Ewidencja księgowa środków rozliczanych w ramach projektu Erasmus

PROBLEM

Jednostka budżetowa (szkoła) realizuje projekt Erasmus i wycenia wszystkie operacje zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości po średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień. Przeprowadzono następujące operacje gospodarcze:

1. Wpływ od jednostki nadrzędnej (gminy) środków na realizację projektu - 10 000 euro po kursie 4,5000 zł (tj. 45 000,00 zł) - 130/223.
2. Wypłata zaliczek 6000 euro po kursie 4,5000 euro (27 000,00 zł) - 234/130.
3. Wycena nierozliczonych zaliczek na koniec kwartału 6000,00 euro po kursie 4,7000 zł (1200,00 zł) - 234/750.
4. Rozliczenie wypłaconych zaliczek zgodnie z wyceną 6000,00 euro po kursie 4,7000 zł (28 200,00 zł) 405/234.
5. Zwrot na koniec roku środków do gminy 4000,00 euro po kursie 4,7500 zł (19 000 zł) -223/130.

W wyniku takich księgowań powstaje następujący problem:

1. W sprawozdaniu Rb-N (ujemny stan na rachunku bankowym): 1000,00 zł.
2. Stan konta 223 na koniec roku po przeksięgowaniu sprawozdania: 1000,00 zł.
3. Środki otrzymane na wydatki projektu: 45 0000 zł.
4. Wydatki zrealizowane - 27 0000 zł.
5. Zwrot środków na wydatki na 31 grudnia - 19 000 zł.

ODPOWIEDŹ

Operacje na rachunkach bankowych wyrażone w walutach obcych powinny zostać ujęte na kontach bilansowych jednostki z uwzględnieniem zasad określonych dla tego rodzaju operacji zapisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), jak i rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont).

UZASADNIENIE

Stosownie do zapisów art. 30 ust. 2 uor, wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia, jeśli odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych, nie stanowią inaczej odpowiednio po kursie: faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań lub średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu z dnia przeprowadzenia transakcji, a także w przypadku pozostałych operacji.

Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych zgodnie z zapisami § 12 rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy.

ZAPAMIĘTAJ!

Różnice kursowe powstają na dzień przeprowadzenia operacji gospodarczych lub w trakcie wyceny bilansowej, w przypadku jednostki budżetowej taka wycena powinna odbyć się co najmniej raz na kwartał.

W opisanym w pytaniu schemacie ewidencji nie uwzględniono różnic kursowych powstałych przy operacji gospodarczej związanej ze zwrotem środków jednostce nadrzędnej. Zwrócona kwota 4000 euro została wyceniona po kursie 4,75 zł/euro. W momencie otrzymania środków kurs kształtował się na poziomie 4,50 zł/euro. W tej sytuacji kwota wynikająca z ustalonej różnicy kursowej 4000 x (4,75 zł - 4,50 zł) = 1000 zł będzie stanowiła dodatnie różnice kursowe ewidencjonowane z wykorzystaniem konta 750 „Przychody finansowe”.

Prawidłowe ujęcie operacji gospodarczych opisanych w pytaniu związanych z rozliczeniem środków w walutach obcych zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont wymaga wykorzystania kont:

• 130 „Rachunek bieżący jednostki”,
• 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,
• 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
• 750 „Przychody finansowe”.

Konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Na stronie Ma konta 130 ujmuje się: zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki, w korespondencji z właściwymi kontami Zespołów: 1, 2, 3, 4, 7 lub 8.

Konto 223 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę wydatków budżetowych, w tym wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich.

Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na koncie 405 ewidencjonowane są koszty działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Konto 750 służy do ewidencji przychodów finansowych. Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji finansowych, w szczególności przychody ze sprzedaży papierów wartościowych, przychody z udziałów i akcji, dywidendy oraz odsetki od udzielonych pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli, czeków obcych i papierów wartościowych oraz odsetki za zwłokę w zapłacie należności, dodatnie różnice kursowe.

Ujęcie różnic kursowych w ewidencji bilansowej jednostki może być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczych zaprezentowanych w SCHEMACIE 1.

Podstawa prawna

• art. 30 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)

• załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 342)

©℗

Jarosław Jurga

ekonomista, certyfikowany księgowy, posiada doświadczenie w obszarze finansów publicznych wsparte studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp