Interpretacja indywidualna z dnia 27 stycznia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-2.4012.762.2025.1.AP
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna nie zastępuje podpisu kwalifikowanego tam, gdzie przepisy wymagają osobistego uwierzytelnienia przez osobę fizyczną pełniącą rolę pełnomocnika podatkowego.
Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
4 grudnia 2025 r. za pośrednictwem operatora pocztowego wpłynął Państwa wniosek z 2 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości podpisywania składanych wniosków VAT-Refund za pomocą pieczęci kwalifikowanej identyfikującej firmę. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Spółka A. sp. z o.o. zajmuje się składaniem wniosków dla polskich i zagranicznych firm o zwrot podatku VAT za granicą. A. występuje jako pełnomocnik umocowany przez spółki prawa cywilnego i osoby zajmujące się JDG, składając wnioski do urzędów skarbowych klientów o zwrot podatku VAT z zagranicy (tzw. VAT-Refund). Wnioski są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym należącym do Prezes Spółki.
Pytanie
W celu usprawnienia wykonywania usług spółki A. sp. z o.o. czyli składania elektronicznych wniosków o zwrot podatku VAT z zagranicy dla osób prawnych i fizycznych, których Spółka jest pełnomocnikiem, chcieliby Państwo podpisywać składane przez Państwa wnioski VAT-Refund pieczęcią kwalifikowaną identyfikującą firmę zamiast podpisem kwalifikowanym. Czy jest to dopuszczalne? Czy tak podpisywane wnioski będą przyjmowana przez polskie urzędy skarbowe?
Państwa stanowisko w sprawie
Uważacie Państwo, że przy składaniu i podpisywaniu wniosków VAT-Refund jako pełnomocnik, spółka A. sp. z o.o. powinna mieć prawo do korzystania z pieczęci kwalifikowanej identyfikującej firmę jako osobę prawną.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
W dziale IX ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775, zwana dalej „ustawą”) zostały zawarte przepisy w zakresie odliczenia i zwrotu podatku.
W szczególności w myśl art. 89 ust. 1h ustawy:
Podatnik, o którym mowa w art. 15, ubiegający się o zwrot podatku od wartości dodanej w odniesieniu do nabytych przez niego towarów i usług lub w odniesieniu do zaimportowanych przez niego towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności dających prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na terytorium kraju, składa wniosek za pomocą środków komunikacji elektronicznej o dokonanie takiego zwrotu za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego do właściwego państwa członkowskiego.
Zgodnie z art. 89 ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, informacje, jakie powinien zawierać wniosek, o którym mowa w ust. 1h, sposób opisu niektórych informacji, a także warunki i termin składania wniosków, uwzględniając:
1) konieczność zapewnienia informacji o prawie podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu zakupu towarów i usług na terytorium kraju;
2) potrzebę zapewnienia niezbędnych do ubiegania się o zwrot podatku od wartości dodanej informacji o podatniku jako podmiocie uprawnionym do otrzymania tego zwrotu;
3) potrzebę zapewnienia prawidłowej informacji o wysokości żądanych kwot zwrotu podatku;
4) potrzebę zapewnienia informacji dotyczących towarów i usług związanych z wnioskowanymi kwotami zwrotu podatku;
5) przepisy Unii Europejskiej.
Ponadto zgodnie z § 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2014 r. w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1954, zwane dalej „rozporządzeniem”):
1.Wniosek składany jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż do dnia 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.
2.Informacje, jakie powinien zawierać wniosek, oraz sposób opisu niektórych informacji określa załącznik do rozporządzenia.
Załącznik do tego rozporządzenia zawiera „Informacje, jakie powinien zawierać wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej, oraz sposób opisu niektórych informacji”. W pkt. 6 tego Załącznika wskazano:
6. Dane dotyczące pełnomocnika (reprezentanta):
1) imię i nazwisko;
2) dokładny adres;
3) adres poczty elektronicznej;
4) numer identyfikacyjny.
Dodatkowo zastrzeżono, że: „Pozycję 6 wypełnia się, jeśli podatnik ustanowił pełnomocnika”.
Należy także zauważyć, że zgodnie z art. 2 § 1 pkt 4 Ordynacji Podatkowej (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):
Przepisy ustawy stosuje się do: spraw z zakresu prawa podatkowego innych niż wymienione w pkt 1, należących do właściwości organów podatkowych.
W Rozdziale 3a Ordynacji Podatkowej zawarto przepisy w zakresie pełnomocnictwa. Zgodnie z art. 138a § 1 Ordynacji Podatkowej:
Strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.
Natomiast w myśl art. 138b § 1 Ordynacji Podatkowej:
Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.
W tym miejscu należy wskazać na Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (Dz. Urz. UE L 257/73 z 28 sierpnia 2014 r., dalej jako „rozporządzenie eIDAS”), w którym to w art. 3 do celów niniejszego rozporządzenia przyjęto definicje:
„podpisujący” oznacza osobę fizyczną, która składa podpis elektroniczny;
„podpis elektroniczny” oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis;
„kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego;
„podmiot składający pieczęć” oznacza osobę prawną, która składa pieczęć elektroniczną;
„pieczęć elektroniczna” oznacza dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych;
„kwalifikowana pieczęć elektroniczna” oznacza zaawansowaną pieczęć elektroniczną, która została złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i która opiera się na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej;
Z przytoczonych powyżej przepisów wynika, że pełnomocnikiem w sprawach podatkowych może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Oznacza to, że w sprawach podatkowych nie można udzielić pełnomocnictwa osobie prawnej (np. biuru rachunkowemu). Nie ma jednak przeszkód, aby pełnomocnikiem podatnika był pracownik takiej osoby prawnej.
Państwa Spółka zajmuje się składaniem wniosków dla polskich i zagranicznych firm o zwrot podatku VAT za granicą. Występują Państwo jako pełnomocnik osób prawnych (spółek prawa cywilnego) i fizycznych (osób prowadzących JDG), umocowany do składania wniosków do urzędów skarbowych klientów o zwrot podatku VAT z zagranicy (tzw. VAT-Refund). Wnioski są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym należącym do Prezes Spółki.
Państwa wątpliwości dotyczą tego, czy w celu usprawnienia wykonywania usług, tj. składania elektronicznych wniosków o zwrot podatku VAT z zagranicy dla Państwa klientów, dla których jesteście Państwo pełnomocnikami, możecie Państwo podpisywać wnioski pieczęcią kwalifikowaną identyfikującą firmę zamiast podpisem kwalifikowanym.
Rozporządzenie eIDAS reguluje kwestie stosowania systemów identyfikacji elektronicznej w krajach UE. Jak wynika z zapisów rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, czyli dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej i które są użyte są przez podpisującego (osobę fizyczną). Natomiast kwalifikowana pieczęć elektroniczna oznacza zaawansowaną pieczęć elektroniczną, czyli dane w postaci elektronicznej, dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych. Podmiotem składającym pieczęć elektroniczną jest osoba prawna.
Z rozporządzenia eIDAS wynika, że podpisy elektroniczne, w tym kwalifikowane podpisy elektroniczne, mają taką samą moc prawną, jak podpisy własnoręczne, natomiast pieczęcie elektroniczne są stosowane w celu potwierdzenia źródła pochodzenia i integralności dokumentu elektronicznego. Tym samym nie można uznać, że pieczęć kwalifikowana ma taką samą moc prawną jak podpis kwalifikowany.
Biorąc pod uwagę, że jako pełnomocnik w sprawach podatkowych może występować jednie osoba fizyczna, należy uznać, że korzystanie tylko z pieczęci kwalifikowanej identyfikującej firmę przy podpisywaniu wniosków o zwrot podatku VAT z zagranicy (VAT-Refund) nie jest wystarczające. Jak już wspominano powyżej kwalifikowany podpis elektroniczny jest składany przez osobę fizyczną, natomiast kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną posługuje się osoba prawna (np. spółka). Wniosek o zwrot podatku z zagranicy powinien więc zostać uwierzytelniony przez osobę fizyczną upoważnioną do takiej czynności. Uwierzytelnienie wniosku jest w tym przypadku rozumiane jako złożenie na nim kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez podpisującego, tj. osobę fizyczną.
Tym samym Państwa stanowisko, że przy składaniu i podpisywaniu jako pełnomocnik wniosków VAT-Refund Spółka powinna mieć prawo do korzystania z pieczęci kwalifikowanej identyfikującej firmę jako osobę prawną, jest nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
POTRZEBUJESZ POMOCY?