Ewidencja rozrachunków z tytułu dostaw i usług a okresy sprawozdawcze

Nie, opisane przez Czytelnika postępowanie jest niezgodne z obowiązującymi regulacjami z zakresu rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, choć w praktyce często spotykane. Świadczą o tym podane na końcu przykładowe stwierdzone nieprawidłowości.

Obowiązujące w tym zakresie przepisy przedstawiono w tabeli. Treść przywołanego w niej art. 40 ust. 2 pkt 2 uofp, nakazująca ujmowanie w księgach rachunkowych jednostek sektora finansów publicznych wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i wydatków, jest zbieżna z ogólnymi zasadami prowadzenia ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych - mówiącymi o tym, że w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego ujmuje się wszelkie zdarzenia, które mają wpływ na zmiany w stanie majątkowym jednostki - nazywane operacjami gospodarczymi. Do takich operacji gospodarczych należy zarówno zaciągnięcie zobowiązań (skutkujące powstaniem po stronie jednostki kosztu), jak i ich spłata (czyli dokonanie wydatku) - i każde z nich jest osobną operacją, która podlega ewidencji w księgach rachunkowych w okresie sprawozdawczym, w którym została dokonana. Należy mieć na uwadze, że wybiórcze ewidencjonowanie rozrachunków z kontrahentami, poza tym, że uniemożliwia bieżące śledzenie stanu rozliczeń jednostki z poszczególnymi kontrahentami i z poszczególnych tytułów zobowiązań, ma także wpływ na zafałszowanie w księgach rachunkowych danych na temat kosztów (w tym bieżących i inwestycyjnych), ze względu na podstawową zasadę prowadzenia ksiąg rachunkowych - tzn. zasadę podwójnego zapisu. Zgodnie z tą zasadą, każda operacja gospodarcza wywiera podwójny efekt namajątek jednostki - co znajduje odpowiednie odzwierciedlenie w księgach rachunkowych na koncie, na którym według przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, zgodnie z jego treścią ekonomiczną, ewidencjonowana jest dana operacja gospodarcza, oraz na jego koncie przeciwstawnym.