Wizja lokalna w terenie

Wizja lokalna, uregulowana w ustawie ‒ Prawo zamówień publicznych, jest szczególnym narzędziem, z którego zamawiający może skorzystać, określając warunki udziału w postępowaniu. Próżno szukać definicji legalnej tego pojęcia albo wyraźnych wymogów określonych przez ustawodawcę w tym zakresie. Jednak niezastosowanie się przez wykonawcę do wytycznych określonych w specyfikacji warunków zamówienia w tym względzie może skutkować odrzuceniem oferty, co rodzi konkretne konsekwencje w sferze proceduralnej.

Ustawodawca w niewielu miejscach ustawy ‒ Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) posługuje się pojęciem wizji lokalnej. Powoduje to mylne wrażenie, że owo narzędzie ma wąskie zastosowanie. W rzeczywistości jednak można z niego skorzystać przy okazji różnych trybów postępowania.

Definicja i stosowanie

Z uwagi na brak definicji legalnej, bazując na wykładni językowej, można uznać, iż wizją lokalną są oględziny miejsca, które zostało objęte przedmiotem zamówienia, mające na celu poznanie jego specyfiki. Ma to więc pomóc wykonawcy w zrozumieniu charakterystyki danego przedsięwzięcia w zakresie, w jakim nie jest możliwe jego pełne opisanie w SWZ lub innych dokumentach przetargowych.

Wizja lokalna możliwa jest do zastosowania zarówno w ramach postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej progom unijnym lub je przekraczającej przy okazji przetargu nieograniczonego (art. 134 ust. 2 pkt 9 Pzp), ale także w przetargu ograniczonym (art. 142 ust. 2 pkt 1 Pzp), negocjacjach z ogłoszeniem (art. 156 ust. 2 Pzp), dialogu konkurencyjnym (art. 174 ust. 1 Pzp) czy wreszcie w partnerstwie innowacyjnym (art. 192 ust. 1 Pzp). W ramach postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne w trybie podstawowym również możliwa jest wizja lokalna (art. 281 ust. 2 pkt 12 Pzp).

Wydawałoby się, że inaczej sytuacja wygląda w odniesieniu do zamówień sektorowych, bowiem zgodnie z art. 362 pkt 1 Pzp nie mają tutaj zastosowania przepisy prawa określone w rozdziale 3 działu II Pzp. W dalszej części ustawodawca odsyła jednak do przepisu art. 134 Pzp wprost, tak jak w art. 378 ust. 1 Pzp lub pośrednio, np. w art. 379 ust. 1 Pzp. Także w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa będzie można posiłkować się wizją lokalną, np. na podstawie art. 411 ust. 2 pkt 2 Pzp.

WAŻNE

Żadna z regulacji ustawowych nie ogranicza stosowania wizji lokalnej tylko do określonego przedmiotu zamówienia. Tym samym z narzędzia tego można korzystać zarówno w zakresie robót budowlanych, co będzie najczęstszym przypadkiem, jak i w odniesieniu do dostaw czy usług.

Charakter wizji lokalnej

Z punktu widzenia zamawiającego wizja lokalna stanowi jedno z dostępnych narzędzi, które mogą być zastosowane w ramach prowadzonego postępowania przetargowego. To od woli zamawiającego, uzasadnionej specyfiką zamówienia, zależy, czy możliwość oględzin zostanie wykonawcom udostępniona, a także czy będzie obligatoryjna, czy jedynie fakultatywna. Świadczy o tym dyspozycja art. 131 ust. 2 Pzp. Co jednak istotne, powinno to zostać wyraźnie określone w dokumentach zamówienia. Wynika to wprost chociażby z art. 134 ust. 2 pkt 9 Pzp, którym ustawodawca zobowiązał zamawiającego do zawarcia w SWZ informacji dotyczących przeprowadzenia wizji lokalnej. Tym samym wykonawcy nie mogą domniemywać konieczności dokonania wizji albo dowiadywać się o niej pośrednio. Stanowiłoby to naruszenie zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania. Zwłaszcza w przypadku, kiedy odbycie oględzin byłoby obowiązkowe na podstawie dokumentów zamówienia, a konsekwencją uchybienia temu obowiązkowi byłoby, na mocy art. 226 ust. 1 pkt 18 Pzp, odrzucenie oferty wykonawcy.

Warto także zwrócić uwagę, iż zapisy dokumentacji przetargowej w zakresie wizji lokalnej nie mogą zastępować prawidłowo opisanego przedmiotu zamówienia, który ma być precyzyjny i jednoznaczny, stanowiąc podstawę określenia zakresu danej inwestycji. Tym samym wprowadzenie obligatoryjnych lub fakultatywnych oględzin może mieć jedynie uzupełniający charakter w odniesieniu do aspektów, których opis był niemożliwy lub utrudniony. Przykładem mogą być tutaj dane przestrzenne, takie jak ukształtowanie terenu.

Wymagania względem wizji

Jeżeli zamawiający zdecyduje, iż w ramach prowadzonego postępowania umożliwi wykonawcom przeprowadzenie wizji lub też nałoży taki obowiązek przed złożeniem oferty, konieczne będzie zawarcie niezbędnych informacji oraz warunków przeprowadzenia oględzin. Próżno szukać stosownych zapisów w tym zakresie w Pzp, stąd to na zamawiającym ciąży obowiązek wyczerpującego ich określenia. Za najważniejsze informacje należy uznać:

1. miejsce przeprowadzenia wizji - z reguły będzie to lokalizacja oznaczona konkretnym adresem, numerem geodezyjnym lub określoną nazwą. Niekiedy jednak z uwagi na rodzaj zamówienia wizja będzie obejmowała pewien większy obszar (np. w związku ze świadczeniem usługi transportu na wyznaczonym terenie);
2. termin dokonania oględzin - co do zasady termin ten zostanie wyznaczony w postaci konkretnego dnia lub kilku określonych dni. Nieco inaczej może być w przypadku obiektów, do których dostęp jest utrudniony (np. zamknięte budynki, strzeżone budowle). Wówczas konieczne może być wskazanie konkretnej godziny lub godzin, w których oględziny będą możliwe;
3. sposób udokumentowania - będzie odnosił się do sposobu weryfikacji dokonania oględzin w ramach prowadzonego postępowania. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, kiedy wizja jest obowiązkiem wykonawcy przed złożeniem oferty. Ustawodawca nie określił w tym zakresie żadnych szczególnych wymagań, w związku z tym należy oprzeć się na ogólnych zasadach postępowania. W szczególności na zasadzie pisemności, która w połączeniu z dyspozycją art. 79 Pzp wymaga, aby wszystkie istotne czynności były dokumentowane oraz przechowywane w oryginalnej postaci i formie. Wydaje się więc, iż zasadne byłoby prowadzenie wizji w obecności przedstawiciela zamawiającego oraz spisanie protokołu lub informacji, podpisanej także przez osobę reprezentującą wykonawcę, chyba że istnieją inne metody weryfikacji obecności danej osoby w konkretnym miejscu, w postaci np. systemu monitoringu, przepustek lub zezwoleń na wejście;
4. inne postanowienia - zapisy w tym zakresie mogą obejmować specyficzne formy prowadzenia oględzin, uwzględniając np. wytyczne w zakresie bezpieczeństwa, limit osób reprezentujących wykonawcę czy obowiązek uczestniczenia przedstawiciela zamawiającego podczas wizji.

Ważna, w odniesieniu do powyższych wymagań, jest konieczność precyzyjnego i jednoznacznego sformułowania informacji, co zapewni równe traktowanie wykonawców oraz zachowanie zasady uczciwej konkurencji.

WAŻNE

W przypadku uwzględnienia w zapisach dokumentacji przetargowej przeprowadzenia wizji niezbędne będzie wydłużenie terminu składania ofert w stosunku do minimalnych terminów określonych w ustawie. Dotyczy to zarówno fakultatywnego, jak i obligatoryjnego przeprowadzenia oględzin przed złożeniem oferty. Ustawodawca nie określił jednak, o ile należy wydłużyć ten termin. Ocena w tym zakresie każdorazowo będzie leżała w zakresie kompetencji zamawiającego.

Wątpliwości związane z wizją

Wizja lokalna, pomimo stosunkowo dużej elastyczności wynikającej z lakonicznego unormowania na gruncie ustawy, może powodować wiele praktycznych wątpliwości. Najważniejsza z nich będzie dotyczyła uprawnienia zamawiającego do obowiązkowego przeprowadzenia wizji lokalnej przez wykonawcę. Zawsze należy pamiętać, że wymagania w ramach prowadzonego postępowania powinny zostać określone w taki sposób, aby zapewniać uczciwą konkurencję, równe traktowanie wykonawców, a także być przejrzyste i proporcjonalne. Tym samym w sytuacji, kiedy wizja lokalna da wykonawcy takie same informacje, które można byłoby zawrzeć w zapisach SWZ, to może pojawić się zarzut braku proporcjonalności wymagań. Trzeba mieć bowiem na uwadze, iż oględziny wymagają od wykonawcy dodatkowego wysiłku w postaci obecności w konkretnym miejscu, czasami także w wyznaczonym czasie, co może być problematyczne np. dla oferentów z dalszych części kraju lub z innych państw.

Rafał Frankiewicz

doświadczony pracownik samorządowy, specjalista z zakresu prawa i administracji, ekspert w dziedzinie prawa podatkowego oraz prawa zamówień publicznych

Podstawa prawna

• art. 16, art. 79, art. 131 ust. 2, art. 134 ust. 2 pkt 9, art. 142 ust. 2 pkt 1, art. 156 ust. 2, art. 174 ust. 1, art. 192 ust. 1, art. 226 ust. 1 pkt 18, art. 281 ust. 2 pkt 12, art. 285, art. 362 pkt 1, art. 378 ust. 1, art. 379 ust. 1, art. 411 ust. 2 pkt 2 ustawy z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1129)