Przedmiotowe środki dowodowe w zamówieniach publicznych

Wprowadzając pojęcie przedmiotowych środków dowodowych, Prawo zamówień publicznych wskazuje, że są to środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami i kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia czy w opisie kryteriów oceny ofert, lub z wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. 

Przedmiotowe środki dowodowe są merytorycznie i funkcjonalnie związane z opisem przedmiotu zamówienia – nie zaś z kryteriami kwalifikacji wykonawcy i jego sytuacją podmiotową. Dlatego też regulacje dotyczące tego typu środka dowodowego zostały umieszczone w rozdziale Prawa zamówień publicznych odnoszącym się do przedmiotu zamówienia. 

Żądanie przedmiotowych środków dowodowych – obowiązek czy uprawnienie zamawiającego?

Ustawodawca zdecydował, że jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, to wykonawca składa je wraz z ofertą. Sformułowanie „jeżeli zamawiający żąda” jednoznacznie wskazuje, że możliwość sformułowania tego żądania pozostaje wyłącznie w kwestii decyzji zamawiającego. Innymi słowy to, czy zamawiający zdecyduje się na postawienie takiego żądania, zależy od jego woli. Jest to jego uprawnienie. Nie ma bowiem obowiązku wymagania składania przedmiotowych środków dowodowych – i to niezależnie od progów, w jakich prowadzone jest postępowanie. Nie zależy to też od wybranego trybu zakupowego. 

. Zasadą jest, że sporządzana przed wszczęciem postępowania specyfikacja warunków zamówienia, opis potrzeb i wymagań albo zaproszenie do składania ofert, zawierać mają m.in. informację o przedmiotowych środkach dowodowych. Podkreślić należy również, za wyrokiem KIO z 20 sierpnia 2021 r. (sygn akt: KIO 1936/21), że: „jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z ofertą. Regulacja ta jest jednoznaczna i w żadnej mierze nie ma jakiegokolwiek odstępstwa od tej regulacji – co oznacza, że zamawiający nie jest uprawniony do zdefiniowania innego momentu złożenia tych dokumentów w trakcie procedury o udzielenie zamówienia publicznego”.