Zaliczki dla pracowników w formie kart przedpłaconych

Kierownik samorządowej jednostki budżetowej udziela pracownikom zaliczek na zakup materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki. Zostało to uregulowane w instrukcji obiegu dokumentów księgowych (określona maksymalna wysokość). Zamiast gotówki przelewamy środki na karty przedpłacone, niespersonalizowane, przypisane do konkretnego pracownika. Karty stanowią własność jednostki. Z chwilą rozliczenia się z zaliczki niewykorzystana kwota jest  zwracana na rachunek bankowy jednostki przez pracownika księgowości. Pracownik nie ma możliwości korzystania z karty do celów prywatnych. Stan gotówki jest monitorowany przez pracownika księgowości. Czy jest to działanie prawidłowe?

Tak, w jednostce samorządowej mogą być stosowane karty przedpłacone. 

Sposób ewidencjonowania operacji gospodarczych w jednostce na kontach księgowych za pomocą kart płatniczych należy opisać i zamieścić w zasadach (polityce) rachunkowości. Natomiast sposób udzielania zaliczek za pomocą kart przedpłaconych może być opisany – jak to zaznaczono w pytaniu – w instrukcji obiegu dokumentów księgowych lub powinien zostać przyjęty regulamin w zakresie zasad używania kart przedpłaconych w danej jednostce.

Karta przedpłacona to rodzaj elektronicznej karty płatniczej. Jej posiadacz może posługiwać się taką kartą w celu dokonywania płatności lub pobierania gotówki, mimo braku osobistego rachunku płatniczego w instytucji płatniczej, która kartę wydała. Karty takiej nie należy utożsamiać z bonami lub talonami. Potwierdzają to organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (patrz: )