Ustawa zasiłkowa 2020 z komentarzem - Rozdział 8. Zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego dla pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Nie jest przy tym istotne, kiedy zostało wypłacone wynagrodzenie, ale za jaki okres.

Jeśli pracownik nie pracował u pracodawcy przez 12 miesięcy przed zachorowaniem, podstawę wymiaru należnego mu zasiłku trzeba ustalić, uwzględniając wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia (art. 36 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Zmiana wysokości wynagrodzenia w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru zasiłku, np. na skutek zmiany stanowiska pracy lub zmiany warunków wynagradzania wskazanych w umowie o pracę, nie ma wpływu na sposób wyznaczenia tej podstawy. W takim przypadku podstawę ustala się, uwzględniając wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających wystąpienie niezdolności do pracy - zarówno z okresu sprzed zmiany warunków (np. podwyżki), jak i po tej zmianie.

Jedyna sytuacja, która powoduje ustalenie podstawy wymiaru z uwzględnieniem wynagrodzenia po zmianie warunków zatrudnienia, to zmiana etatu (obniżenie lub podwyższenie), w jakim jest zatrudniony pracownik. Wówczas podstawę wymiaru zasiłku ustala się, biorąc pod uwagę wynagrodzenie za pełne miesiące ubezpieczenia przypadające po zmianie etatu, a przed miesiącem powstania niezdolności do pracy (art. 40 ustawy zasiłkowej).

Wysokość wszystkich świadczeń przysługujących za nieprzerwane okresy niezdolności do pracy (wynagrodzenia chorobowego, zasiłków, świadczenia rehabilitacyjnego) należy obliczać od tej samej podstawy wymiaru, która została ustalona przy wypłacie świadczenia za pierwszy okres. Jeśli między okresami pobierania świadczeń wystąpi przerwa krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe, podstawy wymiaru kolejnego zasiłku nie należy ustalać na nowo. Zasady te mają zastosowanie zarówno wtedy, gdy pracownik ma prawo do zasiłku tego samego rodzaju (np. zasiłku chorobowego), jak i wtedy, gdy zmienia się rodzaj pobieranego świadczenia (np. po okresie pobierania zasiłku chorobowego przysługuje zasiłek opiekuńczy). Zatem nową podstawę wymiaru zasiłku należy ustalać tylko wówczas, gdy w okresie ostatnich 3 miesięcy kalendarzowych pracownik nie pobierał żadnego świadczenia za czas niezdolności do pracy (art. 43 ustawy zasiłkowej).

1. Sposób ustalania podstawy wymiaru zasiłku

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie, które stanowi podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, należy ustalać, dzieląc wynagrodzenie osiągnięte przez pracownika za okres, który przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, przez liczbę miesięcy, za które to wynagrodzenie zostało osiągnięte.

W taki sam sposób płatnik świadczenia ustala podstawę wymiaru:

● wynagrodzenia za czas choroby,

● zasiłku opiekuńczego,

● zasiłku macierzyńskiego,

● świadczenia rehabilitacyjnego oraz

● zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową).

PRZYKŁAD

W styczniu 2020 r. pracownik opiekował się chorym dzieckiem. Za ten okres otrzymał zasiłek opiekuńczy, którego podstawa wymiaru została ustalona z wynagrodzenia wypłaconego od stycznia do grudnia 2019 r. W lutym 2020 r. pracownik otrzymał podwyżkę wynagrodzenia z wyrównaniem od 1 września 2019 r.

Po wypłacie wyrównania pracodawca powinien przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego wypłaconego za styczeń 2020 r. i dodać do podstawy wymiaru kwoty wyrównania za okres od września do grudnia 2019 r. Nie ma znaczenia, że wyrównanie zostało wypłacone w lutym 2020 r., tj. po miesiącu, za który przysługiwał zasiłek opiekuńczy.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należy ustalać z uwzględnieniem wynagrodzenia uzyskanego u danego płatnika składek w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, w trakcie którego powstała niezdolność do pracy. Oznacza to, że do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku, przysługującego pracownikowi zatrudnionemu bez przerwy u tego samego pracodawcy na podstawie kolejnych umów, wynagrodzenie wypłacone z tytułu tych umów należy zsumować, jeśli nie było między nimi przerwy. Przerwą w ubezpieczeniu nie jest przerwa przypadająca na dni ustawowo wolne od pracy, tj. niedziele i święta wymienione w ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 90).

Zatem w podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględniać wynagrodzenie z wcześniejszej umowy o pracę, jeśli między kolejnymi umowami o pracę nie było przerwy lub wystąpiła przerwa przypadająca na dzień ustawowo wolny od pracy (niedzielę lub święto).

W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie określonym w art. 23¹ Kodeksu pracy podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się na podstawie wynagrodzenia uzyskanego u poprzedniego i obecnego płatnika składek. W pozostałych przypadkach podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie uzyskane wyłącznie u obecnego płatnika składek.

2. Zatrudnienie krótsze niż 12 miesięcy kalendarzowych

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należy ustalić, przyjmując do obliczeń wynagrodzenie wypłacone za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia (ubezpieczenia) przed miesiącem, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony od 15 maja 2019 r., a zachorował 4 stycznia 2020 r. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku pracodawca przyjął przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia poprzedzające miesiąc powstania niezdolności do pracy, tj. za okres od czerwca do grudnia 2019 r. Pracodawca nie wliczył wynagrodzenia za maj, ponieważ pracownik został zatrudniony w trakcie tego miesiąca.

Jeśli pracownik nie został zatrudniony od pierwszego kalendarzowego dnia miesiąca, ale od pierwszego roboczego dnia miesiąca, należy uznać, że przepracował pełny miesiąc kalendarzowy. Wynagrodzenie za ten miesiąc należy przyjąć do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony od 2 września 2019 r. (od poniedziałku). Był to w firmie pierwszy dzień roboczy w tym miesiącu (1 września - niedziela). Pracownik wystąpił w styczniu 2020 r. z wnioskiem o zasiłek opiekuńczy za czas opieki nad dziec­kiem przez okres pobytu w szpitalu żony, która stale opiekuje się dzieckiem. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku pracodawca wliczył wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, w tym za wrzesień. Uwzględnił wynagrodzenie za ten miesiąc, ponieważ pracownik przepracował wszystkie dni robocze w tym miesiącu.

Jeżeli zatrudnienie ustało w trakcie miesiąca przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych, a niezdolność do pracy powstała w następnym miesiącu, to ZUS ustala podstawę wymiaru zasiłku, uwzględniając wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia.

PRZYKŁAD

Pracownik był zatrudniony od 16 czerwca do 27 grudnia 2019 r. Zachorował 3 stycznia 2020 r. i jego niezdolność do pracy trwała do 29 stycznia 2020 r. ZUS wyliczył podstawę wymiaru zasiłku chorobowego dla byłego pracownika z przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, tj. za okres od lipca do listopada 2019 r.

Zasada ta nie ma zastosowania, jeżeli zatrudnienie ustało po upływie 12 miesięcy kalendarzowych. ZUS uwzględnia wówczas również przychód za ostatni niepełny miesiąc zatrudnienia.

PRZYKŁAD

Pracownik był zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony od 3 marca 2017 r. do 24 grudnia 2019 r. Zachorował po ustaniu zatrudnienia - 3 stycznia 2020 r. - i chorował do 30 stycznia 2020 r. ZUS wyliczył podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, uwzględniając wynagrodzenie wypłacone za okres od stycznia do grudnia 2019 r.

Jeżeli pracownik, który został zatrudniony w trakcie miesiąca i zwolniony w następnym miesiącu, zachoruje w miesiącu przypadającym po miesiącu rozwiązania umowy, podstawę wymiaru należnego mu zasiłku ZUS ustala, uwzględniając wynagrodzenie za obydwa niepełne miesiące zatrudnienia, które wcześniej uzupełnia.

3. Zmiana etatu a podstawa wymiaru zasiłku

Jeżeli w miesiącu powstania niezdolności do pracy albo w okresie 12 miesięcy poprzedzających jej powstanie zmianie uległ wymiar czasu pracy, to podstawę wymiaru zasiłku należy obliczyć, uwzględniając wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy (art. 40 ustawy zasiłkowej).

Podstawę wymiaru zasiłku należy ustalić od wynagrodzenia po zmianie etatu również wtedy, gdy przed tą zmianą pracownik pobierał świadczenia z tytułu niezdolności do pracy, a przerwa między poszczególnymi okresami niezdolności do pracy była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. W tym przypadku nie ma zastosowania zasada, że nie należy ustalać nowej podstawy wymiaru świadczeń, jeżeli przerwa między okresami ich pobierania była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe (wynikająca z art. 43 ustawy zasiłkowej).

PRZYKŁAD

Pracownik zachorował 9 stycznia 2020 r. Do 22 grudnia 2019 r. był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a od 23 grudnia 2019 r. pracuje na 3/5 etatu. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku pracodawca przyjął wynagrodzenie za grudzień, tj. przysługujące za pełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia po zmianie wymiaru czasu pracy. Wcześniej uzupełnił to wynagrodzenie do wysokości, jaką pracownik uzyskałby, gdyby przepracował cały ten miesiąc w nowym wymiarze czasu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik był zatrudniony do 12 stycznia 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy, natomiast od 13 stycznia 2020 r. pracuje na 1/2 etatu. W styczniu pracownik był dwukrotnie na zwolnieniu lekarskim: w okresie od 7 do 12 stycznia (6 dni), a następnie od 20 do 29 stycznia (10 dni). Podstawą wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi za pierwsze 6 dni choroby, przypadające przed zmianą etatu, jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających niezdolność do pracy, tj. za okres od stycznia do grudnia 2019 r. Kolejna choroba przypadała już po zmianie etatu, dlatego zasiłek chorobowy za ten okres musi zostać naliczony od nowej podstawy wymiaru, ustalonej od wynagrodzenia po zmianie wymiaru czasu pracy. Podstawą wymiaru zasiłku za okres od 20 do 29 stycznia 2020 r. jest wynagrodzenie za styczeń w wysokości, jaką pracownik uzyskałby, gdyby pracował przez cały ten miesiąc w wymiarze 1/2 etatu.

Jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w okresie niezdolności do pracy i pobierania świadczeń chorobowych, podstawę wymiaru tych świadczeń za okres po zmianie etatu należy ustalić na nowo, jeśli zmiana ta miała miejsce w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik chorował od 8 do 23 stycznia 2020 r. Do 12 stycznia 2020 r. był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a od 13 stycznia pracuje na 3/4 etatu (zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w trakcie niezdolności do pracy). Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za okres od 8 do 12 stycznia stanowi w tym przypadku przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane przez pracownika za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, tj. za okres od stycznia do grudnia 2019 r. Natomiast podstawę wymiaru zasiłku przysługującego za okres od 13 do 23 stycznia 2020 r. należy ustalić na nowo. Podstawę tę stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy po jego odpowiednim uzupełnieniu. W celu ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, przysługującego za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, należy ustalić, jakie wynagrodzenie pracownik uzyskałby, gdyby przez cały styczeń pracował w wymiarze 3/4 etatu.

4. Wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku

Wynagrodzenie przyjmowane do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego (i pozostałych świadczeń) to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę, finansowanych ze środków pracownika, składek na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe i chorobowe.

W podstawie wymiaru zasiłków należy uwzględniać wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika, od których została opłacona składka na ubezpieczenie chorobowe, a które nie przysługują za czas niezdolności do pracy (art. 41 ustawy zasiłkowej). Składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków to przede wszystkim:

● wynagrodzenie za pracę,

● wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz za inne okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (za urlop okolicznościowy, za zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do ukończenia 14 lat itp.),

● wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych (wynagrodzenie zwykłe i dodatki),

● dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej,

● premie, nagrody i dodatki pomniejszane za okres niezdolności do pracy oraz pobierania z tego tytułu świadczeń chorobowych (niewypłacane za czas tej niezdolności).

Jeżeli przepisy płacowe określają przesłanki nabycia prawa do danego składnika wynagrodzenia - np. premii czy dodatku - i wynika z nich, że za okres pobierania zasiłku taki składnik nie przysługuje, składnik ten powinien być uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku.

Szczególne trudności w ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku powodują zapisy w przepisach płacowych, w myśl których ten sam składnik wynagrodzenia w niektórych okolicznościach jest pomniejszany za okres pobierania świadczeń chorobowych, a w innych nie jest pomniejszany. Z praktycznych powodów wskazane jest unikanie tego typu rozwiązań.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymał zasiłek opiekuńczy za okres sprawowania opieki nad chorym dzieckiem od 5 stycznia do 10 lutego 2020 r. Pracodawca ustalił podstawę wymiaru zasiłku z wynagrodzenia za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Pracownik oprócz wynagrodzenia zasadniczego ma prawo do miesięcznej premii zadaniowej. Regulamin wynagradzania obowiązujący u pracodawcy zawiera następujące postanowienia:

1) jeżeli okres niezdolności pracownika do pracy i pobierania z tego tytułu świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w danym miesiącu trwa krócej niż 15 dni - premia zadaniowa przysługuje w pełnej wysokości (nie ulega pomniejszeniu),

2) jeżeli okres niezdolności do pracy trwa co najmniej 15 dni - premia zadaniowa nie przysługuje.

Zatem w drugim przypadku w podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić premię zadaniową. W podstawie wymiaru zasiłku opiekuńczego przysługującego za okres od 5 do 31 stycznia 2020 r. pracodawca uwzględnił miesięczną premię zadaniową, ponieważ pracownik nie ma prawa do premii w styczniu 2020 r. - nieobecność w pracy trwa ponad 15 dni. W podstawie wymiaru zasiłku pracodawca uwzględnił premie zadaniowe w kwocie faktycznie wypłaconej za 12 miesięcy przed miesiącem nabycia prawa do zasiłku opiekuńczego. Nie może jednak uwzględnić tych premii w podstawie wymiaru zasiłku opiekuńczego przysługującego za okres od 1 do 10 lutego 2020 r., ponieważ zgodnie z regulaminem pracownik otrzyma premię zadaniową za luty 2020 r. w pełnej wysokości (niezdolność do pracy w lutym trwa krócej niż 15 dni).

Jeśli pracownik otrzymuje składniki wynagrodzenia takie jak premie czy dodatki, które w okresie uwzględnianym w podstawie wymiaru zasiłku zostały wypłacone w zmniejszonej wysokości z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy, należy je uwzględnić w wysokości:

● uzupełnionej - gdy obowiązujące u pracodawcy przepisy płacowe zawierają jednoznaczne zapisy o pomniejszaniu składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku w sposób proporcjonalny,

● faktycznie wypłaconej, bez uzupełnienia - gdy przepisy zakładowe wskazują na pomniejszanie składnika za okres pobierania zasiłków inaczej niż proporcjonalnie (np. kwotowo, procentowo) albo nie precyzują sposobu zmniejszania składnika wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Pracodawca przyznaje pracownikom nagrody za wykonanie określonych czynności, takich jak szybkie usunięcie awarii, terminowe zakończenie bilansu, ekspresowa realizacja zamówienia. Nagrody za wykonanie określonych czynności są jednorazowe, wypłacane za indywidualny wkład pracy pracownika. Nagroda nie jest wypłacana za okresy pobierania świadczeń chorobowych, ponieważ w trakcie nieobecności w pracy spowodowanej chorobą pracownik nie wykonuje czynności, za które jest przyznawana. W tym przypadku wypłacone nagrody powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłków. Ponieważ są przyznawane za wykonanie określonych czynności, bez odniesienia do ściśle określonego przedziału czasowego, należy je doliczyć do wynagrodzenia za miesiąc, w którym zostały wypłacone, w kwocie faktycznie wypłaconej (bez uzupełniania za miesiące, w trakcie których pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych).

W praktyce zdarza się, że postanowienia wewnątrzzakładowych przepisów zawierają odmienne regulacje dotyczące wypłaty premii w zależności od rodzaju wypłacanego zasiłku. W takiej sytuacji składnik wynagrodzenia może być wliczany do podstawy wymiaru zasiłku tylko określonego rodzaju.

PRZYKŁAD

Pracownicy firmy mają prawo do wynagrodzenia zasadniczego oraz do miesięcznej premii regulaminowej. Zgodnie z regulaminem wynagradzania premia przysługuje za czas przepracowany, a także za okresy niezdolności do pracy powstałej w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Premia nie przysługuje natomiast za okresy innych niezdolności do pracy. Zatem do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wypłacanego pracownikom firmy za czas niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową przyjmowane jest wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze. Natomiast w podstawie wymiaru pozostałych świadczeń uwzględniane jest zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i premie regulaminowe.

5. Składniki wynagrodzenia nieuwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku

Niektórych składników wynagrodzenia przysługujących ze stosunku pracy nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków, mimo że została od nich naliczona i opłacona składka na ubezpieczenie chorobowe. Są to m.in.:

● ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,

● premie, nagrody, dodatki, które nie są zmniejszane za okres niezdolności do pracy i pobierania z tego tytułu świadczeń (przeciwdziała to podwójnemu wypłacaniu tego samego składnika wynagrodzenia).

W podstawie wymiaru zasiłku nie należy uwzględniać świadczeń ze stosunku pracy, od których nie została naliczona składka na ubezpieczenie chorobowe, tj.:

● wynagrodzenia za czas choroby wypłacanego przez pracodawcę (na podstawie art. 92 Kodeksu pracy),

● zasiłków z ubezpieczenia społecznego,

● przychodów zwolnionych ze składek na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (np. nagród jubileuszowych, odpraw i odszkodowań wynikających ze stosunku pracy).

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie należy uwzględniać tych składników wynagrodzenia, które pracownik otrzymuje również za okres pobierania zasiłku na podstawie wyraźnych zapisów w obowiązujących u pracodawcy przepisach płacowych albo w umowie o pracę (u pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy i niemających obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania).

W praktyce może się jednak okazać, że mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub w umowie o pracę składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany również za okres pobierania zasiłku. Jeśli pracodawca udokumentuje, że składnik ten przysługuje również za okres pobierania zasiłku, nie należy go uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku.

PRZYKŁAD

Pracownicy firmy oprócz płacy zasadniczej otrzymują dodatki stażowe. Dodatek stażowy przysługuje w stałej miesięcznej wysokości i jest to 10% wynagrodzenia zasadniczego określonego w umowie o pracę. Obowiązujący u pracodawcy regulamin wynagradzania nie zawiera postanowień o prawie do dodatku stażowego za okres pobierania świadczeń w razie choroby i macierzyństwa. Jednak w praktyce dodatek stażowy jest wypłacany wszystkim pracownikom w stałej wysokości, bez pomniejszania za okresy pobierania tych świadczeń. W tym przypadku podstawę wymiaru zasiłków należnych pracownikom trzeba ustalić, biorąc pod uwagę wyłącznie przysługujące im wynagrodzenie zasadnicze, bez dodatku stażowego, który - mimo braku stosownych zapisów - przysługuje również za okresy pobierania zasiłków.

W podstawie wymiaru zasiłków nie należy również uwzględniać składników wynagrodzenia, które są przyznawane niezależnie od oceny pracy pracownika, na których przyznanie i wypłatę nie ma wpływu okres pobierania zasiłku (mimo pobierania zasiłku pracownik otrzymuje dany składnik wynagrodzenia). Dotyczy to m.in. takich świadczeń, jak:

● jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie,

● wartość finansowanych przez pracodawcę szczepień ochronnych pracowników,

● wartość badań mammograficznych lub innych nieodpłatnych badań pracowników,

● nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów),

● sfinansowany lub dofinansowany przez pracodawcę koszt wynajmu przez pracownika mieszkania,

● dopłata pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika z tytułu różnych ryzyk,

● bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub ustalane jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,

● wartość finansowanych przez pracodawcę abonamentów medycznych, programów sportowych lub innych benefitów pozapłacowych,

● jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka.

W podstawie wymiaru zasiłku nie należy ponadto uwzględniać składników wynagrodzenia wypłacanych niezależnie od absencji pracownika, nieuzależnionych bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik zachorował w styczniu 2020 r. Od pierwszego dnia choroby ma prawo do wynagrodzenia chorobowego. Podstawę wymiaru tego wynagrodzenia stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres od stycznia do grudnia 2019 r. Pracownik oprócz miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego ma prawo do premii uznaniowej, którą pracodawca przyznaje na podstawie ilości i jakości całej produkcji, czyli wysokość premii zależy od pracy całej załogi. Zgodnie z regulaminem wynagradzania premia uznaniowa jest wypłacana niezależnie od okresów pobierania świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Takiej premii nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku.

Takie składniki wynagrodzenia, jak premie, nagrody i dodatki, których pracodawca nie wlicza do podstawy wymiaru zasiłków w okresie zatrudnienia, ponieważ pracownik ma do nich prawo również w okresie pobierania zasiłku, są wliczane przez ZUS do podstawy wymiaru zasiłku przysługującego po ustaniu zatrudnienia. Analogiczna zasada dotyczy świadczeń pozapłacowych, od których jest naliczana składka na ubezpieczenie chorobowe, a które nie podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku należnego w okresie zatrudnienia. Świadczenia te podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku należnego za okres po ustaniu zatrudnienia.

6. Uzupełnianie wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku

W praktyce często występuje sytuacja, gdy wynagrodzenie uzyskane przez pracownika przysługiwało za część miesiąca. Jeśli wynikało to z faktu zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca albo z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy przez część miesiąca bez prawa do wynagrodzenia za ten czas, to przed uwzględnieniem wynagrodzenia z tego miesiąca w podstawie wymiaru zasiłku wynagrodzenie to trzeba uzupełnić. Uzupełnienie wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku oznacza ustalenie wynagrodzenia, jakie pracownik uzyskałby, gdyby przepracował pełny miesiąc. Pamiętać przy tym należy, że czas nieprzepracowany z powodu urlopu wypoczynkowego trzeba traktować na równi z czasem przepracowanym, a wynagrodzenie za ten urlop na równi z wynagrodzeniem za pracę. Analogiczna zasada dotyczy innych okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, takich jak urlop okolicznościowy, zwolnienie od pracy przysługujące z tytułu wychowywania dziecka do lat 14, zwolnienie od pracy z tytułu krwiodawstwa itp. Przez pojęcie "usprawiedliwiona nieobecność w pracy" należy natomiast rozumieć przede wszystkim okresy absencji chorobowej i pobierania świadczeń chorobowych oraz okresy urlopu bezpłatnego.

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, podstawą wymiaru zasiłku chorobowego jest wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wówczas, zgodnie z art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej:

● wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy - jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości (w taki sposób uzupełnia się wszystkie stałe składniki wynagrodzenia, a także wynagrodzenie określone w stawce godzinowej, które traktuje się jak wynagrodzenie stałe),

● wynagrodzenie miesięczne obliczone przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek w tym miesiącu przepracować, jeśli przepracował chociaż jeden dzień - jeżeli wynagrodzenie przysługuje w zmiennej wysokości, np. wynagrodzenie prowizyjne, akordowe (w taki sposób uzupełnia się również inne zmienne składniki wynagrodzenia o takim charakterze),

● kwota zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacona za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy - jeżeli pracownik nie osiągnął żadnego wynagrodzenia, ponieważ nie przepracował ani jednego dnia (ten sposób uzupełniania wynagrodzenia jest typowy dla wynagrodzenia zmiennego w sytuacji, gdy pracownik nie przepracował w miesiącu nawet jednego dnia).

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne. Został zatrudniony od 1 stycznia 2020 r., a od 21 stycznia przez 9 dni chorował. Ma prawo do wynagrodzenia chorobowego od pierwszego dnia niezdolności do pracy. W styczniu 2020 r. pracownik miał obowiązek przepracować 21 dni, a przepracował 15 dni. Jego przychód za ten miesiąc wyniósł 2840 zł. Podstawę wymiaru zasiłku pracownika stanowi przychód uzyskany za styczeń 2020 r. po uzupełnieniu. Wynagrodzenie, które stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, wynosi 3430,98 zł. Pracodawca ustalił je w następujący sposób:

● 2840 zł - 389,36 zł (tj. składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika; łącznie 13,71% przychodu) = 2450,64 zł,

● 2450,64 zł : 15 dni (liczba dni przepracowanych) = 163,38 zł,

● 163,38 zł x 21 dni (liczba dni wynikających z obowiązku pracy) = 3430,98 zł.

Omówione zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłku należy stosować również wtedy, gdy przez cały okres przed powstaniem niezdolności do pracy, z którego wynagrodzenie należałoby wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku, pracownik korzystał z urlopu wychowawczego lub z urlopu bezpłatnego albo odbywał czynną służbę wojskową. Podstawą wymiaru zasiłku jest wówczas wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, tj.:

● stałe miesięczne wynagrodzenie określone w umowie o pracę albo

● przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy - jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne.

Konieczność uzupełnienia wynagrodzenia przed wliczeniem go do podstawy wymiaru zasiłku powstaje również wtedy, gdy w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru, pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (np. z powodu urlopu bezpłatnego, choroby).

W takim przypadku, ustalając podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, należy:

● pominąć wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

● przyjąć - po uzupełnieniu - wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Ustalając, czy pracownik przepracował mniej lub co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, należy się odnieść do liczby dni przepracowanych i do liczby dni do przepracowania zgodnie z harmonogramem czasu pracy pracownika (nie należy odnosić się do godzin przepracowanych i godzin do przepracowania). W liczbie dni przepracowanych należy uwzględnić liczbę dni pracy, urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego oraz innej nieobecności w pracy, za którą pracownik ma prawo do wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony od 1 sierpnia 2019 r. zachorował w styczniu 2020 r. Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego pracodawca ustalił z okresu od sierpnia do grudnia 2019 r. W sierpniu i październiku pracownik przepracował wszystkie dni robocze. Natomiast we wrześniu zamiast 21 dni przepracował 13 dni, a w listopadzie zamiast 19 dni przepracował 9 dni (przebywał na urlopie bezpłatnym). W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego pracodawca uwzględnił wynagrodzenie za sierpień, uzupełnione wynagrodzenie za wrzesień (pracownik przepracował w tym miesiącu co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy) oraz wynagrodzenie za październik, z wyłączeniem listopada. Pracodawca nie uwzględnił wynagrodzenia za listopad, ponieważ w tym miesiącu pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy.

Jeżeli w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru zasiłku, pracownik w każdym miesiącu wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, w podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić wynagrodzenie za wszystkie miesiące, po wcześniejszym uzupełnieniu.

Wynagrodzenie należy uzupełnić jedynie wtedy, gdy pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych. Jeśli pracownik nie uzyska wynagrodzenia za część miesiąca z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności, to płatnik zasiłku powinien przyjąć wynagrodzenie uzyskane za ten miesiąc bez uzupełniania jego wysokości.

Nie należy uzupełniać wysokości wynagrodzenia o dni nieobecności pracownika, których nie usprawiedliwił. Jeśli w tym samym miesiącu pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych, to przy uzupełnianiu wynagrodzenia za ten miesiąc, w liczbie dni, które pracownik miał obowiązek przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik, który został zatrudniony od 1 stycznia 2020 r., otrzymuje zmienne wynagrodzenie. Zachorował 22 stycznia i otrzymał zwolnienie lekarskie na 1 dzień (roboczy). W tym miesiącu pracownik miał obowiązek przepracować 21 dni, a przepracował 14 dni. Przez 2 dni był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych, a przez 4 dni z przyczyn usprawiedliwionych.

Otrzymał za ten miesiąc wynagrodzenie w wysokości 1995 zł.

Pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego od pierwszego dnia zatrudnienia (udokumentował wcześniejszy okres ubezpieczenia chorobowego). Podstawą wymiaru należnego mu świadczenia jest kwota wynagrodzenia za pracę uzyskanego w styczniu 2020 r. po uzupełnieniu o wynagrodzenie za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy (5 dni). Wynagrodzenie po uzupełnieniu wynosi 2336,24 zł i zostało ustalone w następujący sposób:

● 1995 zł - 273,51 zł (składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika, tj. łącznie 13,71% przychodu) = 1721,49 zł,

● 1721,49 zł : 14 dni (liczba dni przepracowanych) = 122,96 zł,

● 122,96 zł x 19 dni (liczba dni roboczych wynikających z obowiązku pracy pomniejszona o 2 dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy) = 2336,24 zł.

7. Wynagrodzenie stałe i zmienne w podstawie wymiaru zasiłku

Jeżeli poza wynagrodzeniem zasadniczym pracownik otrzymuje również inne składniki wynagrodzenia, np. premie, nagrody czy dodatki (stałe lub zmienne), a wynagrodzenie za dany miesiąc trzeba uzupełnić, to dodatkowe składniki również należy uzupełnić, pod warunkiem że są proporcjonalnie zmniejszane za okres niezdolności do pracy. Składników wynagrodzenia, które są zmniejszane w inny sposób niż proporcjonalnie (np. procentowo), nie należy uzupełniać. Wlicza się je do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

Jeżeli pracownik otrzymuje jednocześnie stałe wynagrodzenie (stała płaca miesięczna lub stawka godzinowa) i zmienne składniki wynagrodzenia pomniejszane proporcjonalnie za czas niezdolności do pracy (premie, nagrody, dodatki), to stałe i zmienne składniki należy uzupełniać odrębnie, według odpowiednich zasad. Składnik stały należy uzupełnić, przyjmując wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę (w przypadku stawki godzinowej jest to stawka godzinowa pomnożona przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu), natomiast zmienny składnik wynagrodzenia - dzieląc składnik zmienny osiągnięty za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i mnożąc wynik przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek przepracować w tym miesiącu.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony od 1 sierpnia 2019 r., wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 3000 zł, zachorował w styczniu 2020 r. i nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego. W sierpniu (tj. w pierwszym miesiącu zatrudnienia), za który wynagrodzenie jest uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego przysługującego pracownikowi, przepracował 17 dni z obowiązujących go 21 dni do przepracowania. Przez pozostałe 4 dni był niezdolny do pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem i za ten okres otrzymał zasiłek opiekuńczy. Pracownik ten oprócz stałej płacy miesięcznej w wysokości 3000 zł otrzymuje prowizję uzależnioną od indywidualnych wyników jego pracy. Za sierpień kwota prowizji wyniosła 820 zł brutto (po pomniejszeniu o składki ZUS: 707,58 zł). Ponadto za ten miesiąc pracownik otrzymał 2600 zł z tytułu stałej płacy miesięcznej (3000 zł : 30 = 100 zł; 100 zł x 4 dni absencji = 400 zł; 3000 zł - 400 zł = 2600 zł).

Aby uzupełnić wynagrodzenie za sierpień, do celów uwzględnienia go w podstawie wymiaru zasiłku pracodawca powinien zastosować dwie metody uzupełniania, tj. metodę właściwą dla składników stałych i metodę właściwą dla składników zmiennych. Wynagrodzenie należy uzupełnić w następujący sposób:

● 3000 zł (kwota z umowy o pracę) - 411,30 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika - 13,71% naliczone od 3000 zł) = 2588,70 zł (kwota uzupełnionego wynagrodzenia określonego stałą stawką miesięczną),

● 707,58 zł (kwota prowizji pomniejszona o składki ZUS) : 17 (liczba dni przepracowanych w sierpniu) = 41,62 zł; 41,62 zł x 21 (liczba dni obowiązujących do przepracowania w sierpniu) = 874,02 zł (uzupełniona prowizja).

Wynagrodzenie za sierpień po uzupełnieniu wynosi 3462,72 zł (2588,70 zł + 874,02 zł).

Na szczególną uwagę w zakresie uzupełniania wynagrodzenia zasługuje sytuacja, w której w miesiącu wymagającym uzupełnienia pracownik oprócz wynagrodzenia za pracę otrzymał jednocześnie wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Problemy te wynikają ze specyfiki wyliczania wynagrodzenia urlopowego. Jeżeli bowiem pracownik otrzymuje inne niż określone w stałej stawce miesięcznej składniki wynagrodzenia, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (np. wynagrodzenie określone stawką godzinową, wynagrodzenie prowizyjne czy akordowe, wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową, dodatki za pracę w porze nocnej, premie miesięczne o charakterze roszczeniowym), wówczas jego wynagrodzenie urlopowe jest wyliczane z wymienionych, tzw. zmiennych do celów urlopowych składników wynagrodzenia wypłaconych pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Niezależnie od tego składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej są uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Przy czym w odniesieniu do składników wynagrodzenia określonych w stałej miesięcznej wysokości kwestią umowną jest to, czy w miesiącu wykorzystywania urlopu składniki te będą wykazywane na liście płac w pełnej miesięcznej wysokości, czy będą dzielone na część za pracę i za urlop. O technicznym sposobie wykazywania rozliczeń na liście płac decyduje bowiem pracodawca. W praktyce jednak spotyka się pracowników, których wynagrodzenie za urlop składa się z części wynikającej ze składników określonych w stałej miesięcznej wysokości oraz ze składników zmiennych wypłaconych w okresie 3 miesięcy poprzedzających urlop.

Jeżeli w miesiącu, za który wynagrodzenie jest uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, pracownik oprócz wynagrodzenia za pracę otrzymał wynagrodzenie za urlop, a jednocześnie wynagrodzenie za ten miesiąc wymaga uzupełnienia (np. z powodu absencji chorobowej), to przy uzupełnianiu wynagrodzenia w celu ustalenia podstawy wymiaru zasiłku zastosowanie mają następujące zasady:

● jeżeli pracownikowi przysługuje wyłącznie wynagrodzenie zmienne, które podlega uzupełnieniu (np. wynagrodzenie prowizyjne, akordowe - uzależnione od indywidualnej pracy pracownika - premia pomniejszana proporcjonalnie, uzupełniana metodą typową dla zmiennych składników), a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, to wynagrodzenie za urlop powinno być zsumowane z wynagrodzeniem za dni przepracowane, a następnie łączna kwota wynagrodzenia powinna zostać podzielona przez dni pracy i dni urlopu wypoczynkowego oraz pomnożona przez dni, które pracownik był zobowiązany przepracować, łącznie z dniami urlopu wypoczynkowego;

● jeżeli pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości (nie otrzymuje zmiennego składnika wynagrodzenia podlegającego uzupełnieniu) i w miesiącu wymagającym uzupełnienia otrzymał za część miesiąca wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, to przy uzupełnianiu wynagrodzenia nie należy brać pod uwagę ani kwoty faktycznie otrzymanego wynagrodzenia za dni pracy, ani kwoty wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Jako uzupełnione wynagrodzenie przyjmuje się w takim przypadku wynagrodzenie pracownika określone w umowie o pracę, tj. pełny miesięczny przychód pracownika, który zostałby mu wypłacony, pomniejszony o pełną miesięczną składkę (13,71%), która zostałaby mu potrącona, gdyby przepracował cały miesiąc;

● w przypadku gdy wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, podlegających uzupełnieniu (np. pracownik otrzymuje stałą płacę miesięczną oraz premię pomniejszaną proporcjonalnie w stosunku do liczby dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy, uzupełnianą metodą typową dla zmiennych składników, albo otrzymuje wynagrodzenie określone stawką godzinową oraz prowizję uzależnioną od wyników pracy pracownika), a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jak składniki zmienne. Oznacza to, że wynagrodzenie za urlop powinno być zsumowane z wynagrodzeniem za dni przepracowane (tj. z wynagrodzeniem stałym i zmiennym), a następnie łączna kwota wynagrodzenia powinna zostać podzielona przez dni pracy i dni urlopu wypoczynkowego oraz pomnożona przez dni, które pracownik był zobowiązany przepracować;

● w przypadku gdy wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych niepodlegających uzupełnieniu (np. pracownik otrzymuje stałą płacę miesięczną oraz premię pomniejszaną za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy w sposób inny niż proporcjonalny), a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (obliczone łącznie ze zmiennym składnikiem wynagrodzenia), uzupełnienie wynagrodzenia polega na przyjęciu wynagrodzenia miesięcznego określonego w umowie o pracę i zsumowaniu go ze zmiennym składnikiem wynagrodzenia w kwocie faktycznie wypłaconej za ten miesiąc. W efekcie w takim przypadku przy uzupełnianiu wynagrodzenia nie jest brana pod uwagę kwota wynagrodzenia wypłaconego za urlop wypoczynkowy.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości 4250 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika - 3667,32 zł). Ponadto otrzymuje premie miesięczne pomniejszane proporcjonalnie w stosunku do liczby dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Pracownik zachorował w styczniu 2020 r. W podstawie wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za styczeń należy uwzględnić wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, tj. za okres od stycznia do grudnia 2019 r., w tym m.in. wynagrodzenie za kwiecień 2019 r. W kwietniu pracownik powinien przepracować 21 dni, a przepracował 10 dni (przez 6 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym, a przez 5 dni roboczych był niezdolny do pracy z powodu choroby). Za ten miesiąc pracownik otrzymał (po pomniejszeniu o finansowane przez niego składki na ubezpieczenia społeczne - 13,71% podstawy wymiaru):

● wynagrodzenie za 10 dni przepracowanych oraz za 6 dni urlopu wypoczynkowego (zawierające średnią kwotę premii miesięcznych z ostatnich 3 miesięcy) w łącznej wysokości 2629,88 zł oraz

● premię miesięczną za 10 dni przepracowanych w kwocie 210,64 zł.

Uzupełnione wynagrodzenie za kwiecień, które należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, wynosi 3728,13 zł, zgodnie z wyliczeniem:

● 2629,88 zł + 210,64 zł = 2840,52 zł,

● 2840,52 zł : 16 dni (dni przepracowane + dni urlopu) = 177,53 zł,

● 177,53 zł x 21 dni = 3728,13 zł.

Inaczej należy uzupełnić wynagrodzenie w sytuacji, gdy pracownik w danym miesiącu otrzymał:

● poza wynagrodzeniem stałym wynagrodzenie zmienne, które nie podlega uzupełnieniu (np. premię pomniejszaną za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy w sposób inny niż proporcjonalny), oraz

● wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (obliczone łącznie ze zmiennym składnikiem wynagrodzenia).

W takim przypadku wynagrodzenie należy uzupełnić, przyjmując stały składnik w wysokości wynikającej z umowy o pracę oraz dodając do niego zmienny składnik wynagrodzenia w kwocie faktycznie wypłaconej za dany miesiąc.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości 4250 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika - 3667,32 zł). Ponadto otrzymuje premie miesięczne pomniejszane w stosunku do liczby dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy w sposób inny niż proporcjonalny.

Pracownik zachorował w styczniu 2020 r. W podstawie wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za styczeń należy uwzględnić wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, tj. za okres od stycznia do grudnia 2019 r., w tym m.in. wynagrodzenie za luty 2019 r. W lutym pracownik powinien przepracować 20 dni, a przepracował 9 dni (przez 4 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym, a przez 7 dni roboczych był niezdolny do pracy z powodu choroby). W tym miesiącu pracownik otrzymał (po pomniejszeniu o finansowane przez niego składki na ubezpieczenia społeczne):

● wynagrodzenie za 9 dni przepracowanych oraz za 4 dni urlopu wypoczynkowego (zawierające średnią kwotę premii miesięcznych) w łącznej wysokości 2629,88 zł oraz

● premię miesięczną za 10 dni przepracowanych w kwocie 210,64 zł.

Uzupełnione wynagrodzenie za luty, które należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, wynosi 3877,96 zł, zgodnie z wyliczeniem:

3667,32 zł (stałe wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę - 4250 zł, pomniejszone o składki ZUS) + 210,64 zł (premia bez uzupełniania) = 3877,96 zł.

W podstawie wymiaru zasiłku uwzględnieniu podlegają także składniki przysługujące za czas przepracowany, takie jak:

● wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,

● dodatek za pracę w porze nocnej,

● wynagrodzenie za pełnienie dyżuru,

● dodatek za pracę w warunkach uciążliwych, przysługujący za każdą przepracowaną godzinę w takich warunkach itp.

W kontekście wskazanych składników wynagrodzenia obowiązuje zasada, że jeżeli składniki wynagrodzenia nie przysługują pracownikowi za wszystkie dni w miesiącu albo przysługują za pracę poza obowiązującym czasem pracy, składniki te uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku w faktycznej wysokości, bez uzupełniania.

Oznacza to, że niektórych składników wynagrodzenia pracownika nie należy uzupełniać, mimo że zostały wypłacone za niepełne miesiące pracy. Dotyczy to w szczególności wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, wynagrodzenia za dyżur oraz dodatku za pracę w porze nocnej (jeżeli dodatek nocny przysługuje tylko za niektóre dni w miesiącu). Ponadto nie należy uzupełniać premii, nagród i dodatków pomniejszanych za czas niezdolności do pracy w sposób inny niż proporcjonalny. Składniki te trzeba uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

8. Uzupełnianie wynagrodzenia określonego stawką godzinową

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku wynagrodzenie określone stawką godzinową traktuje się jak wynagrodzenie stałe. W związku z tym, jeśli pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, wynagrodzenie to należy uzupełnić na zasadach dotyczących uzupełniania wynagrodzenia stałego. Uzupełnione wynagrodzenie to miesięczne wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę, pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika. Ponieważ w umowie o pracę jest wskazana jedynie stawka za godzinę pracy, należy ustalić miesięczną wysokość wynagrodzenia, mnożąc stawkę za godzinę pracy przez liczbę godzin obowiązujących pracownika do przepracowania w danym miesiącu zgodnie z rozkładem czasu pracy (stawka godzinowa x nominalny czas pracy).

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w systemie równoważnych norm czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym jest wynagradzany stawką godzinową w wysokości 20 zł brutto. Pracownik zachorował w styczniu 2020 r. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, tj. za okres od stycznia do grudnia 2019 r. W czerwcu 2019 r., z którego wynagrodzenie jest przyjmowane do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, pracownik powinien przepracować 17 dni zgodnie z jego rozkładem czasu pracy, tj. 152 godziny, a przepracował 13 dni, tj. 140 godzin. Za ten miesiąc otrzymał wynagrodzenie w wysokości 2800 zł (140 godz. x 20 zł). Po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika jest to kwota 2416,12 zł (2800 zł - 383,88 zł). W czerwcu 2019 r. pracownik był chory przez 6 dni kalendarzowych (4 dni robocze). Aby uzupełnić wynagrodzenie za czerwiec 2019 r., przed wliczeniem go do podstawy wymiaru zasiłku należnego za styczeń 2020 r. należy pomnożyć stawkę za godzinę pracy przez liczbę godzin, które pracownik powinien przepracować, gdyby nie zachorował:

● 20 zł (stawka godzinowa) x 152 godziny (czas pracy do przepracowania w czerwcu 2019 r. zgodnie z harmonogramem pracownika) = 3040 zł,

● 3040 zł - 416,78 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika - 13,71%) = 2623,22 zł.

Uzupełnione wynagrodzenie za czerwiec 2019 r. po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika (13,71%) wynosi 2623,22 zł.

W tym przypadku nie należy uzupełniać wynagrodzenia według zasad przewidzianych dla wynagrodzenia zmiennego. Oznacza to, że nie należy dzielić wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i mnożyć przez liczbę dni, które pracownik był zobowiązany przepracować w tym miesiącu.

Większy stopień trudności przy uzupełnianiu wynagrodzenia określonego stawką godzinową pojawia się wówczas, gdy pracownicy poza stawką godzinową otrzymują jeszcze inne składniki wynagrodzenia, np. premię zadaniową, dodatek nocny, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe oraz wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (wyliczone ze zmiennych składników wynagrodzenia za pracę) czy za urlop okolicznościowy.

W sytuacji gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe i zmienne (zmienne pomniejszane za czas niezdolności do pracy w sposób proporcjonalny, tj. podlegające uzupełnieniu przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku), a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał wynagrodzenie za urlop (obliczone ze zmiennych składników wynagrodzenia), całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy traktować przy uzupełnianiu jak wynagrodzenie zmienne. Warto przy tym pamiętać o składnikach wynagrodzenia, których nie należy uzupełniać i które w przypadku uzupełniania wynagrodzenia są przyjmowane w kwocie faktycznie wypłaconej. Należą do nich w szczególności: wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatek za pracę w porze nocnej oraz premie, nagrody i dodatki - pomniejszane za czas choroby w sposób inny niż proporcjonalny.

PRZYKŁAD

Pracownicy są wynagradzani stawką godzinową. Ponadto otrzymują wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w porze nocnej oraz premię zadaniową pomniejszaną proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy (za czas choroby, urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego itp.). Premia miesięczna jest traktowana przez pracodawcę jako zmienny składnik wynagrodzenia i uzupełniana metodą typową dla zmiennych składników. W niektórych miesiącach na liście płac znajduje się wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy obliczone ze zmiennych składników wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających urlop (w tym również z premii zadaniowej, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz nocne). Pracownicy pracują w systemie równoważnym.

Pracownik, który zachorował w styczniu 2020 r., ma prawo do wynagrodzenia chorobowego. Podstawę jego wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających styczeń, tj. za okres od stycznia do grudnia 2019 r. W październiku 2019 r. (który jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku) pracownik powinien przepracować 16 dni, tj. 184 godz. (15 dni po 12 godz. i 1 dzień - 4 godz.) zgodnie z harmonogramem. Jednak pracownik przepracował tylko 11 dni, tj. 124 godz. (10 dni po 12 godz. i 1 dzień - 4 godz.), ponieważ przez 2 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym (2 dni po 12 godz., tj. łącznie przez 24 godz.), a przez 5 dni kalendarzowych był na zwolnieniu lekarskim i otrzymał zasiłek chorobowy (3 dni robocze po 12 godz.; łącznie 36 godz.). W październiku 2019 r. pracownik wykonywał również pracę w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej. Za godzinę pracy w tym miesiącu pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie w wysokości 16,25 zł.

Za październik 2019 r. pracownik otrzymał:

● wynagrodzenie za pracę wynikające ze stawki godzinowej: 16,25 zł x 124 godz. = 2015 zł (po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika - 1738,74 zł),

● wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy wyliczone z okresu 3 miesięcy poprzedzających urlop: 488,80 zł (po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika - 421,78 zł),

● premię zadaniową pomniejszaną proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy: 586 zł (po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika - 505,66 zł),

● wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej w łącznej wysokości 468 zł (po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika - 403,84 zł).

W przypadku tego pracownika całość wynagrodzenia należy potraktować jak wynagrodzenie zmienne i dokonać jego uzupełnienia w następujący sposób:

● 1738,74 zł (wynagrodzenie za przepracowane godziny) + 421,78 zł (wynagrodzenie za urlop) + 505,66 zł (premia zadaniowa) = 2666,18 zł,

● 2666,18 zł : 13 dni (11 dni przepracowanych + 2 dni urlopu) = 205,09 zł,

● 205,09 zł x 16 dni (dni wynikające z obowiązku pracy) = 3281,44 zł,

● 3281,44 zł + 403,84 zł (wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne - przyjmowane bez uzupełnienia w kwocie faktycznie wypłaconej) = 3685,28 zł.

Ustalając podstawę wymiaru zasiłku, wynagrodzenie za październik należy przyjąć w uzupełnionej wysokości 3685,28 zł.

Z proporcjonalnym pomniejszaniem składnika wynagrodzenia mamy do czynienia w sytuacji, gdy:

● składnik ten jest ustalany procentowo od płacy zasadniczej pomniejszonej o czas absencji chorobowej,

● w ustalonej wysokości składnik jest dzielony przez liczbę dni roboczych danego miesiąca, a następnie mnożony przez liczbę dni roboczych absencji (tak ustalona kwota pomniejszenia jest odejmowana od pełnej kwoty składnika),

● w ustalonej wysokości składnik jest dzielony przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca, a następnie mnożony przez liczbę dni kalendarzowych absencji (tak ustalona kwota pomniejszenia jest odejmowana od pełnej kwoty składnika), a także

● składnik jest pomniejszany za każdy dzień absencji chorobowej o 1/30.

PRZYKŁAD

Pracownik stał się niezdolny do pracy w lutym 2020 r. Nabył prawo do zasiłku opiekuńczego. Poza wynagrodzeniem zasadniczym i premią miesięczną, która nie przysługuje za okresy pobierania zasiłków, otrzymuje on nagrodę roczną. Obowiązujący u pracodawcy regulamin wynagradzania stanowi, że nagroda roczna wynosi od 5% do 10% sumy przychodu pracownika za poprzedni rok kalendarzowy, po pomniejszeniu tego przychodu o wartość wynagrodzenia za czas choroby, zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku macierzyńskiego oraz zasiłku opiekuńczego.

Ponieważ zgodnie z przepisami płacowymi nagroda roczna nie przysługuje za okresy pobierania zasiłków, podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku opiekuńczego (i innych zasiłków). W razie niezdolności do pracy w okresie, za który przysługuje nagroda roczna, przychód stanowiący podstawę jej ustalenia ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu, zatem nagrodę tę należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku, po uprzednim uzupełnieniu.

PRZYKŁAD

Pracownicy działu sprzedaży oprócz stałej płacy miesięcznej otrzymują miesięczną premię uzależnioną od wyników sprzedaży. Na jej wysokość w danym miesiącu pracuje cały dział sprzedaży. W styczniu 2020 r. wypracowana kwota premii wynosi 900 zł. Ta kwota (wstępnie jednakowa dla wszystkich pracowników działu) jest pomniejszana za czas absencji chorobowej. Jeżeli pracownik był niezdolny do pracy w styczniu przez 8 dni kalendarzowych (6 dni roboczych), pracodawca pomniejsza premię w następujący sposób:

● 900 zł : 21 (liczba dni roboczych w styczniu) x 6 (liczba dni roboczych, w których pracownik był chory) = 257,14 zł (pomniejszenie pełnej kwoty premii),

● 900 zł - 257,14 zł = 642,86 zł (kwota premii po pomniejszeniu).

W poprzednim roku przed zmianą regulaminu wynagradzania pracodawca stosował inną metodę, według której premię za styczeń należałoby pomniejszyć w poniższy sposób:

● 900 zł : 31 (liczba dni kalendarzowych w styczniu) x 8 (liczba kalendarzowych dni choroby) = 232,26 zł,

● 900 zł - 232,26 zł = 667,74 zł (kwota premii po pomniejszeniu).

Ze względu na to, że przepisy ustawy zasiłkowej nie definiują wprost pojęcia "proporcjonalne pomniejszenie składnika wynagrodzenia", w odniesieniu do sytuacji opisanej w powyższych przykładach za prawidłowe należy uznać pomniejszanie dokonane w odniesieniu zarówno do dni roboczych, jak i do dni kalendarzowych danego miesiąca.

9. Uzupełnianie wynagrodzenia w razie przekroczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ograniczona w roku do kwoty równej 30-krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia na ten rok kalendarzowy (art. 19 ust. 1 ustawy systemowej). Jeżeli przychód pracownika przekroczył ten limit, pracodawca przestaje opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (nadal opłaca składki na ubezpieczenia chorobowe, wypadkowe i zdrowotne).

Zaprzestanie opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ma bezpośredni wpływ na sposób ustalania podstawy wymiaru zasiłku. W podstawie uwzględnia się bowiem wynagrodzenie pracownika pomniejszone o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe faktycznie pobrane z wynagrodzenia pracownika.

Jeżeli przekroczenie podstawy wymiaru składek nastąpiło w miesiącu, w którym pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, to przed uwzględnieniem tego wynagrodzenia w podstawie wymiaru zasiłku należy je uzupełnić.

Gdy pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną, należy:

Krok 1. Ustalić średni wskaźnik składek na ubezpieczenia społeczne potrąconych z wynagrodzenia pracownika za ten miesiąc.

Krok 2. Stosując ten wskaźnik obliczyć pełne miesięczne składki w części finansowanej przez pracownika.

Krok 3. Przychód pracownika za ten miesiąc pomniejszyć o kwotę obliczonych składek.

PRZYKŁAD

Pracownik zachorował w styczniu 2020 r. i od pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego ma prawo do wynagrodzenia chorobowego. Podstawę wymiaru tego wynagrodzenia stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od stycznia do grudnia 2019 r. W listopadzie 2019 r., z którego wynagrodzenie jest przyjmowane do ustalenia podstawy wymiaru, pracownik był chory przez 10 dni. Stałe wynagrodzenie zasadnicze wynikające z umowy o pracę wynosi 11 190 zł. W listopadzie pracownik otrzymał: wynagrodzenie w wysokości 7460 zł (zasadnicze pomniejszone o czas choroby) oraz nagrodę w kwocie 1000 zł (nagroda jednorazowa nieuregulowana w przepisach płacowych obowiązujących u pracodawcy). Ponadto w podstawie wymiaru składek ZUS zostało uwzględnione świadczenie w wysokości 500 zł, związane z udostępnieniem pracownikowi lokalu mieszkalnego.

W listopadzie 2019 r. nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składki na te ubezpieczenia zostały opłacone od części przychodu za listopad, tj. od kwoty 1986,08 zł. Natomiast składka na ubezpieczenie chorobowe została naliczona od całego przychodu wypłaconego w tym miesiącu, tj. od 8960 zł (7460 zł +

+ 1000 zł + 500 zł). Pracodawca potrącił z wynagrodzenia pracownika składki na ubezpieczenia: emerytalne - 193,84 zł (1986,08 zł x 9,76%), rentowe - 29,79 zł (1986,08 zł x 1,5%) i chorobowe - 219,52 zł (8960 zł x 2,45%); łącznie 443,15 zł.

Z wypłaconych pracownikowi składników wynagrodzenia w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić: wynagrodzenie za pracę (7460 zł) oraz nagrodę (1000 zł). Świadczenie związane z udostępnieniem pracownikowi lokalu mieszkalnego nie jest wliczane do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Pracownik nie przepracował pełnego miesiąca, dlatego pracodawca musi uzupełnić wynagrodzenie za listopad. Ponieważ pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe, uzupełnioną kwotę wynagrodzenia stanowi wynagrodzenie określone w umowie o pracę, tj. 11 190 zł, pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika. Nagroda jest uwzględniana w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

W związku z tym, że w listopadzie 2019 r. nastąpiło przekroczenie 30-krotności prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, pracodawca musi ustalić średni wskaźnik potrąconych z wynagrodzenia pracownika składek na ubezpieczenia społeczne w miesiącu przekroczenia:

[443,15 zł (suma składek finansowanych przez pracownika) x 100] : 8960 zł (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe) = 4,95%.

W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić wynagrodzenie pracownika za listopad, pomniejszone o ustalony średni wskaźnik pobranych składek:

● 11 190 zł (uzupełnione wynagrodzenie stałe) + 1000 zł (nagroda) = 12 190 zł,

● 12 190 zł x 4,95% = 603,41 zł (kwota składek ZUS),

● 12 190 zł - 603,41 zł = 11 586,59 zł.

Takie same zasady uzupełniania wynagrodzenia obowiązują w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne, a podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przekroczyła roczny limit.

PRZYKŁAD

Pracownik wynagradzany prowizyjnie zachorował w styczniu 2020 r. Podstawę wymiaru przysługującego mu wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od stycznia do grudnia 2019 r. W listopadzie, z którego wynagrodzenie jest uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, nastąpiło przekroczenie 30-krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. W tym miesiącu pracownik przepracował 16 dni z obowiązujących go 19 dni, ponieważ przez 3 dni robocze był niezdolny do pracy z powodu choroby. Za listopad 2019 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie prowizyjne w kwocie 9250 zł. Ponadto w listopadzie pracodawca sfinansował pracownikowi szczepienie przeciwko grypie (koszt szczepienia wyniósł 100 zł i kwota ta została uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne). Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały naliczone od kwoty 2869,20 zł, a składka na ubezpieczenie chorobowe od pełnej podstawy wymiaru, tj. od kwoty 9350 zł (wynagrodzenie prowizyjne + szczepienie). Łączna kwota składek finansowana przez ubezpieczonego wyniosła w listopadzie 552,15 zł (2869,20 zł x 9,76% = 280,03 zł; 2869,20 zł x 1,5% = 43,04 zł; 9350 zł x 2,45% = 229,08 zł).

Aby uzupełnić wynagrodzenie zmienne za listopad (wliczane do podstawy wymiaru zasiłku), pracodawca powinien ustalić średni wskaźnik potrąconych składek w następujący sposób: 552,15 zł x 100 : 9350 zł = 5,91%.

Następnie powinien uzupełnić wynagrodzenie zmienne (nie uwzględniając szczepienia):

● 9250 zł (wynagrodzenie prowizyjne) - 546,68 zł (składki na ubezpieczenia społeczne pobrane od wynagrodzenia prowizyjnego, finansowane przez pracownika, tj. 5,91%) = 8703,32 zł,

● 8703,32 zł : 16 (dni przepracowane) = 543,96 zł,

● 543,96 zł x 19 (dni wynikające z obowiązku pracy) = 10 335,24 zł (uzupełnione wynagrodzenie prowizyjne za listopad).

10. Premie, nagrody i dodatki wypłacane za różne okresy

Gdy pracownik otrzymuje składniki wynagrodzenia typu premie, nagrody i dodatki, które trzeba wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku (ponieważ pracownik nie ma do nich prawa w okresie pobierania zasiłku), należy stosować następujące zasady:

● jeżeli premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługują za okresy miesięczne, należy je wliczać do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, jeśli zostały wypłacone za miesiące, z których jest ustalana podstawa wymiaru zasiłku,

● jeżeli premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługują za okresy kwartalne, należy je wliczać do podstawy wymiaru zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za 4 kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy,

● jeżeli premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługują za okresy roczne, należy je wliczać do podstawy wymiaru zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia za okresy miesięczne, kwartalne i roczne mają odpowiednie zastosowanie do składników wynagrodzenia wypłacanych za inne okresy (np. półroczne - w takim przypadku do podstawy wymiaru zasiłku wliczamy premie półroczne w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za dwa półrocza poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy).

Ustalając podstawę wymiaru zasiłku, należy pamiętać o ogólnych zasadach przyjmowania do obliczeń tylko tych składników, od których jest odprowadzana składka na ubezpieczenie chorobowe i które nie przysługują za okres pobierania zasiłku.

Jeśli przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych zapisów, że dany składnik wynagrodzenia jest wypłacany również za okres pobierania zasiłków, należy przyjąć, że składnik ten nie jest wypłacany za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.

Mimo braku zapisów w przepisach płacowych, że dany składnik przysługuje również za okres pobierania zasiłków, pracodawca może udokumentować wypłacanie składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku. Takiego składnika wynagrodzenia nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku.

Jeżeli na podstawie obowiązujących u pracodawcy przepisów płacowych składniki za okresy miesięczne, kwartalne, półroczne lub roczne są pomniejszane proporcjonalnie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a pracownik nie przepracował pełnego miesiąca, kwartału, półrocza czy roku, to w podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić ten składnik po jego uzupełnieniu zgodnie z ogólnymi zasadami.

PRZYKŁAD

Pracownik zachorował w styczniu 2020 r. Poza wynagrodzeniem miesięcznym otrzymuje premie kwartalne pomniejszane proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W I kwartale 2019 r. pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby w okresie od 8 stycznia do 12 lutego 2019 r. Premia za I kwartał 2019 r. została zmniejszona proporcjonalnie o czas choroby. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku pracodawca przyjął przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od stycznia do grudnia 2019 r. oraz premie za 4 kwartały 2019 r. (premie te są wypłacane w ostatnim miesiącu każdego kwartału). Premię kwartalną pracodawca uwzględnił w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za te kwartały, po wcześniejszym uzupełnieniu premii za I kwartał 2019 r.

Jeśli składniki wynagrodzenia zostały pomniejszone za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale w sposób inny niż proporcjonalny, należy je uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

PRZYKŁAD

Pracownik chorował od 18 do 22 stycznia 2020 r. Za ten okres przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe. Oprócz stałej płacy zasadniczej pracownik otrzymuje premię zadaniową kwartalną i premię roczną. Obie premie są pomniejszane za czas choroby w sposób inny niż proporcjonalny. Premia kwartalna jest pomniejszana według następujących zasad:

"(...) jeżeli liczba dni niezdolności do pracy wynosi od 1 do 15 dni w kwartale, to ustalona kwota premii jest pomniejszana o 10%, jeżeli liczba dni niezdolności do pracy wynosi od 16 do 30 dni w kwartale, to premia jest pomniejszana o 30%, jeżeli liczba dni niezdolności do pracy wynosi powyżej 30 dni w kwartale, to premia jest pomniejszana o 50%, w przypadku niezdolności do pracy obejmującej cały kwartał premia nie przysługuje; premia roczna jest pomniejszana procentowo - o 10% za każdy okres niezdolności do pracy w roku wynoszący od 1 do 30 dni (...)".

Premie kwartalne są wypłacane w terminie do 15. dnia miesiąca przypadającego po upływie kwartału, a premia roczna - do 15 lutego następnego roku. W miesiącach wypłaty premii pracownik otrzymuje zatem wynagrodzenie dwa razy: do 15 dnia i ostatniego dnia miesiąca. Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od stycznia do grudnia 2019 r., 1/12 premii rocznej wypłaconej w lutym 2019 r.za 2018 r. oraz 1/12 premii kwartalnych wypłaconych za 4 kwartały poprzedzające miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, tj. za IV kwartał 2018 r. oraz za I, II i III kwartał 2019 r. (premie wypłacone w styczniu, kwietniu, lipcu i październiku 2019 r.).

Przychody wypłacone pracownikowi za okres uwzględniany w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego (w zł)

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy wliczyć:

1) 1/12 premii rocznej, tj.:

● 14 000 zł - 1919,40 zł (składki finansowane przez pracownika) = 12 080,60 zł,

● 12 080,60 zł : 12 miesięcy = 1006,72 zł;

2) 1/12 premii kwartalnych, tj.:

● 3790 zł + 1547 zł + 1695 zł + 2791 zł = 9823 zł,

● 9823 zł - 1346,73 zł (składki finansowane przez pracownika) = 8476,27 zł,

● 8476,27 zł : 12 miesięcy = 706,36 zł.

Łącznie 1/12 premii rocznej i kwartalnych uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego: 1006,72 zł + 706,36 zł = 1713,08 zł.

W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy ponadto uwzględnić przychód za poszczególne miesiące:

● od stycznia do grudnia 2019 r.:

płaca zasadnicza 5800 zł - 795,18 zł (składki finansowane przez pracownika - 13,71%) = 5004,82 zł.

Pracownik w całym okresie uwzględnianym w podstawie zasiłkowej nie chorował. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego i dzienna jego kwota zostały obliczone w następujący sposób:

● (5004,82 zł x 12) : 12 = 5004,82 zł (podstawa ustalona z płacy zasadniczej,

● 1006,72 zł + 706,36 zł = 1713,08 zł, (podstawa ustalona z premii rocznej i kwartalnych),

● 5004,82 + 1713,08 zł = 6717,90 zł (suma podstaw),

● 6717,90 zł : 30 = 223,93 zł (dzienna stawka wynagrodzenia chorobowego),

● 223,93 zł x 80% = 179,14 zł (80% stawki dziennej).

Ustalając podstawę wymiaru zasiłku, płatnik zasiłku powinien pamiętać, aby poszczególne składniki wynagrodzenia pomniejszać o łączną stopę procentową składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika, w wysokości obowiązującej w miesiącu, kiedy te składniki zostały wypłacone.

Jeżeli pracownik był zatrudniony u pracodawcy przez okres krótszy niż 4 kwartały poprzedzające miesiąc powstania niezdolności do pracy albo przez okres krótszy niż pełny rok kalendarzowy poprzedzający miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, to premie i inne składniki za okresy kwartalne lub roczne należy uwzględnić proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach lub roku, z których składnik za okresy kwartalne lub roczne podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku. Zasada ta ma również zastosowanie wtedy, gdy pracownik korzystał z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego. Chodzi o sytuację, gdy urlop wychowawczy lub odpowiednio bezpłatny zaczął się przed okresem 4 kwartałów kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy i zakończył się w trakcie tego okresu lub zaczął się przed rokiem kalendarzowym poprzedzającym powstanie niezdolności do pracy i zakończył się w jego trakcie.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony od 18 maja 2019 r. zachorował w styczniu 2020 r. Otrzymuje płacę zasadniczą oraz premię kwartalną pomniejszaną za czas choroby w sposób inny niż proporcjonalny. Podstawą wymiaru przysługującego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego w styczniu jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od czerwca do grudnia 2019 r, tj. za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego. Ponieważ pracownik nie był zatrudniony przez 4 kwartały poprzedzające powstanie niezdolności do pracy, premie kwartalne pracodawca uwzględnił proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach, z których składnik ten podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego - w części przypadającej na pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego. Do podstawy wymiaru pracodawca doliczył premię kwartalną w wysokości 1/7 premii kwartalnych wypłaconych za II, III i IV kwartał 2019 r. (liczba pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach wynosi 7). Ponieważ premia jest pomniejszana za czas choroby w sposób inny niż proporcjonalny, pracodawca uwzględnił ją w podstawie wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony od 15 kwietnia 2019 r. Zachorował w lutym 2020 r. Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego pracodawca przyjął wynagrodzenie za okres od maja 2019 r. do stycznia 2020 r., tj. za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego. W styczniu 2020 r. pracownik otrzymał premię roczną za 2019 r. w kwocie 9800 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika jest to kwota 8456,42 zł). Zgodnie z regulaminem wynagradzania premia roczna jest pomniejszana za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłków, przy czym za pierwszy niepełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia premia nie przysługuje. Przepisy płacowe obowiązujące u pracodawcy nie określają jednoznacznie zasad pomniejszania tej premii. W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego pracodawca uwzględnił premię roczną w wysokości 1/8 kwoty wypłaconej za miniony rok, tj. 1057,05 zł (8456,42 zł : 8 = 1057,05 zł), czyli proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tym roku. Obowiązujące w firmie przepisy płacowe nie zawierają jednoznacznych postanowień o proporcjonalnym pomniejszaniu premii za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków, dlatego pracodawca uwzględnił premię w wysokości 1/8 kwoty faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

Warto zwrócić uwagę na różnice w interpretacjach dotyczące zasad wliczania premii rocznej czy kwartalnej w przypadku, gdy pracownik nie pozostawał w zatrudnieniu przez pełne miesiące w roku lub w kwartałach, z których premie te przyjmuje się do ustalania podstawy wymiaru zasiłku. Zgodnie z pierwszą interpretacją premię roczną wypłaconą np. za miniony rok (opisaną w przykładzie wyżej) należy pomniejszyć o część przypadającą na pierwszy niepełny miesiąc zatrudnienia, tj. za okres od 15 do 30 kwietnia ubiegłego roku, a dopiero po tym pomniejszeniu należy wyliczyć 1/8 i uwzględnić ją w podstawie wymiaru zasiłku. Zgodnie z tym stanowiskiem, gdy pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca i za ten niepełny miesiąc zatrudnienia ma prawo do premii, składnik kwartalny lub roczny powinien być uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości obliczonej proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych, w kwocie przypadającej na pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia. Zgodnie z drugą interpretacją ponieważ premia kwartalna lub roczna jest wynikiem pracy w całym kwartale lub w całym roku, nie ma możliwości szczegółowego określenia wyników pracy pracownika w poszczególnych miesiącach okresu, za który przysługuje premia, a co za tym idzie - nie ma możliwości ustalenia, jaka jej część przypada na niepełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia. Zatem premię należy przyjąć w części proporcjonalnej do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w kwartałach lub w roku, bez ustalania kwoty pomniejszenia przypadającej na pierwszy niepełny miesiąc zatrudnienia. Rekomendowaną płatnikom metodą jest pierwsza ze wskazanych interpretacji - jako metoda zdecydowanie bezpieczniejsza. W przypadku jej przyjęcia płatnik nie narazi się bowiem na zarzut ze strony ZUS zawyżenia podstawy wymiaru zasiłku.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony 10 stycznia 2019 r. zachorował 17 stycznia 2020 r. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku pracodawca przyjął wynagrodzenie miesięczne za pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia, tj. za okres od lutego do grudnia 2019 r, oraz doliczył 1/2 kwoty premii za I kwartał 2019 r., ale tylko tej części premii, która przypada za pełne miesiące zatrudnienia (tj. za luty i marzec 2019 r., po pomniejszeniu o część premii przypadającą za okres od 10 do 31 stycznia 2019 r.).

Jeżeli jest możliwe ustalenie, w jakiej części roczna lub kwartalna premia przysługuje za pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia, a w jakiej za niepełny pierwszy miesiąc, zalecane jest pomniejszenie wypłaconej kwoty o część przypadającą na pierwszy niepełny miesiąc zatrudnienia, a następnie ustalenie kwoty uwzględnianej w podstawie wymiaru zasiłku proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w kwartale lub w roku. Innym rekomendowanym rozwiązaniem jest proporcjonalne ustalenie części premii przypadającej na pierwszy niepełny miesiąc zatrudnienia poprzez podzielenie pełnej wypłaconej kwoty przez liczbę kalendarzowych dni trwania zatrudnienia w uwzględnianym okresie (w kwartale, za który premia przysługuje, lub w roku, za który została wypłacona), a następnie pomnożenie przez liczbę dni kalendarzowych występujących w pierwszym niepełnym miesiącu zatrudnienia. Tak obliczoną kwotę należy odjąć od pełnej wartości wypłaconej premii, a uzyskaną kwotę premii przyjąć w części proporcjonalnej do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w kwartałach lub w roku. Jeszcze innym możliwym rozwiązaniem jest wprowadzenie do przepisów płacowych obowiązujących u pracodawcy postanowienia, zgodnie z którym premia kwartalna lub roczna nie przysługuje za pierwszy niepełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia.

Płatnik zasiłku powinien uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku premie i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne (które nie są wypłacane pracownikowi za okres pobierania zasiłku), nawet jeżeli w danym kwartale pracownik wykonywał pracę przez mniej niż połowę czasu pracy obowiązującego go w tym kwartale. Jeśli premia jest zmniejszana za czas niezdolności do pracy w sposób proporcjonalny, przed uwzględnieniem tej premii w podstawie wymiaru zasiłku należy ją uzupełnić. Gdy premia jest zmniejszana za okres niezdolności do pracy w inny sposób niż proporcjonalnie, należy ją uwzględnić w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

PRZYKŁAD

Pracownik zachorował w lutym 2019 r. Otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze ustalone w stałej miesięcznej wysokości. Ma prawo do premii kwartalnej pomniejszanej proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W III kwartale 2019 r. pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (od 5 lipca do 3 września 2019 r.) i za ten kwartał otrzymał premię w proporcjonalnie zmniejszonej wysokości. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku pracodawca przyjął przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od lutego 2019 r. do stycznia 2020 r. oraz premie za I, II, III i IV kwartał poprzedniego roku. Pracodawca uwzględnił premię kwartalną w podstawie wymiaru w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za I, II, III i IV kwartał 2019 r., po uprzednim uzupełnieniu premii za III kwartał 2019 r

Premie (i inne składniki) za okresy kwartalne płatnik zasiłku powinien wliczać do podstawy wymiaru zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych za 4 kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, nawet jeżeli za niektóre z tych kwartałów pracownik nie otrzymał premii - bez względu na przyczynę jej nieprzyznania.

PRZYKŁAD

Pracownik przebywał w styczniu 2020 r. na zasiłku opiekuńczym na chore dziecko. Otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze oraz premię kwartalną, która nie przysługuje za okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłków. Za IV kwartał 2019 r., mimo przepracowania obowiązującego w tym kwartale czasu pracy, pracownik nie otrzymał premii. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego przysługującego w styczniu 2020 r. pracodawca uwzględnił premie kwartalne za I, II i III kwartał 2019 r. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć 1/12 tych premii, mimo że za IV kwartał 2019 r. pracownik faktycznie nie otrzymał premii.

PRZYKŁAD

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną, ponadto otrzymuje premię kwartalną, która jest proporcjonalnie pomniejszana za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Pracownik zachorował w styczniu 2020 r. W III kwartale 2019 r. przez 20 dni był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych i za ten kwartał otrzymał premię w proporcjonalnie pomniejszonej wysokości. W IV kwartale 2019 r. przepracował 10 dni, a przez pozostały okres był nieobecny w pracy z powodu choroby i za ten kwartał nie otrzymał premii. Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego pracodawca wliczył premię w wysokości 1/12 kwot premii wypłaconych za I, II i III kwartał 2019 r., po uzupełnieniu premii za III kwartał 2019 r.

Jeżeli w okresie, z którego płatnik ustala podstawę wymiaru, niektóre składniki wynagrodzenia (np. premie) zostały wypłacone zaliczkowo, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku płatnik powinien przyjąć te składniki w wysokości wypłaconej zaliczkowo. Po wypłaceniu zaliczkowo pozostałej części składników płatnik musi przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku, uwzględniając te składniki, i wyrównać wysokość wypłaconego wcześniej zasiłku.

PRZYKŁAD

Pracownik ma prawo do premii rocznej, pomniejszanej za okresy pobierania świadczeń chorobowych, a tym samym podlegającej uwzględnieniu przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku. Zgodnie z obowiązującym regulaminem wynagradzania po spełnieniu określonych w nim kryteriów (ocenianych narastająco), począwszy od stycznia 2019 r. zmianie uległa zasada wypłacania premii rocznej. W wyniku tej zmiany od 2019 r. po każdym kwartale danego roku, za który premia roczna przysługuje, jest wypłacana zaliczka na poczet premii rocznej do wysokości 50% wypracowanej kwoty. Ostateczne rozliczenie premii rocznej, po pomniejszeniu o wypłacone kwoty zaliczek oraz po pomniejszeniu o okresy pobierania świadczeń chorobowych, następuje w lutym następnego roku. Pracownik zatrudniony na stanowisku dyrektora sprzedaży, objęty wskazanym systemem premiowania, stał się niezdolny do pracy w styczniu 2020 r. wskutek wypadku przy pracy. Nabył on prawo do zasiłku chorobowego w wysokości 100% podstawy wymiaru za 20 dni stycznia 2019 r. (od 12 do 31 stycznia). Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane przez pracownika za okres od stycznia do grudnia 2019 r. W okresie uwzględnianym w podstawie zasiłkowej pracownikowi wypłacono wynagrodzenie zgodnie z załączoną kartoteką za 2019 r.:

* Premia za 2018 r.

W sierpniu 2019 r. nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek (limit 30-krotności obowiązujący w 2019 r. wynosił 142 950 zł). Wynagrodzenie za sierpień 2019 r. zostało pomniejszone o średni wskaźnik potrąconych w tym miesiącu składek wynoszący 7,98% (1101,78 x 100 : 13 810 zł = 7,98%). Wynagrodzenie za kolejne miesiące od września do grudnia 2019 r. zostało pomniejszone o 2,45% (w tych miesiącach pracownik finansował z własnych środków tylko składkę na ubezpieczenie chorobowe). Wartość karty sportowej, mimo iż stanowiła podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej, nie jest wliczana do podstawy wymiaru zasiłku. Świadczenie chorobowe za styczeń 2020 r. należy ustalić w następujący sposób:

● 13 700 zł - 1878,27 zł (13 700 zł x 13,71%) = 11 821,73 zł;

● 11 821,73 x 7 miesięcy = 82 752,11 zł;

● 13 700 zł - 1093,26 zł (13 700 zł x 7,98%) = 12 606,74 zł;

● 12 606,74 zł x 1 miesiąc = 12 606,74 zł;

● 13 700 zł - 335,65 zł (13 700 zł x 2,45%) = 13 364,35 zł;

● 13 364,35 zł x 4 miesiące = 53 475,40 zł;

● 82 752,11 zł + 12 606,74 zł + 53 475,40 zł = 148 834,25 zł;

● 148 834,25 zł : 12 = 12 402,85 zł.

Do tak ustalonego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy dodać 1/12 sumy wypłaconych zaliczek na poczet premii rocznej, tj. kwot wypłaconych po I, II i III kwartale 2019 r. (4500 zł, 5400 zł i 3800 zł) po ich odpowiednim pomniejszeniu o składki ZUS finansowane ze środków pracownika. Kwoty wypłacone w kwietniu i lipcu 2019 r. należy pomniejszyć o 13,71%, a kwotę wypłaconą w październiku 2019 r. - o 2,45%: 1020,80 zł, tj. 1/12 kwoty premii rocznej wypłaconej zaliczkowo: [3883,05 zł (4500 - 13,71%) + 4659,66 zł (5400 zł - 13,71%) + 3706,90 zł (3800 zł - 2,45%) = 12 249,61 zł; 12 249,61 zł : 12 = 1020,80 zł].

Zatem wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku wyniosło 13 423,65 zł

(12 402,85 zł + 1020,80 zł).

Po wypłaceniu w lutym 2020 r. pozostałej części premii rocznej za 2019 r. płatnik będzie zobowiązany do przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku i do wypłaty jego wyrównania.

W przypadku gdy składniki wynagrodzenia typu premie, nagrody, dodatki przysługują, ale nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, w podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić te składniki wypłacone za poprzedni okres. W tej sytuacji nie należy później przeliczać podstawy wymiaru zasiłku.

Jeśli premie i inne składniki wynagrodzenia nie przysługują za okresy, z których uwzględnia się je w podstawie wymiaru zasiłku, podstawę wymiaru należy ustalać bez tych składników.

PRZYKŁAD

Pracownik chorował od 16 grudnia 2019 r. do 27 stycznia 2020 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania, tj. od grudnia 2018 r. do listopada 2019 r. Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie za pracę oraz ma prawo do premii rocznej. W lutym 2020 r., po sporządzeniu bilansu za 2019 r., pracownik otrzymał premię roczną za 2019 r.

Pracownikowi przysługiwała premia za 2019 r., ale nie została wypłacona do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków (została wypłacona w lutym 2020 r.). Do podstawy wymiaru zasiłku należy zatem przyjąć premię w kwocie wypłaconej za poprzedni rok (art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej), tj. 1/12 kwoty wypłaconej za 2018 r.

Premia roczna jest wypłacana na podstawie postanowień umowy o pracę. W umowie nie ma zapisów dotyczących proporcjonalnego zmniejszania premii za czas niezdolności do pracy, dlatego należy ją przyjąć w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania. Premia za 2018 r. wyniosła 26 500 zł.

W podstawie wymiaru zasiłku pracodawca uwzględnił 1/12 kwoty premii rocznej, zgodnie z wyliczeniem:

● 26 500 zł - 3633,15 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika) = 22 866,85 zł,

● 22 866,85 zł : 12 = 1905,57 zł.

Po wypłacie premii za 2019 r. w lutym 2020 r. nie należało przeliczać podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego przysługującego za czas niezdolności do pracy w grudniu 2019 r. i styczniu 2020 r., niezależnie od tego, czy premia ta była wyższa czy niższa od premii wypłaconej za 2018 r.

W razie zmiany dotychczasowych warunków zatrudnienia, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła:

● w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub

● w miesiącach, z których ustala się podstawę wymiaru zasiłku (art. 40 ustawy zasiłkowej).

Wskazana regulacja ma odpowiednie przełożenie na uwzględnianie w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych takich składników wynagrodzenia, jak premie czy nagrody, przysługujących za okresy kwartalne czy roczne.

Jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie 4 kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy lub w okresie roku poprzedzającego tę niezdolność, składnik kwartalny lub roczny powinien być przyjęty w proporcji odpowiedniej do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik zachorował w styczniu 2020 r. i uzyskał prawo do zasiłku chorobowego. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego ma prawo do premii kwartalnej, która nie przysługuje za okres pobierania zasiłku. Do 31 marca 2019 r. pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, natomiast od 1 kwietnia 2019 r. jest zatrudniony na pół etatu. Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za czas od kwietnia do grudnia 2019 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z tego okresu należy doliczyć 1/9 premii kwartalnej wypłaconej po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. II, III i IV kwartał 2019 r.

PRZYKŁAD

Pracownica zachorowała w styczniu 2020 r. i nabyła prawo do świadczeń chorobowych. Do 30 kwietnia 2019 r. była zatrudniona w połowie wymiaru czasu pracy, a od 1 maja 2019 r. - w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownica otrzymuje stałe wynagrodzenie miesięczne oraz premię roczną uwzględnianą w podstawie wymiaru zasiłków.

Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego przysługującego pracownicy stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za czas od maja do grudnia 2019 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy doliczyć premię roczną w wysokości 1/8 kwoty wypłaconej pracownicy za część roku po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od maja do grudnia 2019 r.

Składnik kwartalny lub roczny należy natomiast przeliczyć odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy, jeśli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce:

● po upływie 4 kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy albo

● po zakończeniu roku poprzedzającego tę niezdolność.

PRZYKŁAD

Pracownik zachorował w styczniu 2020 r. Do 31 grudnia 2019 r. był zatrudniony na pełny etat, a od 1 stycznia 2020 r. jest zatrudniony w połowie wymiaru czasu pracy. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego określonego w stałej miesięcznej wysokości pracownik ma prawo do premii rocznej. Premia ta jest pomniejszana za czas absencji chorobowej w sposób inny niż proporcjonalny, dlatego jest uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania. Za 2019 r. premia została wypłacona w styczniu 2020 r. w kwocie 9600 zł (a po pomniejszeniu o składki ZUS - w kwocie 8283,84 zł). Ustalając podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego w styczniu 2020 r. pracodawca uwzględnił wynagrodzenie pracownika za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. od stycznia do grudnia 2019 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia doliczył premię roczną w wysokości 1/12 kwoty otrzymanej za rok poprzedni po pomnożeniu tej kwoty przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do poprzedniego wymiaru czasu pracy, tj. 0,5 (1/2 etatu : 1 etat = 0,5).

Pracodawca uwzględnił zatem w podstawie wymiaru zasiłku premię roczną w kwocie przypadającej na 1 miesiąc, tj. 345,16 zł, co wynika z wyliczenia: 8283,84 zł x 0,5 = 4141,92 zł; 4141,92 zł : 12 = 345,16 zł.

Kwotę tę można również ustalić posługując się metodą proporcji:

● 8283,84 zł - 1 (wymiar czasu pracy obowiązujący w roku poprzednim),

● X - 0,5 (wymiar czasu pracy po zmianie),

● X = 8283,84 zł x 0,5 : 1 = 4141,92 zł.

Jeszcze inaczej wygląda przeliczenie premii rocznej w sytuacji, gdy zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie 4 kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy albo odpowiednio w okresie roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność, a następnie kolejna zmiana wymiaru czasu pracy ma miejsce po upływie 4 kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy albo odpowiednio po zakończeniu roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność. W takim przypadku należy obliczyć średni współczynnik wymiaru czasu pracy w 4 kwartałach albo odpowiednio w roku kalendarzowym i składniki kwartalne albo składnik roczny przyjąć w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy.

PRZYKŁAD

Od 1 stycznia do 30 kwietnia 2019 r. pracownik był zatrudniony w wymiarze 3/4 etatu, od 1 maja do 30 czerwca 2019 r. w połowie wymiaru czasu pracy, natomiast od 1 lipca 2019 r. jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik ma prawo do premii rocznej uwzględnianej w podstawie wymiaru zasiłku. Kwota premii rocznej wypłacona pracownikowi za 2019 r. wyniosła 2800 zł (a po pomniejszeniu o składki ZUS - 2416,12 zł). Pracownik stał się niezdolny do pracy w styczniu 2020 r. i nabył prawo do zasiłku chorobowego. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się wynagrodzenie miesięczne pracownika za okres po ostatniej zmianie wymiaru czasu pracy, tj. od lipca do grudnia 2019 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy dodać premię roczną w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za poprzedni rok kalendarzowy, po jej pomnożeniu przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (1 etat) do średniego wymiaru czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym, który wyniósł 0,83 i został obliczony następująco:

[(3/4 x 4) + (1/2 x 2) + (1 x 6)] : 12 = 0,83 (średni wymiar czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym).

Współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (1 etat) do średniego wymiaru czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym wynosi 1,20 i został obliczony następująco:

1 etat : 0,83 etatu = 1,20.

Przeliczona kwota premii rocznej wynosi 2899,34 zł (2416,12 zł x 1,20 = 2899,34 zł).

Przedstawione zasady uwzględniania składników za okresy kwartalne, roczne lub inne dłuższe niż jeden miesiąc mają też zastosowanie do dodatków z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż jednomiesięczny. Jeżeli pracownik jest objęty okresem rozliczeniowym dłuższym niż jednomiesięczny, to dodatek z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy wypłaca się wraz z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjmować ten składnik w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za odpowiednią liczbę okresów rozliczeniowych poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, obejmujących łącznie okres 12 miesięcy. Przy czym dodatki te należy uwzględniać w wysokości 1/12 kwot wypłaconych nawet wówczas, gdy za niektóre z okresów rozliczeniowych pracownik nie otrzymał takiego dodatku. W praktyce jeżeli dodatek z tytułu przekroczenia średniotygodniowych norm czasu pracy jest wypłacany:

● po upływie 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego, to należy go traktować jako składnik 3-miesięczny (jeśli okresy rozliczeniowe pokrywają się z kwartałami - jako składnik za okresy kwartalne) i uwzględniać w podstawie wymiaru świadczeń w razie choroby i macierzyństwa w proporcji 1/12 kwot wypłaconych za cztery 3-miesięczne okresy rozliczeniowe poprzedzające miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy;

● po upływie 6-miesięcznego okresu rozliczeniowego, to należy go traktować jako składnik 6-miesięczny i uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku w proporcji 1/12 kwot wypłaconych za dwa 6-miesięczne okresy rozliczeniowe poprzedzające miesiąc zachorowania;

● po upływie 4-miesięcznego okresu rozliczeniowego, to należy go traktować jako składnik 4-miesięczny i uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku w proporcji 1/12 kwot wypłaconych za trzy 4-miesięczne okresy rozliczeniowe poprzedzające miesiąc zachorowania;

● po upływie 2-miesięcznego okresu rozliczeniowego, to należy go traktować jako składnik 2-miesięczny i uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku w proporcji 1/12 kwot wypłaconych za sześć 2-miesięcznych okresów rozliczeniowych poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy.

Płatnik zasiłku nie powinien wliczać do podstawy wymiaru zasiłku nagród uznaniowych nieuzależnionych bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacanych niezależnie od absencji pracownika, jeżeli są wypłacane zarówno za okres wykonywania pracy, jak i za okres pobierania zasiłków.

Jeżeli pracownik ma zagwarantowane w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę prawo do nagrody uznaniowej również za okres pobierania zasiłków, ale wysokość tej nagrody nie jest uregulowana, lecz dowolnie ustalana przez pracodawcę, to w podstawie wymiaru zasiłku nie należy uwzględniać tej nagrody - bez względu na jej wysokość.

Natomiast gdy przepisy płacowe zawierają zapis wyłącznie o tym, że składnik wynagrodzenia jest przyznawany pracownikowi za szczególne osiągnięcia w pracy, ale nie zawierają zapisów określających zasady wypłaty tego składnika wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy i pobierania zasiłków, to taki składnik wynagrodzenia należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków.

PRZYKŁAD

Pracownik działu sprzedaży jest wynagradzany stałą stawką miesięczną i ma prawo do premii prowizyjnej. Na podstawie obowiązującego regulaminu wynagradzania premia przysługuje każdemu pracownikowi działu w wysokości ustalonej jako procent łącznej wartości sprzedaży zrealizowanej przez wszystkich pracowników tego działu w danym miesiącu. Premia nie jest pomniejszana za czas choroby ani innych nieobecności w pracy. Pracownik otrzymuje ją także za miesiące, w których przez cały miesiąc był nieobecny w pracy, np. z powodu choroby. Takiej premii nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi w czasie trwania zatrudnienia. Premia ta nie jest bowiem uzależniona bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników, a ponadto pracownicy zachowują do niej prawo także za okresy pobierania zasiłków.

11. Składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu

Składników wynagrodzenia, które przysługują tylko do określonego terminu w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, nie należy uwzględniać przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku należnego za okres po tym terminie. Ta zasada ma odpowiednie zastosowanie przy uwzględnianiu w podstawie wymiaru zasiłków składników wynagrodzenia, które pracodawca przestał wypłacać na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu (art. 41 ust. 2 i ust. 3 ustawy zasiłkowej).

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony 1 czerwca 2019 r. w równoważnym systemie czasu pracy w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Ma prawo do wynagrodzenia określonego stawką godzinową, do premii zadaniowej pomniejszanej proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej. Za szczególnie efektywną pracę pracodawca wypłaca czasem pracownikom nagrodę (nieuregulowaną w przepisach płacowych).

Na podstawie przepisów płacowych obowiązujących w firmie od 1 stycznia 2020 r. zaprzestano wypłaty premii zadaniowej. Pracownik chorował we wrześniu 2019 r., a następnie od 31 grudnia 2019 r. do 5 stycznia 2020 r.

Podstawą wymiaru wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy w grudniu 2019 r. i styczniu 2020 r. jest podstawa wymiaru wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy we wrześ­niu 2019 r. (przerwa między okresami pobierania zasiłków była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe, zatem podstawy wymiaru zasiłku nie należy ustalać ponownie - art. 43 ustawy zasiłkowej). W obydwu przypadkach podstawa wymiaru to przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia chorobowego, a więc za okres od czerwca do sierpnia 2019 r.

Podstawa wymiaru świadczenia chorobowego ustalona na podstawie wynagrodzenia uzyskanego za wskazany okres, łącznie z premią zadaniową, wyniosła 10 832,98 zł (3377,94 zł + 4815,53 zł + 2639,51 zł), a po pomniejszeniu o składki 9347,78 zł.

Dzienna kwota wynagrodzenia chorobowego:

● 9347,78 zł : 3 = 3115,93 zł,

● 3115,93 zł : 30 = 103,86 zł,

● 103,86 zł x 80% = 83,09 zł.

Wynagrodzenie chorobowe brutto wyniosło:

● za wrzesień 2019 r.: 83,09 zł x 6 dni choroby = 498,54 zł,

● za grudzień 2019 r.: 83,09 zł (1 dzień).

Ponieważ od 1 stycznia 2020 r. w firmie nie jest wypłacana premia zadaniowa, pracodawca przeliczył podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego od stycznia 2020 r., wyłączając z niej tę premię.

Poprzednią podstawę wymiaru należy pomniejszyć o premie zadaniowe, które łącznie stanowiły 1527,56 zł, a po pomniejszeniu o składki w wysokości 13,71% przychodu = 1318,13 zł.

Zatem wysokość świadczenia chorobowego za styczeń 2020 r. należy obliczyć następująco:

● 9347,78 zł - 1318,13 zł = 8029,65 zł,

● 8029,65 zł : 3 = 2676,55 zł,

● 2676,55 zł : 30 = 89,22 zł (dzienna stawka zasiłku),

● 89,22 zł x 80% = 71,38 zł (80% stawka zasiłku),

● 71,38 zł x 5 dni = 356,90 zł (wysokość świadczenia chorobowego).

Podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków - zarówno tego samego, jak i innego rodzaju - nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. Dotyczy to również sytuacji, gdy podjęto decyzję o zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia. Zaprzestanie wypłaty składnika wynagrodzenia od określonej daty powoduje jednak, że podstawę wymiaru zasiłku przysługującego za okres od tej daty należy przeliczyć, tj. ustalić z wyłączeniem tego składnika. Zatem podstawę wymiaru zasiłku należy przeliczyć nawet wtedy, gdy między poszczególnymi okresami niezdolności do pracy nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.

Zasada ta nie ma zastosowania, jeżeli dany składnik wynagrodzenia w całości lub w części zostanie włączony do innego składnika lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Pracownik chorował od 11 grudnia 2019 r. do 18 stycznia 2020 r. Otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie za pracę oraz dodatek stażowy pomniejszany za okres pobierania zasiłku. Od 1 stycznia 2020 r. firma zmieniła zasady wynagradzania - od tego miesiąca pracownicy nie otrzymują dodatku stażowego. Dodatek ten został w części włączony do płacy zasadniczej. Przy obliczaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego od 11 grudnia 2019 r. do 18 stycznia 2020 r. pracodawca uwzględnił wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek stażowy za okres od grudnia 2018 r. do listopada 2019 r. Mimo zmiany zasad wynagradzania pracodawca nie przeliczał podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego od 1 stycznia 2020 r., ponieważ nie nastąpiło definitywne zaprzestanie wypłaty tego składnika, lecz włączenie go w części do wynagrodzenia zasadniczego.

12. Wynagrodzenie z umowy cywilnej w podstawie wymiaru zasiłku

Do celów ubezpieczeniowych za pracownika uważa się osobę pozostającą w stosunku pracy (z wyłączeniem prokuratorów), która nie spełnia kryteriów określonych dla osób współpracujących. Pracownikiem jest również osoba wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, a także umowy o dzieło - jeśli taką umowę zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz swojego pracodawcy (mimo że zawarła ją z podmiotem innym niż pracodawca).

Taka definicja pracownika przyjęta do celów ustalania obowiązku ubezpieczeń i opłacania składek ma bezpośredni wpływ na sposób wyznaczania podstawy wymiaru zasiłków. Wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą lub wykonywanej na rzecz własnego pracodawcy jest bowiem traktowane jak wynagrodzenie ze stosunku pracy. Od kwoty tego wynagrodzenia płatnik musi opłacać składki na zasadach obowiązujących pracowników, tj. obowiązkowo na wszystkie ubezpieczenia społeczne, w tym na ubezpieczenie chorobowe. Dlatego gdy zleceniobiorca czy wykonawca dzieła uzyska prawo do zasiłku, wynagrodzenie z umowy cywilnej musi zostać uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku. Wynagrodzenie to należy uwzględniać w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

Wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej należy przy tym traktować jak składnik wynagrodzenia przysługujący do określonego terminu. Oznacza to, że należy go wyłączyć z podstawy wymiaru zasiłku przysługującego za okres przypadający po upływie okresu, na jaki została zawarta umowa cywilnoprawna.

PRZYKŁAD

Pracodawca zawarł ze swoim pracownikiem dodatkową umowę zlecenia na 7 miesięcy, od 1 lipca 2019 r. do 31 stycznia 2020 r. Pracownik chorował od 16 stycznia do 10 lutego 2020 r. Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi zasiłku pracodawca ustalił z przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby, tj. za okres stycznia do grudnia 2019 r. W podstawie wymiaru zasiłku przysługującego za styczeń 2020 r. pracodawca uwzględnił wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia wypłacone za okres od lipca do grudnia 2019 r. Wynagrodzenie z umowy zlecenia wyłączył jednak z podstawy wymiaru zasiłku przysługującego za luty 2020 r., ponieważ umowa została rozwiązana 31 stycznia 2020 r.

Do wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia ma ponadto zastosowanie zasada wskazująca, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi zatrudnionemu bez przerwy u tego samego pracodawcy na podstawie kolejno po sobie następujących umów o pracę wynagrodzenie wypłacone z tytułu tych umów sumuje się. Nie traktuje się jak przerwy w ubezpieczeniu przerwy przypadającej na dzień ustawowo wolny od pracy.

PRZYKŁAD

Pracodawca zawarł z własnym pracownikiem umowy zlecenia na okresy: od 1 kwietnia do 24 czerwca 2019 r., od 1 do 31 lipca 2019 r. oraz od 16 października 2019 r. do 28 lutego 2020 r. Pracownik zachorował 10 stycznia 2020 r. i nabył prawo do zasiłku chorobowego. Jego niezdolność do pracy trwała do 28 stycznia 2020 r. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone temu pracownikowi za okres od stycznia do grudnia 2019 r.

Ponieważ między umowami zlecenia występowały przerwy przypadające na inne dni niż ustawowo wolne od pracy, do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć tylko wynagrodzenie z tytułu ostatnio zawartej umowy zlecenia, a więc zawartej od 16 października 2019 r.

Dużym problemem dla służb personalnych jest ustalanie podstawy wymiaru zasiłku w sytuacji, gdy pracodawca zawiera z własnym pracownikiem umowy cywilnoprawne na nakładające się na siebie okresy. Zgodnie z wytycznymi ZUS przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się wynagrodzenie z tytułu kolejnych umów, gdy umowy zawierane są na nakładające się okresy. Przy czym jeżeli okresy poszczególnych umów przypadają w całości w okresie, na który została wcześniej zawarta umowa zlecenia lub inna umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia, albo umowa o dzieło, to wynagrodzenie z tytułu każdej umowy uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego tylko wówczas, gdy zasiłek przysługuje w okresie, na który została zawarta ta umowa. Oznacza to, że przychód z nakładających się umów zlecenia, ale przypadających w całości w okresie wcześniej zawartej umowy lub umów, należy wyłączyć z podstawy wymiaru zasiłku, jeżeli świadczenie chorobowe przysługuje za okres przypadający po okresie, na który tę umowę lub umowy zawarto.

13. Minimalna podstawa wymiaru zasiłku

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia. Jest to minimalna podstawa wymiaru zasiłku, jaka przysługuje obecnie każdemu pracownikowi, bez względu na okres trwania ubezpieczenia. Minimalna podstawa wymiaru obowiązuje również przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, zasiłku macierzyńskiego i zasiłku opiekuńczego.

W 2020 r. podstawa wymiaru zasiłków nie może być niższa od kwoty 2243,54 zł - dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy [2600 zł - (2600 zł x 13,71%)].

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w styczniu 2020 r. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających niezdolność do pracy, tj. za okres od stycznia do grudnia 2020 r. Ponieważ obliczona na podstawie tego wynagrodzenia podstawa wymiaru świadczenia chorobowego jest niższa od 2243,54 zł (2600 zł po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika, tj. o 13,71% podstawy wymiaru), należy podwyższyć ją do tej kwoty.

Rzeczywista podstawa wymiaru i kwota świadczenia chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy w 2020 r. (w wysokości 80% podstawy wymiaru) wyniesie:

● 2600 zł - (2600 zł x 13,71%) = 2243,54 zł (podstawa wymiaru),

● 2243,54 zł : 30 = 74,78 zł (dzienna stawka),

● 74,78 zł x 80% = 59,82 zł (stawka 80%).

Podstawa wymiaru zasiłku może być niższa od najniższej obowiązującej podstawy wymiaru wówczas, gdy łączne wynagrodzenie pracownika kształtuje się na poziomie co najmniej minimalnego wynagrodzenia, ale w jego skład wchodzą składniki nieuwzględniane w podstawie wymiaru, takie jak premie, nagrody czy dodatki wypłacane za czas absencji chorobowej. W takiej sytuacji należy ustalić hipotetyczną podstawę wymiaru zasiłku z uwzględnieniem składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania świadczeń chorobowych. Następnie trzeba dokonać porównania i jeżeli tak ustalona hipotetyczna podstawa wymiaru zasiłku jest równa lub wyższa od minimalnej podstawy wymiaru zasiłku, to wysokość świadczenia chorobowego należy ustalić na podstawie kwoty faktycznej podstawy wymiaru, bez uwzględniania w niej składników wypłacanych za czas absencji chorobowej i bez podwyższania jej do poziomu minimalnej podstawy wymiaru zasiłku.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, wynagradzany stałą stawką miesięczną w kwocie 2500 zł, otrzymujący ponadto miesięczny dodatek motywacyjny w kwocie 450 zł, był przez 9 dni niezdolny do pracy w styczniu 2020 r. i nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego w wysokości 80%. Na podstawie obowiązujących u pracodawcy przepisów płacowych dodatek motywacyjny jest wypłacany za czas absencji chorobowej w pełnej wysokości, bez pomniejszania. Podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego będzie jedynie wynagrodzenie zasadnicze, bez wskazanego dodatku, ponieważ dodatek ten jest wypłacany za okres absencji chorobowej w pełnej wysokości bez pomniejszania. Podstawa ta wyniesie zatem 2157,25 zł (2500 zł pomniejszone o 13,71%). Mimo że minimalna podstawa wymiaru zasiłku obowiązująca pracownika w styczniu 2020 r. wynosi 2243,54 zł (2600 zł pomniejszone o 13,71%), to świadczenie chorobowe przysługujące pracownikowi należy wyliczyć od podstawy 2157,25 zł. Hipotetyczna podstawa wymiaru zasiłku w sytuacji opisanej w przykładzie wynosi bowiem: (2500 zł + 450 zł) - 404,45 [(2500 zł + 450 zł) x 13,71%] = 2545,55 zł.

Jest to kwota wyższa od minimalnej podstawy wymiaru zasiłku, która w styczniu 2020 r. wynosi 2243,54 zł (2600 zł pomniejszone o 13,71%).

Minimalna podstawa wymiaru zasiłku nie dotyczy pracowników, do których wynagrodzenia nie mają zastosowania przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, np. do pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.

PRZYKŁAD

Pracownica w okresie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego (nauka zawodu) 2 stycznia 2020 r. urodziła dziecko i uzyskała prawo do urlopu oraz zasiłku macierzyńskiego. Okres przygotowania zawodowego zakończy się 29 lutego 2020 r. (III rok nauki). Podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego przysługującego w styczniu 2020 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, tj. od stycznia do grudnia 2019 r. Pracownica w ciągu 21 dni po porodzie złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze. Młodocianemu w okresie nauki zawodu przysługuje wynagrodzenie nie niższe niż kwota obliczana w stosunku procentowym do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, obowiązującego od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski". Stosunek procentowy wynagrodzenia w okresie nauki zawodu wynosi:

● w pierwszym roku nauki - do 31 sierpnia 2019 r. nie mniej niż 4%, a od 1 września 2019 r. nie mniej niż 5%,

● w drugim roku nauki - do 31 sierpnia 2019 r. nie mniej niż 5%, a od 1 września 2019 r. nie mniej niż 6%.

● w trzecim roku nauki - do 31 sierpnia 2019 r. nie mniej niż 6%, a od 1 września 2019 r. nie mniej niż 7%.

Na podstawie umowy o pracę wynagrodzenie pracownicy młodocianej w każdym roku nauki stanowi procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale właściwy dla III roku nauki.

Podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego i kwota zasiłku za jeden dzień

Z obliczeń bezsprzecznie wynika, że miesięczna kwota zasiłku macierzyńskiego pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy do końca lutego 2020 r. będzie niższa od kwoty świadczenia rodzicielskiego, tj. od 1000 zł. Zatem należy ją podwyższyć do wysokości tego świadczenia. Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego stanowi różnicę między kwotą świadczenia rodzicielskiego a miesięczną kwotą zasiłku macierzyńskiego, pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy. Jeżeli zasiłek macierzyński przysługuje za część miesiąca, to kwota podwyższenia jest ustalana proporcjonalnie do kwoty świadczenia rodzicielskiego. W takim przypadku:

● kwotę tego świadczenia (1000 zł) należy podzielić przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca, w którym powstało prawo do zasiłku macierzyńskiego, a następnie

● otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, za które przysługuje zasiłek macierzyński, zaokrąglając wynik do 10 groszy w górę.

Okres zatrudnienia w celu nauki zawodu zakończy się 29 lutego 2020 r. i od 1 marca 2020 r. pracownica nie będzie już pracownicą młodocianą. Od tego momentu obowiązuje ją ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. W związku z tym podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego przysługująca jej po zakończeniu przygotowania zawodowego nie będzie mogła być niższa niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę po pomniejszeniu o 13,71%, tj. nie może być niższa niż 2243,54 zł (2600 zł - 13,71%). Kwota ta będzie stanowić podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego przysługującego począwszy od 1 marca 2020 r. Od tego dnia dzienna stawka zasiłku macierzyńskiego przysługującego pracownicy nie może być niższa niż 59,82 zł (2243,54 zł : 30 = 74,78 zł; 74,78 zł x 80% = 59,82 zł).

14. Ograniczenie podstawy wymiaru zasiłku po ustaniu zatrudnienia

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego nie może być wyższa niż kwota wynosząca 100% przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału, ogłaszanego do celów emerytalnych. Nowy limit podstawy wymiaru zmienia się co 3 miesiące, począwszy od 3. miesiąca każdego kwartału. Limit ten jest ustalany na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego do celów emerytalnych. Od września do listopada 2019 r. była to kwota 4839,24 zł, natomiast od grudnia 2019 r. do lutego 2020 r. jest to kwota 4931,59 zł. Wskazane kwoty nie są pomniejszane o 13,71%.

Zasada ograniczania podstawy wymiaru po ustaniu zatrudnienia ma zastosowanie przy ustalaniu podstawy wymiaru innych zasiłków (również zasiłku chorobowego wypłacanego z ubezpieczenia wypadkowego), z wyjątkiem zasiłku macierzyńskiego (art. 46 ustawy zasiłkowej).