Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników
Akta osobowe pracowników stanowią jeden z elementów dokumentacji pracowniczej, którą każdy pracodawca zobowiązany jest prowadzić i przechowywać. Choć zarówno zasady ich prowadzenia, jak i przechowywania zostały ściśle określone w obowiązujących przepisach, to w praktyce powstają na tym tle liczne wątpliwości. Mają one związek także ze zmianami w regulacjach prawnych, które weszły w życie w 2019 r. i w niektórych przypadkach mogą rodzić wątpliwości co do tego, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe długoletnich pracowników lub tych powracających do pracodawcy po przerwie.
Akta osobowe pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika. Od 2019 r. składają się one z czterech, a nie jak wcześniej z trzech, części oznaczonych kolejnymi literami alfabetu (rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej; dalej: rozporządzenie dokumentacyjne):
- części A - obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
- części B - obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia;
- części C - obejmującej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
- części D - obejmującej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Jak prowadzić akta osobowe
Papierowe, elektroniczne, czy mieszane
Do 2019 r. pracodawcy byli zobowiązani do prowadzenia akt osobowych pracowników w formie papierowej. Mogli równolegle prowadzić także akta w wersji elektronicznej, ale nie mieli możliwości zrezygnowania z „gromadzenia papieru”. Od 2019 r. pracodawca może zdecydować, czy chce prowadzić akta papierowe, elektroniczne, czy też w tzw. formie mieszanej (art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.).
POTRZEBUJESZ POMOCY?