Udostępnianie informacji

Jednym z zadań administracji publicznej związanych z zarządzaniem dokumentacją i informacją, jest jej udostępnianie. Ogrom informacji wytwarzanych, zbieranych, przetwarzanych w urzędach powoduje, że ich udostępnianie - do różnych celów - ma coraz większe znaczenie. Udostępnianie można rozpatrywać w dwóch aspektach: wewnętrznym w ramach urzędu - jego pracownikom, jak i zewnętrznym - podmiotom zewnętrznym.

Schemat 18. Udostępnianie informacji

W każdym przypadku należy brać pod uwagę zakres informacji, która może podlegać udostępnieniu. Mówiąc o dostępności dokumentacji informacji warto zwrócić uwagę na związek systemu EZD (omówionego w rozdziale 3) z kwestią udostępniania zasobów informacyjnych urzędu. szczególne znaczenie ma tu metadana "dostęp". Jej znaczenie można odnosić do dokumentacji elektronicznej w innych systemach teleinformatycznych, ale również - poprzez analogię - do dokumentów w postaci papierowej. Metadana "dostęp" oznacza określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument.

Dostępność określana jest jako informacja, czy dokument lub jego metadane są dostępne.

Schemat 19. Dostęp do informacji

Dostęp do informacji, dokumentów czy innych materiałów uzależniony jest przede wszystkim od wymagań prawnych regulujących bezpieczeństwo informacji w szerokim tego słowa znaczeniu.

Informacja publiczna

Informacja publiczna to jedna z kategorii informacji, które - będąc w posiadaniu podmiotu - podlegają udostępnieniu.

Zakres informacji publicznej

Podstawowe regulacje dotyczące udzielania informacji na temat działalności organów władzy publicznej zawiera Konstytucja Rzeczypospolitej z 2 kwietnia 1997 r. (dalej: Konstytucja RP). Zgodnie z art. 61 Konstytucji RP obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje dostęp do dokumentów oraz wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, z możliwością rejestracji dźwięku lub obrazu. Ograniczenie prawa może nastąpić wyłącznie ze względu na określone w ustawach ochronę wolności i praw innych osób i podmiotów gospodarczych oraz ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa lub ważnego interesu gospodarczego państwa.