnienie kontrolującym wszystkich potrzebnych dokumentów i innych nośników informacji (w tym w formie elektronicznej), a także złożenie pisemnych wyjaśnień i oświadczeń oraz dodatkowych przedmiotów. Osoby kontrolujące w zakresie wynikającym z upoważnienia oprócz badania dokumentów mają prawo do: po pierwsze - swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, po drugie - do tworzenia kopii i odpisów dokumentów, po trzecie - przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych (szczególnie w przypadku ujęcia w kosztach projektów odpisów amortyzacyjnych), po czwarte - żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz przyjmowania oświadczeń.

Raport pokontrolny

Raport pokontrolny przesyłany jest do kierownika jednostki sprawdzanej w ciągu 21 dni od dnia kontroli. W terminie 14 dni od dnia otrzymania raportu beneficjent powinien podpisać i odesłać przesłaną informację lub - w przypadku zastrzeżeń - zgłosić je pisemnie do jednostki kontrolującej. W przypadku uwzględnienia terminowo zgłoszonych zastrzeżeń, kontrolujący zmieniają lub uzupełniają informację pokontrolną oraz ponownie ją wysyłają do beneficjenta. W sytuacji gdy jednostka kontrolowana nie uwzględni zastrzeżeń, beneficjent może podpisać dostarczoną informację pokontrolną lub przesłać do kierownika jednostki kontrolującej pisemne uzasadnienie dotyczące odmowy podpisania informacji pokontrolnej wraz z jej kopią. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez beneficjenta nie wstrzymuje jednak sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych.

Konsekwencje stwierdzonych uchybień

Jeśli w trakcie realizowanego projektu przeprowadzone kontrole wykazały nieprawidłowości, beneficjenci powinni podjąć działania zmierzające do ich usunięcia. Zaniechanie tych czynności i nieusunięcie stwierdzonych uchybień może skutkować zmniejszeniem kwoty dofinansowania lub nawet całkowitym brakiem wypłaty wsparcia.

Warto podkreślić, że projektodawcy, którzy podpisali umowy o dofinansowanie projektów (także projektów realizowanych w partnerstwie z innymi podmiotami), są odpowiedzialni za poprawność wydatkowania całości (100 proc.) środków przeznaczonych na projekty. A zatem beneficjenci powinni w szczególności sprawować nadzór nad tym, aby:

- projekty były wdrażane zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie oraz załącznikami do umowy,

- umowy z wykonawcami były zawierane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz uwzględniały wymagania instytucji wdrażających określone w umowach (np. związane z zapewnieniem wglądu do dokumentacji wykonawców związanej z zadaniami w ramach projektu dofinansowanego),

- zestawienia wydatków projektowych były dokładne i prawdziwe,

- poczynione wydatki dotyczyły operacji faktycznie wykonanych,

- wydatki zostały faktycznie poniesione, a ich dokumentacja była dostępna,

- nie zachodziły przypadki nakładania się pomocy z funduszy europejskich.

Kontrole projektów mogą mieć miejsce w okresie pięciu lat od dnia ich zakończenia, jest to zarazem minimalny wymagany okres przechowywania i archiwizacji wszystkich dowodów związanych z wykonaniem projektów. W przypadku gdy w ramach przedsięwzięcia udzielana jest pomoc publiczna - dokumenty dotyczące tej pomocy należy przechowywać przez okres dziesięciu lat od dnia jej udzielenia.

Podstawa prawna:

rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z 27 kwietnia 2007 r. w sprawie trybu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności.