Zarządzanie dokumentacją w systemie tradycyjnym

System tradycyjny to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.

Zarządzanie dokumentacją w systemie tradycyjnym, polega na zarządzaniu dokumentacją w postaci papierowej, nawet jeżeli ma się do czynienia z dokumentem elektronicznym.

Mając na uwadze urzędy, które z różnych przyczyn nie korzystają z systemów teleinformatycznych służących zarządzaniu dokumentacją, uregulowano również tryb postępowania z dokumentami elektronicznymi, które stają się coraz częściej nośnikiem różnego rodzaju oświadczeń woli. Urzędy te muszą bowiem posiadać narzędzia prawne umożliwiające podjęcie działań zmierzających do właściwego potraktowania tego rodzaju dokumentów dopuszczonych do obrotu prawnego.

Rejestracja wpływów

Pierwszym punktem o istotnym znaczeniu dla zarządzania dokumentacją w systemie tradycyjnym jest miejsce przyjęcia przesyłki, czyli punkt kancelaryjny.

Przesyłka to dokumentacja otrzymywana lub wysyłana przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej.

Wszystkie przesyłki wpływające do urzędu rejestrowane są w punkcie kancelaryjnym. Na żądanie składającego przesyłkę punkt kancelaryjny wydaje potwierdzenie jej otrzymania, co może stanowić m.in. dowód jej złożenia w wymaganym ustawowo terminie.

Wiele urzędów stosowało i nadal stosuje różnego rodzaju oprogramowanie w celu ułatwienia i przyspieszenia rejestracji oraz wyszukiwania dokumentów wpływających.

Instrukcja kancelaryjna dla urzędów tradycyjnych, w zasadzie posługujących się dokumentacją w postaci papierowej, przewiduje możliwość wykorzystania narzędzi informatycznych w celu:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw, a także prowadzenia innych rejestrów i ewidencji,